office办公软件使用技巧大全2010


办公软件使用技巧
同时保存所有打开的 Word 文档 有时在同时编辑多个 Word 文档时,每个文件要逐一保存,既费时又费力,有没有简 单的方法呢?在按下 Shift 键的同时,单击“文件”菜单,大家看,已经多出了“同时保 存”和“同时关闭”命令,这可就方便多了 2. 巧妙设置文档保护 在用 Word 2000/XP 打印一份文件时,忽然头儿有要事吩咐,要暂时离开一下,关闭 文件吧,既费事又没必要,但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢?执行 “工具”菜单中的“保护文档”命令,在弹出的窗口中选择“保护窗体” ,然后设上密码。 怎么样,光标跑到了文件头,任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了,不错吧。 等回来时,执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令,一切又正常了。 3. 编辑长文件更轻松 相信大家都有这样的经历:在使用 Excel、Word 编辑长文档时,有时需要将文章开 始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦,还会出错。其实 只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置,发现鼠标指针变成双箭头,此时按住鼠标左 键向下拖动,文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容,在 下面编辑区找到需要粘贴的位置,这样你就可以复制内容了,而不必来回切换。这种方 法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。 4. 给 WPS 文档添加水印 先用作图软件(画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片(直接将 Word 的水印效果图 “抓”下来也行),然后打开需要添加水印的 WPS 文档,执行“格式→页面背景→设置” 命令,打开“设置背景”对话框,切换到“图片”标签下,按“选择图片”按钮,选中 刚才制作的图片,并进行适当设置后确定,就可以为文档设置上水印了。 5. 在金山文字中快速打开“页面设置” 在用金山文字 2002 处理文档时,一个最常用的操作就是设置页面。先执行“视图→ 标尺→水平(垂直)标尺”命令,展开“水平(垂直)标尺”打开,然后用鼠标在水平(垂直) 标尺上双击,即可快速打开“页面设置”对话框,对页面进行设置了。 6. 在 Excel 中插入拼音 在我们使用 Excel 时, 常常会遇到十分孤僻的字, 但加上拼音注释就能使人看得更明 白。具体的方法是:选中想要加入拼音注释的表格,打开 Excel 的菜单栏中的“格式”菜 单,选中“拼音信息/设置”项,在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中,分别 选择拼音的对齐方式和字体,最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉” ,即可以在单元 格中输入拼音了。要查看拼音,可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示 注释的拼音。 7. 取消“自作聪明”的超级链接 当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候, Word 会自动为我们转换为超级链接, 如果不小心在网址上按一下, 就会启动 IE 进入超级链接。 但如果我们不需要这样的功能, 就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?在 Word 中单击“工具→自动更正选 1.
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项” ,单击“键入时自动套用格式”选项,将“Internet 及网络路径替换为超级链接”项 目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项,将“Internet 及网络路径替换为超级链 接”项目前的小钩取消。再单击“确定” 。这样,以后再输入网址后,就不会转变为超级 链接了。 8. 巧设 Word 启动后的默认文件夹 Word 启动后, 默认打开的文件夹总是 “我的文档” 通过设置, 。 我们可以自定义 Word 启动后的默认文件夹,步骤如下:(1)单击“工具”菜单中“选项”命令,程序将会弹出 “选项”的对话框;(2)在对话框中,选择“文件位置”标签,同时选择“文档” ;(3)单击 “更改”按钮,打开“更改位置”对话框,在“查找范围”下拉框中,选择你希望设置 为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;(4)最后单击“确定”按钮,此后 Word 的 默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。 9. 在 Word 中快速输入汉字偏旁部首 作为语文老师,在用 Word 编制练习时,常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入 →符号”命令,打开“符号”对话框,在“符号”标签下,将字体选定为“标准字体” , “子集”选定为“CJK 统一汉字” ,你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类 汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的, 选中你需要的(如扌、 氵等)偏旁部首, “插 攵、 按 入”按钮就行了。 10. 改变 WPS Office 2000 启动后的默认纸张和字号 1.进入 WPS Office 2000,选择“文件→页面设置” ,将“纸张规格”设置为 16 开或 B5,并根据需要设置好纸张边距,回车确定。 2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下,比如“宋体、四号” 。 3.选择“文件→存为模板” ,在左面模板类型中选择“通用”型,在右面“模板名” 中输入模板名称,单击“确定” 。然后退出 WPS Office。 4.