office2003word


第2章 Word 2003的基本操作
本章主要介绍Word 2003的基本操作,包括文字和 的基本操作, 本章主要介绍 的基本操作 段落的格式设置、表格和图片的基本编辑、 段落的格式设置、表格和图片的基本编辑、查找和 替换功能、自动编号和项目符号列表、分栏、艺术 替换功能、自动编号和项目符号列表、分栏、 模板和向导,以及邮件合并功能等等。 字、模板和向导,以及邮件合并功能等等。

本章要点
2.1 编写入团申请书 2.2 制作产品宣传单 2.3 制 作 名 片 2.4 制作新年酒会通知 习题 2

2.1 编写入团申请书
上一章介绍了最简单的文字编辑方法,本节将全面介绍如何设置文字和段落 的格式,使得整个文档结构清晰、重点突出。例如:改变文字的字体、大小 和颜色,给文字加粗,段落居中等。图2-1-1所示为编写好的入团申请书。

图2-1-1 入团申请书

图2-1-2 “字体”对话框的“字体”选项卡

2.1 编写入团申请书
2.1.1 设置文字格式
1.使用“字体”对话框设置文字格式 在文档中,用户可以通过“字体”对话框来设置文字的格式,例如设置文字 的字体、大小、颜色等属性。操作步骤如下。 (1)选中要设置格式的文字,然后单击“格式”→“字体”菜单命令,调 出“字体”对话框,选中“字体”选项卡,如图2-1-2所示。 (2)在“中文字体”下拉列表框中,选择汉字的字体。在“西文字体”下 拉列表框中,选择英文字母的字体。在“字形”列表中,选择文字的外形。 在“字号”列表中,选择文字的大小。有两种字号系统,中文字号是数字越 小文字越大;阿拉伯数字字号是以磅为单位,数字越大文字越大。 (3)在“字体颜色”下拉列表框中,选择文字的显示颜色。在“下划线线 型”下拉列表框中,选择文字下划线的形式。在“下划线颜色”下拉列表框 中,选择文字下划线的显示颜色。在“着重号”下拉列表框中,选择是否添 加着重号。 (4)在“效果”栏中,可以选中其中的复选框给文字添加特殊的效果。在 “预览”栏中,用户可以查看设置后的文字效果。

2.1 编写入团申请书
(5)在“字体”对话框中,选中“字符间距”选项卡,如图2-1-3所示。在 “缩放”下拉列表框中,可以设置字符横向的伸缩度。在“间距”下拉列表 框中,可以设置每个字符之间的距离。在“位置”下拉列表框中,可以设置 选中文字在其所在行中与基线的垂直距离。 (6)在“字体”对话框中,选中“文字效果”选项卡,如图2-1-4所示。在 “动态效果”列表中,选择文字的动态效果。动态效果只能在“页面”视图 中进行欣赏,不能打印出来。 (7)完成设置后,单击“确定”按钮。

2.1 编写入团申请书

图2-1-3 “字体”对话框的“字符间距”选项卡

图2-1-4 “字体”对话框的“文字效果”选项卡

2.1 编写入团申请书
2.使用“格式”工具栏设置文字格式 除了使用“字体”对话框外,还可以使用“格式”工具栏来设置文字的格式。 虽然“格式”工具栏没有“字体”对话框的功能全面,但是其操作简便、快 捷,而且具有最基本、最常用的设置文字格式功能。如果文档中没有显示 “格式”工具栏,可以单击“视图”→“工具栏”→“格式”菜单命令,调 出“格式”工具栏,如图2-1-5所示。 下面依次介绍“格式”工具栏中与设置文字格式相关的按钮及其功能。 ① “字体”下拉列表框:在“字体”下拉列表框中,可以选择所需的字体。 下拉列表框中显示的字体为当前应用的字体,如图2-1-6所示。Word 2003提 供了近百种字体,其中包括20多种中文字体。“字体”下拉列表框的功能相 当于“字体”对话框中的“中文字体”下拉列表框和“西文字体”下拉列表 框。

图2-1-5 “格式”工具栏

2.1 编写入团申请书
② “字号”下拉列表框:在“字号”下拉列表框中,可以选择所需文字的大 小,如图2-1-7所示。“字号”下拉列表框的功能相当于“字体”对话框中 的“字号”列表。

图2-1-6 “字体”下拉列表框

图2-1-7 “字号”下拉列表框

2.1 编写入团申请书
③ “加粗”按钮 :按钮成被按下状态,表示选中文字被加粗,如图2-1-8所示。如果 按钮成抬起状态,则表示选中文字没有被加粗。 ④ “倾斜”按钮 :按钮成被按下状态,表示选中文字被倾斜,如图2-1-8所示。如 果按钮成抬起状态,则表示选中文字没有被倾斜。 ⑤ “下划线”按钮 :按钮成被按下状态,表示选中文字被添加下划线,如图2-1-8 所示。单击“下划线”按钮右边的箭头按钮,可以选择下划线的形状和颜色。 ⑥ “字符边框”按钮 :按钮成被按下状态,表示选中文字被添加边框,如图2-1-8 所示。 ⑦ “字符底纹”按钮 :按钮成被按下状态,表示选中文字被添加底纹,如图2-1-8 所示。图2-1-8 使用“格式”工具栏设置文字格式 ⑧ “字符缩放”按钮 :按下“字符缩放”按钮后,调整选中的文字水平方向的宽 窄,从而可以显示瘦形文字或宽形文字,如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮可 以选择字符缩放的比例。 ⑨ “突出显示”按钮 :按下“突出显示”按钮后,改变选中文字的底纹颜色,以 便突出文字内容,如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮,可以选择底纹颜色。按 钮图标中的颜色条表示当前底纹颜色。 ⑩ “字体颜色”按钮 :单击“字体颜色”按钮,改变选中文字的颜色,以便突出 文字内容,如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮可以选择文字颜色。按钮图标中 的颜色条表示当前设置的颜色。