再次进入 WPS Office,选择“文件→新建” ,单击“通用”模板,单击你刚才输入 的模板名称,单击对话框右下角的“设为默认模板” ,单击“确定” ,大功告成。这样, 当你每次进入 WPS Office 后,纸张就变为 16 开或 B5、字体字号也变为你所需要的了。 11. 将 Word 表格巧妙转换为 Excel 表格 先打开带表格的 Word 文件,接着选中整个表格,先将光标放在表格的任一单元,在 整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击,整个表 格的字会变黑表示全部选中,单击右键,在出现的菜单中选择“复制” ;然后打开 Excel, 再单击右键,在出现的菜单中选择“选择性粘贴” ,在出现的对话框中有 6 项菜单可选, 选择“文本”并确定就行了。 12. 巧存 Word 文档中的图片 有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的 Word 文档, 想把文档里的所有图片全部保存 到自己的电脑里,可以按照下面的方法来做:打开该文档,选择“文件”菜单下的“另 存为 Web 页” ,指定一个新的文件名,按下“保存”按钮,你会发现在保存的目录下,多 了一个和 Web 文件名一样的文件夹。打开该文件夹,你会惊喜地发现,Word 文档中的所 有图片,都在这个目录里保存着。 13. 在金山表格 2002 中为数值自动添加单位
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在使用金山表格 2002 时,因工作需要,笔者常常需要在输入的数字(如“2310”等) 后面添加单位如“平方米”等。其实只要稍加设置一下,就可以让系统自动添加:选中 相应的单元格(区域),打开“单元格格式”对话框,在“格式”标签中,选中“格式类别” 下面的“数值扩展”选项,再在下面“格式编码”的方框中输入“#"平方米"” ,先后按“添 加”和“确定”按钮退出。以后在上述单元格中输入数字,按下“Enter”键后,即可将 数字后面自动加上所设置的单位。 14. PowerPoint 的特殊播放模式 在实际使用 Powerpoint 演示文稿的过程中,往往需要与其他程序窗口的数据配合使 用以增强演示效果。而用 Powerpoint 演示文稿时,一般会处于全屏放映模式,在这种模 式下,必须使用 Alt+Tab 组合键或 Alt+Esc 键与其他窗口切换。其实我们可以这样操作: 按住 Alt 键不放,依次按下“D”“V”键而激活播放操作,这时启动的幻灯片放映模式 、 是一个带标题栏和菜单栏的形式,这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口 一样操作,如最小化和自定义大小。 15. 在 Word XP 中巧输分数 启动 Word XP,选择“插入”菜单下的“域”命令,出现“域”对话框,在“请选 择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”“域名”项选中“Eq” , ,然后单击“域代码” 按钮,单击“选项”按钮,在“开关”中选择“\F(,)” ,按下“添加到域” ,在下面的“域 代码”中添加上分子和分母,如 EQ \F(1,2),连按两次“确定”回到 Word 编辑窗口,这 样分数制作就完成了。 16. 快速输入大写数字 由于工作需要,经常要输入一些大写的金额数字(特别是财务人员),但由于大写数字 笔画大都比较复杂,无论是用五笔字型还是拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现, 利用 Word2000 可以巧妙地完成:首先输入小写数字如“123456” ,选中后从“插入”菜 单中选择“数字”命令,接着会出现如图所示的对话框,选择“壹,贰,叁”项,点击 “确定”即可,或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。 17. 巧设 WPS Office 的表单域外形 WPS Office 中的表单域虽然可以自由设置填充色和边线,但是却不能修改外形。为 此笔者找到一个方法,可以对几种表单域外形进行设置,只是方法略为麻烦了一点。 插入一个单行文字型表单域,点击表单域工具栏中的保护文档图标,确定使文档处 于保护状态,单击该表单域使它进入输入状态,可以看到文字输入的光标在表单域中闪 烁,然后点击表单域工具栏中的保护文档图标解除保护状态。请注意此时文字输入的光 标仍处于表单域中,马上右击该表单域,在弹出的右键菜单中就会有一个外形选择项。 现在只要在外形选择项中选择喜欢的外形就可以修改表单域的形状了。 当然并不是所有的表单域都可以采用以上方法设置。经笔者试验,单行文字型、多 行文字型和日期型的表单域都可以设置外形。 18. 在 Excel 中快速输入特殊符号 报表中常用的“二○○二”中的“○” 。很多人都是将就地打印为“二 00 二”“二 、 OO 二”或“二零零二” 。其实这都是不正确的, “00”是数字键, “OO”是英文字母“o” 的大写, “零零”是中文数字的大写,而“二”是中文数字的小写,它们之间都不匹配。
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经过仔细摸索,笔者发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。 打开中文输入法,先输入“二” ,在中文输入法状态下,用鼠标右键单击输入法的“软键 盘”标志,这里选“单位符号” ,这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上,按 键盘上的 Q 键或用鼠标点击“软键盘”上的 Q 键,中文小写的“○”便被录入进来。 19. WPS Office 中用文字框巧分栏 在工作中,经常会用到页面分栏设置,WPS Office 能够将栏间距设为 0~100mm 之 间的任何数值,基本上能满足工作的需要。但有的时候可能需要将栏间距再加大或左右 不对称,这时系统设置就无能为力了。其实利用文字框就能解决这个问题。 1.首先设置好分栏数,然后打开“插入”下的“文字框” ,这时鼠标变为十字形,用 鼠标在分栏的中间拖出一个文字框。 2.用右键点击文字框,在弹出的菜单中选择“对象属性” ,然后在“边线端点”中将 “边线风格”设为空线。 3.再到“位置尺寸”框中根据需要设定好文字框的大小与位置。这里需要注意的是, 文字框应该与栏中的文字等高。 4.最后将右键弹出菜单中的“绕排方式”设为“左右绕排” 。 