2.1 编写入团申请书
2.1.2 设置段落格式
段落是由一个或多个连续的句子组成的。将一个段落作为编辑对象进行处理 时,段落可以看成是两个段落标记之间的内容。设置段落格式的方法有3种: “段落”对话框、“格式”工具栏和水平标尺,分别介绍如下。 1.使用“段落”对话框设置段落格式 使用“段落”对话框,可以全面、精确地设置段落的格式,操作步骤如下。 (1)将光标移动到要设置格式的段落,或者选中要设置格式的多个段落, 然后单击“格式”→“段落”菜单命令,调出“段落”对话框,选中“缩进 和间距”选项卡,如图2-1-9所示。图2-1-9 “段落”对话框的“缩进和间距” 选项卡 (2)在“常规”栏的“对齐方式”下拉列表框中,可以设置段落的对齐方 式。在“大纲级别”下拉列表框中,选择段落所对应的大纲级别。 (3)在“缩进”栏的“左”和“右”数值选择框中,输入段落与左右页边 距的缩进量。在“特殊格式”下拉列表框中,选择是“无”、“首行缩进” 或者“悬挂缩进”的段落格式。如果选中后两者中的一项,则可以在“度量 值”数值选择框中输入缩进值。 (4)在“间距”栏的“段前”和“段后”数值选择框中,输入选中段落与 其前后段落之间的间距。在“行距”下拉列表框中,选择段落每行之间的距 离。如果选中“固定值”项,则可以在“设置值”数值选择框中设定距离值。

2.1 编写入团申请书

图2-1-9 “段落”对话框的“缩进和间距”选项卡

2.1 编写入团申请书
(5)在“预览”区中,查看设置的效果。 (6)单击“确定”按钮,完成段落格式设置。 2.使用“格式”工具栏设置段落格式 使用“格式”工具栏除了可以设置文字格式外,还可以简单地设置段落格式。 “格式”工具栏中与设置段落格式相关的按钮及其功能如表2-1-1所示。 3.使用水平标尺设置段落格式 分别拖曳水平标尺上的4个标记可以直接调整段落左边或者右边的缩进量。 按住Alt键拖曳标记可以进行微调。4个标记的作用如下。 ① “首行缩进”标记:拖曳“首行缩进”标记,改变光标所在段落首行的 左缩进量,如图2-1-10所示。

图2-1-10 首行缩进

2.1 编写入团申请书
② “悬挂缩进”标记:拖曳“悬挂缩进”标记,改变光标所在段落除首行外 所有文本行的左缩进量,如图2-1-11所示。

图2-1-11 悬挂缩进 ③ “左缩进”标记:拖曳“左缩进”标记,改变光标所在段落所有文本行 的左缩进量,如图2-1-12所示。

图2-1-12 左缩进

2.1 编写入团申请书
④ “右缩进”标记:拖曳“右缩进”标记,改变光标所在段落所有文本行的 右缩进量,如图2-1-13所示。

图2-1-13 右缩进

2.1 编写入团申请书
2.1.3 复制格式
文字和段落的格式也可以复制。对于要求同样格式、不同文字或者段落的文 本,用户不需要一一设置格式,使用格式刷一刷即可。 1.使用“格式刷”按钮复制文字格式 利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮 ,能将一部分文字按另一部分文 字的格式进行自动修改,操作步骤如下。 (1)选中具有所需格式的源文字内容,单击“格式刷”按钮,则鼠标指针 变为一个刷子形状 。 (2)将鼠标指针移动到目标文字,拖曳要更改格式的文字,则目标文字的 格式会被源文字的格式取代。 (3)如果双击“格式刷”按钮,则鼠标指针将保持刷子形状,使得用户可 以在多个目标文字处复制格式。完成复制后,再次单击“格式刷”按钮才可 以取消“格式刷”复制格式的作用。按Ctrl+Shift+Z组合键,可取消选中文 字复制的格式,还原为原始格式,同时取消“格式刷”复制格式的作用。

2.1 编写入团申请书
2.使用“格式刷”按钮复制段落格式 复制段落格式的操作方法与复制文字格式的方法类似,也是利用“常用”工 具栏中的“格式刷”按钮,将选中段落的格式快速应用到其他段落中。 一般来说,段落的文字比较长,如果要全部选中在操作上很不方便。事实上, 只要复制每段的段落标记,就可以达到基本相同的效果,操作方法如下。 (1)如果在文档中看不到段落标记,单击“视图”→“显示段落标记”菜 单命令。 (2)选中具有所需段落格式的段落标记,单击“格式刷”按钮 ,则鼠标指 针变为一个刷子形状 。 (3)将鼠标指针移动到目标段落的段落标记上,拖曳该段落标记,则目标 段落的格式会被源段落的格式取代。 (4)如果双击“格式刷”按钮 ,则鼠标指针将保持刷子形状,使得用户可 以在多个目标段落处复制格式。完成复制后,再次单击“格式刷”按钮 才 可以取消“格式刷”复制格式的作用。按Ctrl+Shift+Z组合键,可取消选中 段落复制的格式,还原为原始格式,同时取消“格式刷”复制格式的作用。

2.1 编写入团申请书
2.1.4 项目符号和编号
在编写文章的过程中,经常需要给某些段落编号或添加特殊的符号,以便于 他人阅读和理解。因此,Word 2003为用户提供了项目符号和编号功能。 1.使用“格式”工具栏创建项目符号和编号 创建项目符号最简单的方法是使用“格式”工具栏中的相关按钮,操作步骤 如下。 (1)将光标移至要创建项目符号或者编号的位置,也可以选中要使用项目 符号或者编号的段落。 (2)单击“格式”工具栏中的“编号”按钮 ,则可以给选中的段落添加 编号;单击“项目符号”按钮 ,则可以给选中的段落添加特殊的符号。 (3)再次单击“编号”按钮或者“项目符号”按钮,可以删除被选中段落 的编号或者项目符号,使其成为普通段落。 2.使用键盘创建项目符号和编号 如果用户对使用“格式”工具栏创建的项目符号或者编号的形式不满意,也 可以使用键盘自行创建所需的项目符号和编号,操作步骤如下。 (1)在第一个要添加项目符号或者编号的位置上,键入所需的符号或者起 始编号,例如(1)、%、1.等。