20. 幻灯片播放速度随意设 用 PowerPoint2002 制作幻灯片时, “自定义动画”的“速度”只有 5 个选项,其中最 快为 0.5 秒,最慢为 5 秒,但有时播放动画需要更快或者更慢的速度,在“速度”框中又 不能直接修改,怎么办呢?这时可以先在“自定义”动画的任务窗口中选中所定义的动 画,点击右侧的小三角,选中“计时”项,然后在弹出的对话框中找到“速度”项,将 它修改为合适的速度即可(最长不能超过 60 小时)。 21. 在 Excel 中快速输入大写数字 在“智能 ABC 输入法”状态下,按住 Shift 键,再按下“i”键(不含引号),松开 Shift 键,然后输入任一数字键,就得到相对应的大写数字了。另外,财会人员常用的单位词, 如“个、拾、佰、仟、万”等,同样可以借助于 i 键加上单位词相对应的汉语拼音第一个 字母方便地得到(具体可查看“智能 ABC 输入法”的“帮助”菜单)。 22. 在 Word 文档中插入 MP3 文件 在 Word 文档插入声音文件,一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画” , 从“剪贴库”中选取插入。但是,这种方法插入的声音文件只限于 WAV 和 MIDI 文件。 要插入 MP3 格式的声音文件,可打开 Word 文档,把光标移到你要插入声音文件的位置, 选择“插入”菜单下的“对象”选项,在打开的“对象”对话框中,选择“由文件创建” 活页卡片,点击“浏览”按钮,从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的 MP3 文件, 并确定。当“浏览”对话框自动关闭后,点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按 钮,稍等一会儿,插入点就会出现 MP3 文件的图标,双击它即可播放。但必须说明,在 此操作之前必须在 Windows 中使 MP3 文件与你的 MP3 播放器建立关联。 23. 让 Excel 启动时自动打开工作簿 用户可自定义默认工作簿, 以便每次启动 Excel 时, 均可自动打开此工作簿。 方法是: 自定义一个新工作簿,然后将它保存在 XLStart 文件夹下。在 C:\Documents and Settings\ 用户名\Application Data\Microsoft\Excel 或 C:\Program Files\Microsoft Office\Office10 下就
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可以找到 XLStart 文件夹。具体路径还要视你的系统安装盘符而定。 24. 在英文状态下快速输入中文标点符号 在输入中文过程中,经常会遇到一些英文单词或句子,此时许多人会将中文输入法 切换为英文输入法来输入英文。这样一来,标点符号也成英文的了,输入标点符号时, 还要再将输入法转为中文,十分麻烦。有没有简便的方法呢?当然有。Office2000 为用户 提供了 12 组输入中文标点符号的快捷键(详见附表),不管在任何输入法状态下(当然包括 英文),只需按下快捷键,即可输入中文标点符号,省去了来回切换的麻烦。需要请大家 注意的是: “,:;?!”等标点符号的中英文方式看似一样,其实是有区别的。 25. 为 Word 添加小助手 我们在使用 Word2000 进行文档处理时,经常使用工具栏中的“字数统计”功能来了 解当前文档的字数、字符数、行数等信息,非常方便。可是很多时候我们需要了解文档 的更加详细的信息,这时可以通过在工具栏上添加“属性”的方法,来快速查看文档的 详细信息。 1.单击“工具”菜单,从其下拉菜单中选择“自定义”命令,打开自定义设置窗口。 2.在自定义设置窗口中,选择“命令”项。在其下面的“类别”中选择“控件工具箱” , 然后在右边的“命令”中选择“属性”项。3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这 样在 Word 的工具栏上,就出现了“属性”项。 当我们在 Word 中需要查看某个文档的详细信息时, 只要单击工具栏上的 “属性” 项, 那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出现了,也可以根 据自己的需要,添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。 26. 找回 Word 中的菜单栏 首先,在工具栏右击,在弹出的菜单中单击“自定义(C)”命令。再单击“命令(C)” 选项,然后在“类别(G)”列表框中拖动滚动条,找到“内置菜单”单击。这时我们就可 以在右边“命令(D)”列表框中看到我们熟悉的“文件(F)” “编辑(E)”等菜单了。既然找 到了,就动手一个个地把它们拖回去吧!当然,这些菜单既然能被拖到菜单栏中去,当 然也能把它拖回对话框。 27. 彩色 Excel 表格显示打印两不误 如果将 Excel 工作表中的数据设置为彩色格式, 而打印机为黑白打印机, 那么工作表 中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色设置的情况下,可以 进行如下设置: 1.在“文件”菜单中,单击“页面设置”命令。 2.单击“工作表”选项,然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果使用的是彩 色打印机,选择该选项可减少打印所需时间。 3.单击“确定”按钮。 现在, 你的 Excel 工作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目, 打印出的黑白稿也能称心如 意,感觉不错吧! 28. 在演示文稿中使用绘图笔 利用 Powerpoint 进行文稿演示时,当演示者需要对某部分内容进行讲解标注时,可 单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“指针选项”中的“绘图笔” ,鼠标将变成小笔