2.1 编写入团申请书
(2)再键入一个空格后,继续键入该段所需的文字。 (3)按Enter键后,Word 2003会按照用户键入的符号或者起始编号自动对 新产生的段落添加相应的符号或者编号。 (4)如果不需要给新段落添加符号或者编号,可以使用Backspace键删除新 段落的项目符号或编号,使其成为普通段落。 3.使用“项目符号和编号”对话框创建项目符号 使用“项目符号和编号”对话框,用户可以精确创建项目符号,并且可以自 己定义更多形式的项目符号,操作步骤如下。 (1)将光标移至要创建项目符号的位置,或者选中要添加项目符号的段落。 (2)单击“格式”→“项目符号和编号”菜单命令,调出“项目符号和编 号”对话框,选中“项目符号”选项卡,如图2-1-14所示。 (3)用户可以从“项目符号”选项卡所给的7种项目符号中任选一种。如果 要删除项目符号,则选择“无”选项。 (4)如果需要选择更多形式的项目符号,可以先单击选中要替换的选项, 再单击“自定义”按钮,调出“自定义项目符号列表”对话框,如图2-1-15 所示。

2.1 编写入团申请书

图2-1-14 “项目符号”选项卡

图2-1-15 “自定义项目符号列表”对话框

2.1 编写入团申请书
(5)在“自定义项目符号列表”对话框的“项目符号字符”栏中,可以选择所需 的项目符号。单击“字体”按钮,调出“字体”对话框,可以自行设置项目符号的 大小、颜色等属性。 (6)单击“字符”按钮,调出“符号”对话框,如图2-1-16所示。在列表中选择所 需的符号,单击“确定”按钮,返回“自定义项目符号列表”对话框。选中的项目 符号会代替原有的项目符号显示在“项目符号字符”栏中。 (7)单击“图片”按钮,调出“图片项目符号”对话框,如图2-1-17所示。在列表 中选择所需的图片作为符号,或者单击“导入”按钮,导入其他图片作为符号。单 击“确定”按钮,返回“自定义项目符号列表”对话框。选中的图片项目符号会代 替原有的项目符号显示在“项目符号字符”栏中。 图2-1-16 “符号”对话框 图2-1-17 “图片项目符号” 对话框 (8)在“自定义项目符号列表”对话框的“缩进位置”数值选择框中输入数字,设 置项目符号的缩进量。在“文字位置”栏的“制表位位置”和“缩进位置”数值选 择框中分别输入数字,可以设置制表位和文字与项目符号的间距。在“预览”栏中, 可以查看项目符号的整体效果。 (9)设置完毕,单击“确定”按钮,返回“项目符号和编号”对话框,选中的项目 符号会代替原有的项目符号显示在列表中。 (10)单击“确定”按钮,给选中的段落添加项目符号。

2.1 编写入团申请书

图2-1-16 “符号”对话框

图2-1-17 “图片项目符号”对话框

2.1 编写入团申请书
4.使用“项目符号和编号”对话框创建编号 使用“项目符号和编号”对话框,用户可以精确创建编号,并且可以自己定 义更多形式的编号,操作步骤如下。 (1)将光标移至要创建编号的位置,或者选中要添加编号的段落。 (2)单击“格式”→“项目符号和编号”菜单命令,调出“项目符号和编 号”对话框,选中“编号”选项卡,如图2-1-18所示。 (3)用户可以从“编号”选项卡所给的7种编号中任选一种。如果要删除编 号,则选择“无”选项。 (4)如果需要选择更多形式的编号,可以先单击选中要替换的选项,再单 击“自定义”按钮,调出“自定义编号列表”对话框,如图2-1-19所示。 (5)在“编号格式”文本框中,可以键入所需编号的格式。单击“字体” 按钮,调出“字体”对话框,可以自行设置编号的大小、颜色等属性。在 “编号样式”下拉列表框中选择所需的样式。在“起始编号”数值选择框内 设置起始编号。在“编号位置”栏的下拉列表框中,选择编号的对齐方式, 在“对齐位置”数值选择框中,设置编号对齐的位置。在“文字位置”栏的 “制表位位置”和“缩进位置”数值选择框中分别输入数字,可以设置制表 位和文字与编号的间距。在“预览”栏中,可以查看编号的整体效果。

2.1 编写入团申请书

图2-1-18 “编号”选项卡

图2-1-19 “自定义编号列表”对话框

2.1 编写入团申请书
(6)设置完毕,单击“确定”按钮,返回“项目符号和编号”对话框,选 中的编号会代替原有的编号显示在列表中。 (7)单击“确定”按钮,给选中的段落添加编号。

2.2 制作产品宣传单
Word 2003不仅具有强大的文字编辑功能,而且还具有编辑图片、边框和底 纹等功能。利用这些功能可以制作出颜色鲜艳、形式活泼、图文并茂的文档。 本节将介绍如何插入剪贴画和图片,以及编辑图片、边框和底纹的方法,图 2-2-1所示为使用Word 2003制作的牛初乳产品宣传单。

图2-2-1 牛初乳产品宣传单

2.2 制作产品宣传单
2.2.1 插入剪贴画和图片
1.插入剪贴画 所谓剪贴画是指Word 2003提供的各种类型的图片。这些剪贴画都可以插入 到Word文档中,使文档形式更加活泼。插入剪贴画的操作步骤如下。 (1)将光标移动到要插入剪贴画的位置。 (2)单击“插入”→“图片”→“剪贴画”菜单命令,调出“剪贴画”任 务窗格,如图2-2-2左图所示。 (3)在“剪贴画”任务窗格中的“搜索文字”文本框中输入剪贴画的名称。 如果不输入任何文字,则在任务窗格的列表中列出所有剪贴画。 (4)在“搜索范围”下拉列表框中,选择搜索剪贴画的范围。 (5)在“结果类型”下拉列表框中,只选中“剪贴画”复选框,如图2-2-2 左图所示。 (6)单击“搜索”按钮,“剪贴画”任务窗格的列表中会列出所有找到的 剪贴画,如图2-2-2右图所示。 (7)在列表中,单击需要插入的剪贴画,就可以在文档的光标位置插入该 剪贴画。