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形状,拖动鼠标即可在演示文稿中书写或绘画。通过“指针选项”中的“绘图笔颜色” 改变笔的颜色。利用“绘图笔”书写的内容会在再次演示时自动擦除。 29. Word 也能“自动求和” 编辑 Excel 工作表时, 相信大家对常用工具栏中的 “自动求和” 按钮情有独钟。 其实, 在 Word2000/XP 的表格中,也可以使用“自动求和”按钮呢!当然,这需要你事先把该 按钮请出来,其方法是: 1.在“工具”菜单中,单击“自定义”命令。 2.选择“命令”选项,在“类别”框中,单击“表格” ;在“命令”框中,找到并单 击“自动求和” ,然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。 3.关闭“自定义”对话框。 现在,把插入点置于存放和数的单元格之中,单击常用工具栏中的“自动求和”按 钮,则 Word 将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上 方和左方都有数据时,上方求和优先。 30. WPS Office 2002 配置工具有妙用 安装完 WPS Office 2002 后,在开始菜单中的“WPS Office 2002”项中,有一个“配 置工具”的快捷方式,可能大家并没有太注意它,其实它还挺有用的。点击它后弹出配 置工具的对话框,里面有三个按钮:第一个是“设置文件关联” ,它用于设置是否默认使 用 WPS Office 来打开 Word、Excel、Powerpoint 文件,是否设置金山邮件为默认邮件系 统;第二个是“恢复系统默认设置” ,它用于取消 WPS Office 打开 Microsoft Office 文件 的关联,恢复成原来的关联;第三个是“修复 WPS Office” ,用于修复软件或其他一些不 正常的情况。 31. 巧用“选择性粘贴”使行列互换 假如 A1-A10 单元格中有不同的内容, 现在需要将这些内容分别排列在 A1、 B1、 C1、 D1...J1 单元格中,即将原来在同一列中的内容重新排列在一行中。难道要一个一个单元 格去复制粘贴吗?完全不用。首先,选中 A1-A10 单元格,单击右键,在弹出的菜单中选 择“复制”命令;接着单击 B1 单元格,再单击右键,在弹出的菜单中选择“选择性粘贴” 命令,弹出对话框,选择其中的复选项“转置” ,点击确定。这时你会看到 B1、C1....K1 单元格中已有了 A1-A10 单元格中的内容,将 A 列选中,在右键菜单中删除,此时行列 转换工作就完成了。 32. 在窗口中播放 PPT 幻灯片 通常 PowerPoint2000/2002 使用全屏方式播放幻灯片,如果你想在播放幻灯片的过程 中与其他窗口进行配合,以增强演示效果,那么你可以使用 PPT 的窗口播放模式。启动 该模式的方法是:打开 PPT 文件,按住 Alt 键,然后依次按下 D 键和 V 键。此时,幻灯 片将在 PPT 窗口进行播放,这样你就可以拖动、最小化和改变这个窗口的大小了。 33. 预览时可编辑文档 当你使用 Word2000/2000 的预览功能时,如果还要编辑文档,这时候不必回到视图 模式,只要点一下放大镜图标,这时候就会自动进入编辑模式,你可以对文档进行任意 编辑。这个技巧对编辑文档非常有用!特别是调整封面、拖动一些表格等。可以边预览, 边编辑,既方便又准确。
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34. 在 WPS 2002 中调用 Word 公式编辑器 要在 WPS 2002 中调用 Word 公式编辑器, 前提是你的电脑中已经安装了 Word 软件, 且加载了“公式编辑器” 。打开 WPS 2002,点击“插入”菜单,选择“OLE 对象”命令, 打开 “插入对象” 对话框, “新建” 选中 选项后, “对象类型” 在 中选择 “Microsoft Equation 3.0” ,按下“确定”按钮,即可直接调用 Word 中的“公式编辑器”输入公式。 35. 轻松保存 Office XP 的用户个性化设置 在“开始/程序”中找到“Microsoft Office 工具” ,启动其中的“用户设置保存向导” 。 再点击“下一步”按钮,程序立即搜索已安装 Office 组件。然后选择“保存本机的设置” , 再点击“下一步”按钮。接着程序提供给你两种保存方式: “将设置保存到 Web”和“将 设置保存到文件” 。选择后一项,并用“浏览”按钮选择保存的路径。最后点击“完成” 按钮,程序在保存路径中生成一个后缀名为 OPS 的文件。这个文件包含的就是用户的设 置信息。要恢复设置时,启动软件,选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上” ,接着 指定设置信息文件的路径,点击“完成”就恢复了。 36. 在 Word 中快速“粘贴” 在 Word 2000/2002 中要进行粘贴操作时,最常用的是按“粘贴”或按快捷键 Ctrl+V。 其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令“工具→选项” ,在打开的对话框中单击“编 辑”选项,单击“用 INS 键粘贴”前的复选框,之后再单击“确定”按钮来关闭该对话 框即可。以后再需要执行粘贴操作时,只要按一下键盘上的 INS 键(即 Insert 键)就能快捷 实现粘贴了。 37. 快速转换英文字母的大小写 在 Word 2000/XP 中编辑文档时,如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换 为大写,或由大写转换为小写,遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除, 然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦,只要把光标定位到句子 或单词的字母中,然后同时按下“Shfit+F3”快捷键,此时如果原来的英文字母是小写的, 就会先把句子或单词的第一个字母变为大写,再按一次快捷键,现在可以发现整个句子 或单词的字母都变为大写了,再按一次就变回小写,每按一次快捷键字母的变化依此类 推。 38. 在 Excel 中快速输入小数 利用 Excel 处理数据时,经常会要输入一些小数,有时一整列都是小数,这样对输入 速度有很大影响,大家不妨来试试这个办法:点击“工具/选项” ,在弹出的的“选项”对 话框中选择“编辑”选项,然后选中“自动设置小数点”的复选框,并在“位数”框内 设定小数点的位数。这样当你输入小数时就不用再输入小数点了,它会将你输入的数字 根据设置的小数点位数自动转化为小数!如设置位数是 1 位,输入 123 就自动变为 12.3 了。 39. 锁定 Word 表格标题栏 Word 2000/XP 提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的 “分割条” 位于垂直滚动条 , 的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态,请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端 的“分割条” ,当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后,将“分割条”向下拖至所需的 位置,并释放左键。此时,Word 编辑窗口被拆分为上下两部分,这就是两个“窗格” 。
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在下面的“窗格”任一处单击,你就可对表格进行编辑操作,而不用担心上面窗格中的 表格标题栏会移出屏幕可视范围之外了。要将一分为二的两个“窗格”还原成一个窗口, 可在任意点双击“分割条” 。 40. 给 Access 数据库文件瘦身 当你用 Access 2000/XP 建立数据库文件时,会发现还没录入多少数据,数据库文件 的体积已经达到了数百 KB, 我们能否给它减减肥呢?答案当然是肯定的。 请选择 “工具” →“选项”命令,在弹出的“选项”窗口中选择“常规”选项,将“关闭时压缩”复选 框勾选,然后点击“确定”按钮即可。这样,在录入数据后,保存并退出 Access 时,你 会发现文件的体积会减少许多。 41. 快速打印 Word XP 的快捷键列表 单击“工具”菜单,选择“宏”子菜单中的“宏”命令。弹出宏设置窗口,在“宏 的位置”下拉框中,选择“Word 命令”项。在“宏名”框中,单击“ListCommands”命 令。单击右边的“运行”按钮。这时弹出“命令列表”对话框,单击“当前菜单和快捷 键设置”单选钮,单击“确定”按钮。你会看到 Word XP 自动创建了一个新文档,里面 就是所有 Word XP 的快捷键信息。最后只须单击“文件”菜单中的“打印”命令即可打 印出来以备查询。 42. 公式的颜色也能变 如果是在 Word2000/XP 中, 那么用公式编辑器先编辑好一个公式, 选中它, 点击 “绘 图工具栏”中的“阴影设置”按钮,选择其中的“阴影样式 18” ,然后再次点击“阴影设 置”按钮中的“阴影设置”选项,弹出“阴影设置”工具栏。点击最右侧“阴影颜色” 倒三角,打开调色板,选择合适的颜色。然后用中间的四个按钮,小心调整阴影的位置, 使阴影与公式重合,公式的颜色就会变成你想要的了。 如果是在 Pwerpoint 2000/XP 中,那么在选中公式之后,点击“显示图片工具栏”中 的“重新着色”工具,打开“图片重新着色”对话框,将公式颜色变成自己想要的颜色 就可以了。 43. 禁止自动运行“宏” 某些时候我们需要临时禁止自动运行“宏” ,那么你不必再去修改有关的宏设置,只 需在启动 Word XP 或 Excel XP 时按下 Shift 键。如果是从 Microsoft Office 快捷工具栏上 启动 Word XP 或 Excel XP,请先单击 Office 快捷工具栏上的 Word XP 或 Excel XP 程序 按钮,然后立即在启动时按下 Shift 键。 44. 压缩 Word 2002 文档中的图片 通常情况下,图文混排的 Word 文档一般都比较大,若要减小文件的体积,可以利用 Word 2002 提供的图片压缩功能来实现。先打开图文混排的 Word 文档,选择“视图”→ “工具栏”→“图片”命令,在“图片”工具栏点击“压缩图片”按钮。在弹出“压缩 图片”窗口时,你可以根据实际需要来指定是压缩文档中所选定的图片还是压缩文档中 所有的图片,将“压缩图片”复选框勾选,然后点击“确定”按钮即可。注意:在“文 件”菜单的“打开”或“另存为”对话框中,选择“工具”→“压缩图片”命令也可以 打开“压缩图片”窗口;另外支持混排文档图片压缩的还有 Excel 和 PowerPoint。 45. 让任务窗格快速启动
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在使用 Word 2002 的时候,经常要使用到任务窗格,要让任务窗格快速启动,具体 的设置方法为:单击“工具”菜单,选择“自定义”菜单命令,打开“自定义”设置窗 口。在“自定义”设置窗口中,单击下面的“键盘”按钮。然后在弹出的“自定义键盘” 设置窗口中,选择“类别”下面的列表框中的“视图” ,在其右边“命令”下面的列表框 中,选择“ViewTaskPane”命令。在中间的“指定键盘顺序”下面的“请按新快捷键” 中,敲入你设置的快捷键,比如敲入“Ctrl+P” ,然后单击“指定”按钮。这样你就为你 的 Word 任务窗格设置了快捷键,需要打开时,只要按下“Ctrl+P” ,任务窗格就会迅速 地出来了。当不需要时,再按一下“Ctrl+P” ,任务窗格就会消失了。 46. 明白 Word 中文字下划线的含义 我们在用 Word2000/XP 编辑文档时,常常会碰见有的字下面有红线、绿线及蓝线或 紫线,有的是波浪线,有的是下划线。它们分别代表什么呢?Word 具有自动检查拼写及 语法的功能,能够对用户输入的文字信息进行一定的智能检查。红色波浪线表示拼写可 能错误,绿色波浪线表示语法可能有错误。蓝色下划线表示超级链接,紫色下划线表示 使用过的超级链接。Word2000/XP 还会自动检查电子邮件头中的姓名,并将它与地址簿 中的名字相比较,如果有多个名字与输入的内容相匹配,则会在输入内容的下面出现下 划线。 47. WPS 处理 Word 文件时不能读出图片的解决 用 WPS Office 处理 Word 文件时,有时格式会和原来的设置有些差别,严重时一些 图片读不出来。怎么解决这个问题呢?只要在用 Word 2000/XP 处理文件时,将“工具/ 选项”中的快速保存选项取消就可以了。以前保存好的通过上面的方法另存一下就可以 了 48. 在 Word 中用剪贴板的内容进行替换 先将要替换的对象复制到剪贴板,打开“编辑”菜单下的“替换” ,在出现的“查找 内容”框中输入要被替换的文字,将光标移入“替换为”框中,单击“特殊字符”按钮(看 不到该按钮,可先单击“高级”按钮),在菜单中选择“ “剪贴板”内容”或在“替换为” 框中直接输入^C 也可以。最后根据需要,单击“替换”或“替换全部”就可以了。 49. 制作不受母版模式影响的文字链接 在 Powerpoint 中,有时我们要利用一些文字做幻灯片之间的链接,但是系统会自动 地套用母版的一些颜色设置,那样在使用中有时会显得很不协调。为此,我们可以在文 字之上加一个无填充色、无边框色的矩形,然后选中矩形,点击右键,在弹出的快捷菜 单中选择“动作设置”进行链接就可以了。这样,用来作链接的文字点击后就再也不会 改变颜色了。 50. 让“@”减轻你的数据录入工作量 在 Excel 工作表中,如果有大量诸如“[HP 打印机]”“[EPSON 打印机]”之类的重 、 复文字,可以如此定义这些单元格的格式,以减轻数据的录入工作量:选择需要的单元 格区域,然后单击“格式”菜单中的“单元格” ,单击“数字”选项,在“分类”框中单 击“自定义” ,在“类型”框中输入“[@打印机]”(@为半角字符),单击“确定”按钮。 之后,在这些单元格中,当你输入“HP”后,该单元格将会显示为“[HP 打印机]” 。 51. 在 Outlook 中创建“联系人”快捷方式