2.2 制作产品宣传单
2.插入图片文件 除了使用Word 2003提供的剪贴画图片外,用户还可以把各种格式的图片文 件插入到Word文档中,例如bmp、gif、jpeg等格式的图片。操作步骤如下。 (1)将光标移动到要插入图片文件的位置。 (2)单击“插入”→“图片”→“来自文件”菜单命令,调出“插入图片” 对话框,如图2-2-3所示。 (3)在“查找范围”下拉列表框中,选择图片文件所在文件夹的位置。在 “文件类型”下拉列表框中,选择要显示的文件类型。 (4)在列表中选中要插入的图片,再单击“插入”按钮,或者双击要插入 的图片,就可以在文档的光标位置插入该图片。插入图片后,它就变成了文 档的一部分,即使源图片文件被删除,文档中的图片还是会被保留。

2.2 制作产品宣传单

图2-2-2 “剪贴画”任务窗格

图2-2-3 “插入图片”对话框

2.2 制作产品宣传单
2.2.2 编辑剪贴画和图片
1.编辑剪贴画 在文档中插入剪贴画后,可以对它的大小和位置做出调整,操作方法如下。 (1)单击剪贴画,选中剪贴画。此时,剪贴画的四周被黑框围起来,并且 有8个尺寸控点(黑色小正方形)置于剪贴画的4个角和4个边的中点。如图 2-2-4所示。 (2)将鼠标移到尺寸控点上,拖曳鼠标,虚线表示调整后的大小。如图22-4所示。 (3)松开鼠标左键,剪贴画的大小调整到虚线表示的位置。 (4)如果要移动剪贴画,选中剪贴画后,使用鼠标将其拖曳到新的位置。 如图2-2-5中所示,鼠标指针的位置为剪贴画移动后的位置。 (5)如果要删除剪贴画,则选中该剪贴画,按Delete键即可。

2.2 制作产品宣传单

图2-2-4 调整剪贴画的大小

图2-2-5 调整剪贴画的位置

2.2 制作产品宣传单
2.编辑图片 调整图片的大小和位置的方法与调整剪贴画的操作方法一样,除此之外,还 可以使用“图片”工具栏对图片进行更复杂的操作。单击“视图”→“工具 栏”→“图片”菜单命令,或者选中要编辑的图片,均可调出“图片”工具 栏,如图2-2-6所示。下面依次介绍“图片”工具栏中各个按钮的功能。

图2-2-6 “图片”工具栏

2.2 制作产品宣传单
① “插入图片”按钮 :单击此按钮,可以调出“插入图片”对话框,用来 插入新的图片文件。图2-2-7 “黑白”选项效果 ② “颜色”按钮 :单击此按钮,调出菜单,可以改变图片的颜色效果,如 图2-2-7所示,为选中“黑白”选项的效果。

图2-2-7 “黑白”选项效果

2.2 制作产品宣传单
③ “增加对比度”按钮 :单击此按钮可以增加选中图片颜色的饱和度和明 暗度。对比度越高,颜色灰色越少。每单击一次该按钮,则在前一次基础上 增加对比度。 ④ “降低对比度”按钮 :单击此按钮可以降低选中图片颜色的饱和度和明 暗度。对比度越低,颜色灰色越多。每单击一次该按钮,则在前一次基础上 降低对比度。 ⑤ “增加亮度”按钮 :单击此按钮可以增加选中图片颜色的亮度,亮度越 高,白色越多。每单击一次该按钮,则在前一次基础上增加亮度。 ⑥ “降低亮度”按钮 :单击此按钮可以降低选中图片颜色的亮度,亮度越 低,白色越少。每单击一次该按钮,则在前一次基础上降低亮度。 ⑦ “裁剪”按钮 :单击此按钮,鼠标指针变成 。将鼠标移动到选中图片 的控点处,拖曳鼠标,如图2-2-8左图所示。松开鼠标左键,裁减图片,图22-8右图所示为裁减后的图片。

2.2 制作产品宣传单

图2-2-8 裁剪图片

2.2 制作产品宣传单
⑧ “向左旋转90°”按钮 :单击此按钮把选中的图片向左旋转90°。 ⑨ “线型”按钮 :单击此按钮可以选择线条的粗细。 ⑩ “压缩图片”按钮 :单击此按钮,调出“压缩图片”对话框,可设置压 缩图片的范围和分辨率等。 “文字环绕”按钮 :单击此按钮,在其下拉菜单中可以设置图片与文字 之间的层次关系和位置关系。图2-2-9所示为选中“衬于文字下方”选项的 效果,图2-2-10所示为选中“上下型环绕”选项的效果。 “设置图片格式”按钮 :单击此按钮,调出“设置图片格式”对话框, 设置选中图片的线条、颜色、填充和图案、大小、位置及其他属性。 “设置透明色”按钮 :单击此按钮,鼠标指针变成 ,再单击选中的图 片可以改变图片的透明色。 “重设图片”按钮 :单击此按钮可以恢复图片插入时的位置、大小和颜 色等属性。 此外,用户还可以任意角度旋转图片。选中要旋转的图片,然后将鼠标移动 到图片正上方的绿色控点处,拖曳鼠标可旋转图片。图2-2-11中的虚线为图 片旋转后的位置。

2.2 制作产品宣传单

衬于文字下方” 图2-2-9 “衬于文字下方”选项效果 衬于文字下方

上下型环绕” 图2-2-10 “上下型环绕”选项效果 上下型环绕

图2-2-11 任意角度旋转图片

2.2 制作产品宣传单
2.2.3 插入特殊字符和分栏
1.插入特殊字符 Word 2003提供了大量符号,基本上囊括了用户有可能使用到的所有符号。 输入这些符号的方法非常简便,操作步骤如下。 (1)将光标移动到要插入符号的位置,单击“插入”→“符号”菜单命令, 调出“符号”对话框,选中“符号”选项卡,如图2-2-12所示。 (2)在“字体”下拉列表框中选择符号的字体类型,在列表中选中要插入 的符号。 (3)双击所需的符号或者单击“插入”按钮,即可把选中的符号插入到文 档的光标位置。 (4)单击“符号”对话框中的“特殊字符”选项卡,如图2-2-13所示。 (5)在“字符”列表中,选中所需的特殊符号。 (6)单击“插入”按钮,即可把选中的特殊符号插入到文档的光标位置。 (7)单击“关闭”按钮,关闭“符号”对话框。