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很多人用 Outlook 2000/XP 的“联系人”来代替自己的通讯录,但是每次想找一个人 的通讯录就得先打开 Outlook,比较麻烦,其实你可以在桌面上建立一个“联系人”文件 夹的快捷方式,使得日后只要双击桌面快捷方式就可以将它打开。建立快捷方式方法如 下:在 Outlook 中点击“视图/文件夹列表” ,然后将其中的“联系人”拖到某个硬盘下, 在此处创建“联系人”的快捷方式,然后再将此快捷方式移动到桌面即可(注:若将“联 系人”直接拖到桌面上可能会出现一点小问题,还是在硬盘上中转一下为好!此法同样 适用于建立 Outlook 中其他文件夹的快捷方式)。 52. Word2000/XP 能够即点即输 大家在使用 Word2000/XP 时肯定遇到过这样的情况:就是输入了一些文字后,接下 去要空一些地方,然后再输。此时一般的人肯定选择敲回车和空格的方式来空出一些位 置,其实你只要在需要输入的地方双击鼠标左键,这样光标就会在此处闪动,可以直接 输入内容了,省去了敲回车和空格的麻烦。 53. 为金山文字 2002 保存备份文件 启动金山文字 2002,执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“系 统”标签中,选中“B.保存备份文件(.BAK)”选项后,确定返回。这样设置后,如果再 次保存编辑的 WPS 文档时,系统会自动生成一个名为“~原文件名.wps”的备份文件, 并保存在“我的文档\My Bakfiles”文件夹中,为你的文档上了一份保险。 54. 取消 Word 文档中的超链接 一种办法是利用“撤消自动套用格式”消除下划线。单击工具栏上的“编辑”菜单, 然后从其下拉菜单中选择“撤消自动套用格式”命令,这样就会消除网址下面的下划线 了。另外就是关闭“自动更正选项”中的添加下划线功能,从根本上杜绝了网址下面的 蓝色下划线出现。操作方法如下:单击工具栏上的“工具”菜单命令,然后选择“自动 更正选项”命令。在弹出的“自动更正”设置窗口中,单击“键入时自动套用格式”选 项,然后在下面的列表框,将“Internet 及网络路径替换为超链接”项前面的“√”取消, 单击“确定”就可以了。 55. 快速批量编辑 Excel 数据 要将 Excel 工作表某单元格区域中的所有值均减少 10%,可采用以下步骤:在某单 元格中键入数字“0.9” ,复制该单元格,选中该区域,单击“编辑”菜单中的“选择性粘 贴”命令,单击“乘” ,单击“确定”按钮。 56. 同时在多个单元格中输入相同数据 在 Excel XP 中,一个工作表的多个单元格中(单元格可以不必相邻)有时需要输入相 同的数据,那么如何才能快速地完成输入呢?方法很简单,你只要选定需要输入数据的 单元格,用“Shift”(或“Ctrl”)键与鼠标相配合,进行连续(或分散)选择多个单元格,然 后输入相应的数据(例如“ABC”),然后按下“Ctrl+Enter”组合键,此时你会发现所有 被选中的单元格均被自动添入了“ABC” 。 57. 关闭拼写错误标记 Word2000/2002 中有个拼写和语法检查功能, 通过它用户可以对键入的文字进行实时 检查。系统是采用标准语法检查的,因而在编辑文档时,对一些常用语或网络语言会产 生红色或绿色的波浪线。有时候会影响用户的工作,这时可以将它隐藏,待编辑完成后
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再进行检查。方法如下:1.右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标,在弹出的菜 单中选择“隐藏语法错误”项后,错误标记便会立即消失。2.如果要进行更详细的设定, 可以执行菜单“工具”中“选项”命令,在弹出的“选项”中进行详细的设置,如拼写 和语法检查的方式、自定义词典等项。 58. 使用 F1~F12 键让 Word 操作更快捷 F1:打开帮助。Shift+F1:打开帮助工具(小问号)。 F2:剪切选中的文本,将光标移到需要的地方后,按下回车键即可粘贴剪切的文本。 Shift+F2:复制选中文本,将光标移到需要的地方后,按下回车键即可粘贴复制的文本。 Alt+Ctrl+F2:打开文件。Ctrl+F2:打印预览。Alt+Shift+F2:保存文件。 F3:输入某条“自动图文集”词条的名称后,按下此键,即可将名称转换成该词条。 Shift+F3:切换选中的西文字符的大小写。 F4:重复上一步操作。Alt+F4:关闭所有文档,若没有保存,将提示保存,并退出 Word。 F5:打开“查找与替换”对话框,并选定“定位”标签。Alt+F5 或 Ctrl+F5:将所 有打开的 Word 文档最大化窗口还原到原来大小。Ctrl+Shift+F5:写书签。 F6:在任务窗格与文档窗口之间切换。Ctrl+F6:在多个打开的文档窗口之间来回切 换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。Alt+F6:在两个打开文档窗口之间反复切 换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。 F7:实施拼写检查。Ctrl+F7:当文档窗口不是最大化时,激活键盘上的方向键,用 以移动窗口。 F8:Alt+F8:打开“宏”对话框,用以运行宏命令。Ctrl+F8:当文档窗口不是最大 化时,激活键盘上的方向键,用以调整窗口的大小。 F9:Ctrl+F9:插入一个域记号“{}” 。 F10:激活菜单栏。 F11:Ctrl+F11:锁定选中的域,防止被更新,只对可能更新的域如“时间域”等有 效。Ctrl+Shift+F11:解除对域的锁定(需要选中)。 F12:另存文档。Ctrl+F12:打开文档。 59. 巧借 Excel 为 Word 中的文字设置倾斜格式 首先启动 Excel 2000/2002,在任一单元格中输入需要作倾斜处理的文字。在该单元 格处于活动单元格的状态下右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式” ,或 者点击“格式→单元格” ,打开“单元格格式”对话框。单击“字体”选项可进行字体方 面的设置,这里不必多说。而单击“对齐”选项就可进行文字倾斜方向的设置,文字的 倾斜角度可在 90 度到-90 度之间,根据需要任意设定,感觉满意后,单击“确定”按钮 退出。然后执行“剪切”或“复制”操作,回到 Word 编辑环境。选择需要插入该倾斜文 字的插入点后,执行菜单命令: “编辑→选择性粘贴” ,打开“选择性粘贴”对话框,选 择“作为 Microsoft Excel 工作表对象”粘贴即可。 60. 如何将图片移到合适的位置 当用户初次使用 Word 2000/2002 的插入图片功能时,往往会对如何放置突然出现的 图片束手无策,不知如何移到合适的位置。其实这很简单,我们在 Word 文档中放置图片
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时,它会自动默认与一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐的排列。 如果需要精确 地控制图片的放置位置,用户可以在拖动对象时按住 Alt 键,可暂时忽略网格。用户可以 看到该图片将平滑地移动,而不是按照网格间距移动。如果图片不需要与文字对齐,用 户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用,用户可以双击该图片,然后选择“版式” 这一个选项,选择环绕方式区域下非嵌入式的任意一个方式,最后单击“确定”按钮即 可。 61. 妙用 Word 词典进行翻译 在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂,这时你可求助于 Word 2000/2002 的中 英/英中词典,即可在 Word 中进行动态互译了。 1.从“工具”菜单中选择“语言” ,然后单击“词典”命令,也可按“Alt+Shift+F7” 组合键启动词典,这时出现“词典”对话框; 2.键入要查阅的内容, 你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文 单词; 3.单击“插入”按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击“翻译”按钮,可以在 “替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等; 4.在“查阅”列表框内单击其中单词,右边会自动显出相应的翻译结果。 62. 巧用表格制作作文纸 在小学语文试卷中经常要插入一段作文纸,且往往和其他基础知识题混排在一张试 卷上,故无法直接以稿纸方式打印,笔者在实践中发现,巧用 Word2000/2002 的表格功 能可以轻松达到这一要求。例如要在 8 开的试卷中插入 15 行、每行 20 格,共 300 字的 作文纸,操作步骤如下: 1.激活 “表格” 菜单, 单击 “插入表格” 在对话框中的列数输入 , “20” 行数输入 , “1” , 按确定后返回。 2.以上操作得到一行 20 格的虚框表格, 选中这一行, 用边框按钮把它变成实线表格。 3.在这个表格行下面放置一个空行, 复制时选中表格行和下面的空行, 再在空行下面 行粘贴,即得到两行。选中两行即可复制出 4 行,直至复制出 15 行。 4.调整行间距,方法是设定空行的字体大小,一般用 5 号字即可。 63. 快速设置不同工作簿的表间引用公式 不同工作簿的工作表之间的数据引用公式设置,通过键盘手工直接录入很麻烦,也 很容易出错,利用 Excel 2000/2002 提供的鼠标操作方法,比较方便快捷。操作过程是: 打开“数据来源”和“数据处理”两个工作簿,在“数据处理”工作簿的某个工作表的 某个单元中输入一个等号;通过菜单上的“窗口”选项,从当前工作簿切换到“数据来 源”工作簿;选中“数据来源”工作簿中的某工作表中某单元或区域;按回车键,回到 “数据处理”工作簿的编辑工作表,发现编辑的单元出现了公式。公式中的单元或区域 是绝对引用,可以把$删除,改为相对引用,以方便其他单元公式的复制。 64. 用 Word 为日语中的汉字标注假名 用 Word 2000/2002 自带的日语输入法输入完日语后,选取要标注假名的汉字,然后 依次点击“格式”→“中文版式”→“拼音指南” ,弹出一个对话框,在“基准文字”里 列出来的就是刚才你选取的汉字,在相对应的“拼音文字”一栏里输入假名,再调一下
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字号(经笔者实践,发现选 8 磅字比较适宜),按“确定”即可实现为汉字标注假名。 65. 快速将网页中的图片插入到 Word 文档中 在编辑 Word 文档时,需要将一张网页中正在显示的图片插入到文档中,一般的方法 是把网页另存为“Web 页,全部(*.htm;*.html)”格式,然后通过 Word 的“插入/图片/ 来自文件..”菜单把图片插入到文档中,这种方法虽然可行,但操作有些麻烦。现在告诉 你一种简易可行的方法。将 Word 的窗口调小一点,使 Word 窗口和网页窗口并列在屏幕 上,然后用鼠标在网页中点击你需要插入到 Word 文档中的那幅图片不放,直接把它拖曳 至 Word 文档中,松开鼠标按键,此时可见图片已经插入到 Word 文档中了。需要注意的 是,此方法只适合没有链接的 JPG、GIF 格式图片。 66. 让表头跟随时间走 在 Excel2000/2002 中使用函数可制作出跟随时间走的表头。选中要输入表头的行, 输入函数“=MONTH(NOW())&″××表″” ,回车即显示系统日期所在月份的××表; 如是本月制作上月的统计表,则输入函数=MONTH(NOW())-1&″×××表″,则显示系 统日期月份的上一月××表。 67. 巧用“语音”学英语 如果你的电脑里装有 Windows XP,那么打开“控制面板”里的“语音” ,就会弹出 “语音属性”窗口,在“文字/语音转换”中, “语音选择”是用来确定朗读者的。