2.2 制作产品宣传单

图2-2-12 “符号”选项卡

图2-2-13 “特殊字符”选项卡

2.2 制作产品宣传单
2.分栏 所谓分栏就是将一段文字分成并排的几栏,文字内容只有当填满第一栏后才 移到下一栏。分栏广泛应用于报纸、杂志等排版中。分栏完成后,只有在 “页面”视图方式下才能真实地显示分栏效果,所以在分栏前要切换到“页 面”视图。操作步骤如下。图2-2-14 “分栏”对话框 (1)选中要进行分栏的文字内容,否则Word默认将整个文档内容进行分栏。 (2)单击“格式”→“分栏”菜单命令,调出“分栏”对话框,如图2-214所示。

图2-2-14 “分栏”对话框

2.2 制作产品宣传单
(3)在“预设”栏中,选择分栏的方式。如果选中“一栏”选项,则表示 取消原有的分栏效果,恢复到普通的段落格式。在“栏数”数值选择框中, 选择要分成的栏数。如果选中“栏宽相等”复选框,则Word会根据页面的 宽度自行设定平均分配栏的宽度。如果不选中“栏宽相等”复选框,用户可 以在“宽度和间距”栏中,自行设置每栏的宽度和栏与栏之间的距离。选中 “分隔线”复选框,可以在栏与栏之间添加线段。 (4)在“预览”栏中,可以查看设置的效果。在“应用于”下拉列表框中, 可以选择“整篇文档”或者“插入点之后”选项。如果在打开对话框之前已 选定了文档内容,此操作可省略。 (5)设置完成后,单击“确定”按钮。如图2-2-15所示为分4栏的文字效果。

图2-2-15 分4栏的文字效果

2.2 制作产品宣传单
2.2.4 边框和底纹
1.添加边框 Word 2003可以为选中的文字、段落添加边框,其操作步骤如下。 (1)选中需要添加边框的文字或者段落,然后单击“格式”→“边框和底 纹”菜单命令,调出“边框和底纹”对话框,选中“边框”选项卡,如图22-16所示。

图2-2-16 “边框和底纹”对话框的“边框”选项卡

2.2 制作产品宣传单
(2)在“设置”栏中,选择一种边框样式。在“线型”列表中,选择边框线的线型。 在“颜色”下拉列表框中,选择边框线的颜色。在“宽度”下拉列表框中,选择边 框线的宽度。 (3)在“预览”栏中,可以查看设置的效果。在“应用于”下拉列表框中,可以选 择“文字”或者“段落”选项。如果在打开对话框之前已选定了文档内容,此操作 可省略。 (4)设置完成后,单击“确定”按钮。 2.添加底纹 Word 2003可以为选中的文字、段落添加底纹,其操作步骤如下。 (1)选中需要添加底纹的文字或者段落,然后单击“格式”→“边框和底纹”菜单 命令,调出“边框和底纹”对话框,选中“底纹”选项卡,如图2-2-17所示。 (2)在“填充”栏中,单击选择所需的色块。如果没有合适的颜色,用户可以单 击“其他颜色”按钮,调出“颜色”对话框,自行设置所需的颜色。 (3)在“样式”下拉列表框中,选择底纹的填充样式。在“颜色”下拉列表框中, 选择底纹图案中线和点的颜色。 (4)在“预览”栏中,可以查看设置的效果。在“应用于”下拉列表框中,可以选 择“文字”或者“段落”选项。如果在打开对话框之前已选定了文档内容,此操作 可省略。 (5)设置完成后,单击“确定”按钮。

2.2 制作产品宣传单

图2-2-17 “边框和底纹”对话框的“底纹”选项卡

2.3 制 作 名 片
在实际工作中,我们经常会接触到名片、商业信函和传真等等,这类印刷品 都具有使用频繁、格式设置大同小异的特点。Word 2003将这类文档制成模 板,用户只需要填写具体内容,不必再为设置文档格式消耗时间。事实上, 任何Word文档都是以模板为基础的,模板决定文档的基本结构和文档设置, 例如字体、快捷键指定方案、菜单、页面设置、特殊格式和样式等。 向导是Word 2003为简化用户工作所提供的另一项功能。所谓向导是指Word 提出问题,然后根据用户的答案创建文档、表单、网页或者完成某项工作。 图2-3-1所示为使用名片制作向导创建的一个名片。

图2-3-1 名片

2.3 制 作 名 片
2.3.1 模板
1.使用模板创建备忘录 使用Word 2003的备忘录模板,可以制作出精美且外观专业化的备忘录,对 所创建的每一个备忘录都可进行设置,操作步骤如下。 (1)单击“文件”→“新建”菜单命令,调出“新建文档”任务窗格,如 图2-3-2所示。 (2)在“新建文档”任务窗格中,单击“模板”栏中的“本机上的模板” 选项,调出“模板”对话框,再选中“备忘录”选项卡,如图2-3-3所示。

2.3 制 作 名 片

新建文档” 图2-3-2 “新建文档”任务窗格 新建文档

模板” 图2-3-3 “模板”对话框的“备忘录”选项卡 模板 对话框的“备忘录”

2.3 制 作 名 片
(3)单击选中对话框中的“现代型备忘录”选项,并在“新建”栏中选中 “文档”单选钮。单击“确定”按钮,创建备忘录文档,如图2-3-4所示。

图2-3-4 现代型备忘录

2.3 制 作 名 片
(4)单击选中文档中“收件人”右边的“单击此处键入姓名”文本,按 Delete键删除该文本,并输入收件人的名称。 (5)使用同样的方法修改文档中的其他内容,包括抄送人姓名、发件人姓 名和备忘录的主题等等。 (6)删除横线下面的文字,然后键入备忘录的内容。 (7)将文档命名并保存。 如果对模板创建的文档不满意,可以随意进行修改,例如:修改字体、颜色、 字号和段落格式等。 2.使用模板创建传真 使用Word 2003的传真模板,可以制作出精美且外观专业化的传真封面,操 作步骤如下。 (1)单击“文件”→“新建”菜单命令,调出“新建文档”任务窗格。 (2)在“新建文档”任务窗格中,单击“模板”栏中的“本机上的模板” 选项,调出“模板”对话框,再选中“信函和传真”选项卡,如图2-3-5所 示。

2.3 制 作 名 片

图2-3-5 “模板”对话框的“信函和传真”选项卡

2.3 制 作 名 片
(3)单击选中对话框中的“现代型传真”选项,并在“新建”栏中选中 “文档”单选钮。单击“确定”按钮,创建传真封面文档,如图2-3-6所示。

图2-3-6 现代型传真

2.3 制 作 名 片
(4)选中文档最上方的“单击此处键入地址”文本,删除该文本,并输入 公司的地址。 (5)使用同样的方法修改文档中的内容,包括收件人姓名、发件人姓名、 传真主题、抄送人姓名、传真号码和传真页数等等。 (6)文档中还有5个表示传真重要程度和传真目的的复选框,双击所需复选 框前面的小方格,会出现对勾标记。 (7)删除“附注”的原内容,输入传真的详细说明。 (8)将文档命名并保存。 (9)如果用户的传真机与计算机相连接,则可以通过Word直接将文档发送 给对方,不需要把文档打印出来。单击“文件”→“发送”→“传真收件人” 菜单命令,调出“传真向导”对话框,然后按照“传真向导”的提示发送传 真。

2.3 制 作 名 片
2.3.2 向导
1.信函向导 使用信函向导可以快速创建标准的商业信函,操作步骤如下。 (1)单击“文件”→“新建”菜单命令,调出“新建文档”任务窗格。单 击“模板”栏中的“本机上的模板”选项,调出“模板”对话框,再选中 “信函和传真”选项卡,双击“信函向导”选项,创建一个信函文档,并且 调出“英文信函向导”对话框,如图2-3-7所示。 (2)选中“发送信函”单选钮,单击“确定”按钮,调出“英文信函向导” 对话框的“信函格式”选项卡,如图2-3-8所示。

2.3 制 作 名 片

图2-3-7 “英文信函向导”对话框

图2-3-8 “信函格式”选项卡

2.3 制 作 名 片
(3)选中“日期行”复选框,可以在其右边的下拉列表框中选择日期的显 示格式。在“请选择一种信函风格”下拉列表框中,选中“局部区域”选项, 该选项最近似于中文信函风格。选中“预先打印好的信头”复选框,留出打 印公司信头的位置。在“信头在页面上的位置”下拉列表框中,选择公司信 头的位置。在“信头所占空间”数值选择框中,选择信头的长度。单击“下 一步”按钮,调出“英文信函向导”对话框的“收信人信息”选项卡,如图 2-3-9所示。 (4)在“收信人姓名”下拉列表框中,键入收信人姓名。在“收信人地址” 文本框中,键入收信人地址。在“称呼”栏中,选择信函开头称呼的形式。 单击“下一步”按钮,调出“英文信函向导”对话框的“其他内容”选项卡, 如图2-3-10所示。

2.3 制 作 名 片

图2-3-9 “收信人信息”选项卡

图2-3-10 “其他内容”选项卡

2.3 制 作 名 片
(5)在“包括”栏中,选择信函的其他说明。选中“参考行”复选框,可 以在其右边的下拉列表框中选择或者键入参考信息。选中“邮寄说明”复选 框,可以在其右边的下拉列表框中选择或者键入邮寄方式。选中“注意”复 选框,可以在其右边的下拉列表框中选择或者键入注意事项。选中“主题” 复选框,可以在其右边的下拉列表框中选择或者键入信函的主题。在“抄送” 文本框中,键入抄送人的信息。单击“下一步”按钮,调出“英文信函向导” 对话框的“寄信人信息”选项卡,如图2-3-11所示。 (6)在“寄信人姓名”下拉列表框中,键入寄信人姓名。在“寄信人地址” 文本框中,键入寄信人地址。在“落款”栏中,设置寄信人的职务和单位。 单击“完成”按钮,创建的信函效果如图2-3-12所示。

2.3 制 作 名 片

图2-3-11 “寄信人信息”选项卡

图2-3-12 信函

2.3 制 作 名 片
(7)编辑信函内容,并对信函格式进行适当调整,最后将文档命名并保存。 2.简历向导 使用简历向导可以快速创建各种形式的简历,操作步骤如下。 (1)单击“文件”→“新建”菜单命令,调出“新建文档”任务窗格。单 击“模板”栏中的“本机上的模板”选项,调出“模板”对话框,再选中 “其他文档”选项卡,双击“简历向导”选项,调出“简历向导”对话框。 (2)单击“下一步”按钮,调出简历向导的“样式”对话框,选择简历的 样式,如图2-3-13所示。 (3)单击“下一步”按钮,调出简历向导的“类型”对话框,选择简历的 类型,如图2-3-14所示。

2.3 制 作 名 片

图2-3-13 “样式”对话框

图2-3-14 “类型”对话框

2.3 制 作 名 片
(4)单击“下一步”按钮,调出简历向导的“地址”对话框,如图2-3-15 所示。分别在各个文本框中键入相关信息。 (5)单击“下一步”按钮,调出简历向导的“标准标题”对话框,如图23-16所示。选中需要在简历中涉及的个人信息复选框。

图2-3-15 “地址”对话框

图2-3-16 “标准标题”对话框

2.3 制 作 名 片
(6)单击“下一步”按钮,调出简历向导的“可选标题”对话框,如图23-17所示。选中需要在简历中涉及的其他信息复选框。 (7)单击“下一步”按钮,调出简历向导的“添加/排序标题”对话框,如 图2-3-18所示。在该对话框中,可以添加之前没有涉及的信息标题,并且可 以调整所有选中的标题的前后次序。在“以下是您简历包含的标题”列表中, 选中要调整位置的标题。如果要上移一个位置,则单击“上移”按钮,如果 要下移一个位置,则单击“下移”按钮。 (8)单击“完成”按钮,结束向导,创建简历文档。对简历内容进行适当 调整,最后将文档命名并保存。 在使用向导时,每完成一步后,单击“下一步”按钮进入下一个画面。如果 需要修改,则单击“上一步”按钮返回上一个画面。在任何阶段都可以单击 “取消”按钮终止向导。 一般来说,Word中的向导可以分成开始、中间过程和完成三大部分。