由于笔 者装了 Office XP,还增加了男声、女声、中文三种音色;在“使用下列文字预览语音” 中输入你需要让电脑朗读的文本;最下面的是“语音速度” ,这也是用本方法朗读英文的 优势所在:你可以方便随意地调整朗读的速度,如果调到很慢,你甚至可以听到电脑把 每个单词的音节都读得清清楚楚。设置好了以后,点击“预听语音”就可以听到英语朗 读了。不过学完英语以后,最好把语音速度调到正常位置,不然将改变系统的语音速度。 好啦,这样你就拥有了一个不厌其烦的地道英语老师,让你的英语水平上一个台阶。 68. 在 Excel 中少用鼠标的方法 在 Excel 2000/2002 中快速编辑数据时,当想对单元格做改动时,因为经常需要用到 鼠标,从而使编辑速度大大减慢。其实你可以使用一个快捷键──F2,这样你的手就不 用离开键盘了。方法如下:利用方向键选择要编辑的单元格,按下 F2 键,编辑单元格内 容。编辑完成后,按 Enter 键确认所做改动,或者按 Esc 键取消改动。 69. 打造自己的移动办公盘 随着 USB 闪存价格迅速下降,拥有 USB 闪存的朋友已经越来越多。大家可能会根 据自己的实际需求,加入各种各样的软件来满足自己的工作和学习需要。 1.WPS2000: WPS2000 安装文件夹下的 WinWPS32.EXE、 将 Resource.DLL、 Wcor32.dll 三个文件拷贝到 USB 闪存的同一文件夹下,就可以了和平时一样正常使用 WPS 了。如 果你还需要一些特殊符号,那么请你连同 ObjLib 文件夹也一同拷贝即可。 2.CCED2000:直接将整个文件夹复制到闪存中即可,功能也是最强的! 3. 办公之星企业版 V3.0: 新建一个文件夹并取名为办公之星, Ostar.exe、 将 Ostar.cot 及注册码.txt 拷贝进去,使用时填一下注册码即可正常使用。 70. 在 PowerPoint 中让文字连续闪烁 在 PowerPoint2000 中可以用“自定义动画”来做闪烁文字,但文字都是一闪而过,
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无法让文字连续闪烁。其实是可以实现连续闪烁的,方法如下: 1.创建文本框,设置好其中文字的格式和效果,并做成闪烁的动画效果。 2.点选这个文本框,再单击“编辑”菜单下的“复制”命令,同时在文稿中根据想要 闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数中,再将这些框的位置做相应的设置。 3.最后把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放,文本框在动画播放后隐藏即 可。 71. 在 Word 中创建自动翻页功能 Word 2002 有自动翻页功能,可根据需要调整翻页速度,设定该功能后,只需点击一 下鼠标,便可对文本自动翻页。方法是:在菜单栏中选择“工具/自定义” ,弹出自定义对 话框后,选择“命令”选项,在“类别”栏中选择“所有命令” ,然后在“命令”框中用 鼠标点击“AutoScroll” ,并拖到工具栏上,于是工具栏上就多了一个“自动滚动”按钮。 使用它时只需打开一个文本,然后点击“自动滚动”按钮,此时鼠标在文本的右侧滚动 条区域会变成一个倒立的黑三角,将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动, 移动到下半部文本则自动向下滚动,放到中部则暂停翻页。 “黑三角”越靠近滚动条的两 端,文本滚动的速度越快。另外,在滚动条上有一个随文本一起移动的“方框” ,随时告 知你文本显示的进度。点击鼠标左键,便自动返回到编辑状态;再次点击“自动滚动” 按钮,则继续浏览文本。 72. 在 PowerPoint 中巧定圆心 有时在 PowerPoint2000/2002 中画圆并演示时, 会发现确定圆心不是一件很容易的事, 有的人只是凭观察在“圆心”处画一个圆点代替,弄不好在播放时会发生圆心偏离比较 严重的情况。其实我们可利用“同心圆”工具按钮来解决这一难题。方法是:在幻灯片 下面的“绘图”工具栏中,依次单击选取“自选图形→基本形状→同心圆” ,根据需要, 在幻灯片中画好一个适当大小的同心圆后,将鼠标选中内圆的黄色操作点按住左键不放, 向内拖成一个小圆点,再释放鼠标,这样我们就巧妙地得到了准确的圆心了。 73. 为新工作簿设置工作表张数 Excel2002 是我们常用的办公软件,但一个新工作簿文件系统默认只有 3 张工作表, 虽然可以通过插入来添加,但总感觉不便。如果我们已规划好一个工作簿文件需要多少 张工作表时,我们可以用下面方法来事先设定。具体操作方法是,执行“工具→选项” , 打开“选项”对话框,单击“常规”选项,在新工作簿内的工作表数栏内输入你要设定 的张数,确定退出。这时再新建工作簿文件就按你的需要自动提供出若干张工作表了。 74. 使 WPS Office 中插入的图像不再失真 在 WPS Office 中插入图片的时候,你会发现无论插入何种格式的图片,质量都有较 大失真,特别是插入带文字的图片,效果更差。解决方法如下:首先打开一个建立图像 的应用程序,笔者使用的是画图板来打开包含所需图像的文件(图像文件的格式一定要是 位图 BMP 格式,否则粘贴后不能正常显示),然后选择“复制”命令,再切换到 WPS 文 档中,将插入点移到要插入图像的位置,在常用工具上单击“粘贴”按钮就可以了。 75. 设置多页打印标题与行列标志 打开 Excel 2002,单击相应的工作表,再单击“文件”菜单中的“页面设置”命令, 然后单击其中的“工作表”选项。如果要使每一页上都重复打印列标志,单击“顶端标
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题行”框右侧的按钮,在弹出的“顶端标题行”编辑框中,输入列标志所在行的行号。 如果要使每一页上都重复打印行标志,单击“左端标题列”框右侧的按钮,在弹出的“左 端标题列”编辑框中,输入行标志所在列的列标即可。 76. 在 Word 中快速计算 用 Word 2002 进行文字编辑时,有时可能需要对文中的一些数据进行运算,或者核 对一下算式中的结果对不对。具体做法是:将光标插入点移到文档中需要插入计算结果 的地方后,点击“表格→公式” ,打开“公式”对话框,在该对话框中的“=”后面输入 要计算的算式,最后单击“确定”按钮即可。如果说算式就是文档中的文字,那么就更 简单了,只要先将文档中的算式复制,然后在“公式”对话框的“=”后面粘贴即可。不 过这时的“粘贴”操作要用快捷键“Ctrl+V”了。

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