2.3 制 作 名 片

图2-3-17 “可选标题”对话框

图2-3-18 “添加/排序标题”对话框

2.3 制 作 名 片
(1)开始部分:开始部分一般是向导的第一个对话框,它整体介绍向导的 作用并且列出所有步骤的名称。所有步骤都会在对话框的左侧列出来,对话 框右侧为向导的名称、作用和特点的简介。对话框下方为4个进程控制按钮。 单击“取消”按钮表示取消使用向导,单击“上一步”和“下一步”按钮可 以转换当前要操作的对话框,单击“完成”按钮,Word将按用户当前的设 置,完成向导进程,创建文档。 (2)中间过程部分:在对话框左侧,步骤名称前的正方形的颜色用来标识 步骤状态,深灰色表示已经设置的步骤,绿色表示当前步骤,浅灰色表示未 设置的步骤,红色表示设置完成。在对话框的右侧是设置区域,用户在此根 据向导的各种要求设置自己所需的数据。 (3)完成部分:完成部分一般是向导的最后一个对话框。提示用户向导设 置完成,单击“完成”按钮,Word将创建文档,用户可以对文档进行更详 细的编辑。

2.4 制作新年酒会通知
在日常工作和生活中,经常需要编写数量较多但内容大同小异的信件,例如: 会议通知、客户感谢信、结婚请帖等等。这类文档可以采用手工输入文字内 容,然后再复制的方法完成。但是如果公司客户众多,或者是经常需要发送 这类信件,那么对秘书而言是一个不小的工作量。此外,寄给每个客户的信 件都要创建一个文档,占用的存储空间太多而且也不利于文件的管理。 使用Word 2003提供的邮件合并功能可以完全解决上述问题,快捷地制作出 所需的大量信件,并且将客户的信息保存创建数据源,以便今后重复使用。 而且同样内容的信件只需要建立一个主文档,相应数据源内的所有条目共同 分享文档中的文本内容。主文档是指所含文本和图形对合并文档的每个版本 都相同的文档。 制作如图2-4-1所示的收件人姓名和购房地址不同,但是信函内容基本相同 的新年酒会通知文档并且依次打印出所有的通知。

2.4 制作新年酒会通知

图2-4-1 新年酒会通知

2.4 制作新年酒会通知
2.4.1 “邮件合并”功能 邮件合并” 邮件合并
1.“邮件合并”任务窗格 使用Word 2003提供的邮件合并功能可以快捷地制作出大量的商务信函,并 且将客户的信息保存创建数据源,以便今后重复使用。操作方法如下。 (1)单击“常用”工具栏中的“新建”按钮,创建一个空白文档,也就是 主文档。 (2)单击“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”菜单命令,调出“邮 件合并”任务窗格,如图2-4-2所示。 (3)在“选择文档类型”栏中,可以选择要创建的主文档的类型,共有信 函、信封、标签和目录4种类型。单击单选钮选中相对应的选项,任务窗格 内会给出该选项的提示信息。单击“下一步:正在启动文档”链接,调出 “邮件合并”任务窗格步骤2,如图2-4-3所示。 (4)在“选择开始文档”栏中,可以选择要使用的主文档。用户可以使用 当前文档、模板或者其他Word文档作为主文档。单击单选钮选中相对应的 选项,任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步:选取收件人” 链接,调出“邮件合并”任务窗格步骤3,如图2-4-4所示。

2.4 制作新年酒会通知

图2-4-2 步骤1

图2-4-3 步骤2

图2-4-4 步骤3

2.4 制作新年酒会通知
(5)在“选择收件人”栏中,选择收件人信息的来源,可以使用现有的列 表、Outlook中的地址簿或者单击“创建”链接创建新的列表。单击单选钮 选中相对应的选项,任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步: 撰写信函”链接,调出“邮件合并”任务窗格步骤4,如图2-4-5所示。 (6)在“撰写信函”栏中,可以单击链接,调出相应的对话框,然后在文 档中插入相应内容的合并域。单击“下一步:预览信函”链接,调出“邮件 合并”任务窗格步骤5,如图2-4-6所示。 (7)单击“预览信函”栏中的 和 按钮,Word会自动用收件人列表中相应 的信息替代合并域,在给每一个收件人的信函中进行切换。单击“下一步: 完成合并”链接,调出“邮件合并”任务窗格步骤6,如图2-4-7所示。 (8)在“合并”栏中,可以选择打印正在编辑的文档,也可以结束邮件合 并,继续对文档进行编辑。

2.4 制作新年酒会通知

图2-4-5 步骤4

图2-4-6 步骤5

图2-4-7 步骤6

2.4 制作新年酒会通知
上面所讲述的内容会因所选文档类型不同而略有不同,但是基本操作都一样。 2.“邮件合并”工具栏 当用户熟悉邮件合并功能或者不希望使用向导时,可以使用“邮件合并”工 具栏。 单击“视图”→“工具栏”→“邮件合并”菜单命令,调出“邮件合并”工 具栏,如图2-4-8所示。“邮件合并”工具栏中常用按钮的功能如表2-4-1所 示。

图2-4-8 “邮件合并”工具栏

2.4 制作新年酒会通知
3.什么是Word域 域是在Word文档中插入的文字、图形、页码和其他资料的一组代码,使用 它可以实现数据的自动更新和文档自动化,还可以制作一些特殊的效果,例 如:自动更新日期、表格计算等。邮件合并中使用的“插入合并域”对话框 输入的内容也都是域。 事实上,只要符合语法,用户可以随意在文档中插入所需的Word域。将光 标移到要插入Word域的位置,单击“插入”→“域”菜单命令,调出“域” 对话框,如图2-4-9所示。在“类别”下拉列表框中选择域的种类,在“域 名”列表中选择所需的域。对话框右侧会根据用户所选中的域,显示相应的 设置项目。设置完成后,单击“确定”按钮,插入Word域。

2.4 制作新年酒会通知

图2-4-9 “域”对话框

2.4 制作新年酒会通知
2.4.2 视图类型
Word 2003提供了多种方式来查看当前的文档。如果采用了正确的查看方式, 可以方便阅读和编辑文档,从而提高工作效率。使用“视图”菜单或者位于 窗口左下部的5个视图按钮都可以切换视图。 1.普通视图 ① 切换方式:单击“视图”→“普通”菜单命令,或者单击文档窗口左下 角“普通视图”按钮 ,都可以切换到普通视图。 ② 特点:作为标准的工作视图,普通视图主要是为了提高输入和编辑文本 的速度而设计的。 ③ 缺点:只有文档中正文的内容被连续显示,页眉和页脚等非正文内容不 会被显示出来。 2.Web版式视图 ① 切换方式:单击“视图”→“Web版式”菜单命令,或者单击文档窗口 左下角的“Web版式视图”按钮 ,都可以切换到Web版式视图。 ② 特点:Web版式视图主要是为联机阅读文档和网页编辑而设计的。 ③ 缺点:虽然视图中所有内容在位置上与用户的设置保持一致,但是字体 大小、行宽以及列宽等会有所改变。

2.4 制作新年酒会通知
3.页面视图 ① 切换方式:单击“视图”→“页面”菜单命令,或者单击文档窗口左下 角的“页面视图”按钮 ,都可以切换到页面视图。 ② 特点:页面视图可以真实地显示文档的外观和最终的打印效果,精确显 示文档中文字的格式、图片的位置、栏的排列和页面页脚等。如果不想显示 每页之间的空白和页面页脚,可以将鼠标移动到文档中任意两个页面间的空 白处,鼠标指针变成 ,单击鼠标左键即可。如果需要显示每页之间的空白 和页面页脚,可以将鼠标移动到文档中任意两个页面间的横线上,鼠标指针 变成 ,单击鼠标左键即可。 ③ 缺点:不能显示文档整体的内容结构。 4.大纲视图 ① 切换方式:单击“视图”→“大纲”菜单命令,或者单击文档窗口左下 角的“大纲视图”按钮 ,都可以切换到大纲视图。 ② 特点:大纲视图以大纲的形式显示用户的文档。文档内容的段落格式决 定其大纲级别,一般情况下,Word 2003标准的标题样式与大纲级别是对应 的。例如,标题1对应级别1,标题2对应级别2,依此类推。其他的段落格式 被作为普通正文处理。用户可以在开始输入文档内容之前,采用大纲视图组 织文档主题,也可以用大纲视图来重新组织已经存在的文档。

2.4 制作新年酒会通知
③ 缺点:页眉和页脚等非正文内容不会被显示出来。 5.阅读版式 ① 切换方式:单击“视图”→“阅读版式”菜单命令,或者单击文档窗口 左下角的“阅读版式”按钮 ,都可以切换到阅读版式。 ② 特点:作为Word 2003独有的文档视图,阅读版式中显示的页面设计为适 合计算机屏幕,这样可以优化阅读,增加可读性。 ③ 缺点:不适合编辑文档内容。

2.4.3 制作信封和标签
1.制作信封 使用Word制作信封的操作步骤如下。 (1)单击“工具”→“信函与邮件”→“信封和标签”菜单命令,调出 “信封和标签”对话框,选中“信封”选项卡,如图2-4-10所示。 (2)在“收信人地址”文本框中,输入收信人的信息;在“寄信人地址” 文本框中,输入寄信人的信息;单击“选项”按钮,调出“信封选项”对话 框,如图2-4-11所示。

2.4 制作新年酒会通知

图2-4-10 “信封和标签”对话框的“信封”选项卡

图2-4-11 “信封选项”对话框

2.4 制作新年酒会通知
(3)在“信封选项”选项卡中,可以设置信封的尺寸、收信人信息的文本格式和 在信封中的位置以及寄信人信息的文本格式和在信封中的位置;在“打印选项”选 项卡中,可以设置打印时送纸的方式。设置完成后,单击“确定”按钮,返回“信 封和标签”对话框。 (4)在“预览”栏中,查看信封的效果。在“送纸”栏中,查看送纸方式。单击 “添加到文档”按钮,文本框中的内容显示在文档中,用户可以进行进一步的编辑。 如果不需要进行编辑,可以单击“打印”按钮,开始打印信封。 2.制作标签 使用Word制作标签的操作步骤如下。 (1)单击“工具”→“信函与邮件”→“信封和标签”菜单命令,调出“信封和标 签”对话框,选中“标签”选项卡,如图2-4-12所示。 (2)在“地址”文本框中输入标签内容。单击“新建文档”按钮,Word 2003会创 建文档,并显示刚才输入的标签内容。单击“常用”工具栏中的“保存”按钮,给 文档命名并保存文档。在“打印”栏中,可以选择打印多个标签,还是打印单个标 签。 (3)单击“选项”按钮,调出“标签选项”对话框如图2-4-13所示。在“打印机信 息”栏中,选择打印机的类型;在“标签产品”下拉列表框中,选择标签的类型; 在“产品编号”列表中,选择具体的标签样式。单击“确定”按钮,返回“信封和 标签”对话框。

(4)在“预览”栏中,查看标签的效果。单击“打印”按钮,开始打印标 签。

2.4 制作新年酒会通知

图2-4-12 “信封和标签”对话框的“标签”选项卡

图2-4-13 “标签选项”对话框

2.4 制作新年酒会通知


相关文档

更多相关文档

大学课件-office2003word基础学习[1]
大学课件-office2003word基础学习
office2003word无法打开
文献检索(本文件是office2003word文档)
office2003word出现错误的解决办法
office2003word 出现错误的解决办法 Microsoft Office Word 遇到问题需要关闭
office2003word出现错误的解决办法
大学课件-office2003word基础学习[1]
OFFICE2003WORD文档转换成PDF格式方法
office2003word总是安全模式启动怎么解除啊
大学课件-office2003word基础学习[1]
office2003word总是安全模式启动怎么解除啊
Power_Point的使用技巧大全
office2003word无法打开
office2003word出现错误的解决办法
电脑版