04企管部文员 职位说明书


台州耀江轴承有限公司《企业规范化管理系统》

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企管部文员
职位名称:企管部文员 工作 关系 直接上司 企管部经理 工作目标 一级职责 职位等级: 隶属部门:企管部 下属岗位(工作范围)

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编制日期:
工作地点:企管部办公室 相关部门 本公司各职能部门 对外联络 依据需要而定

文书、档案、办公用品管理与来宾接待

负责文书、档案、办公用品管理,对其他行政或业务工作提供支持。 二级职责 1.1 协助经理撰写有关文件资料;负责公司级文件的排版、打印、复印、登记 等工作; 1.2 按规定做好受控文件收、发、归档管理、作废、销毁等工作; 1.3 对所有归档文件、资料、电子文档进行统一分类、编号,建立档案台账, 分类编制目录、索引;在柜、架上建立卡片或标识;分别对交档、借用和归还 建立台帐;负责对各部门档案移交及档案管理工作进行监督和指导; 流程指引 制度指引 表格指引 权 限 责 任

岗 位 职 责 1.文件资料 与档案管理

1.4 负责库房内部整理,档案装具和案卷排放整齐、科学有序。 1.5 检查档案安全保管情况,做好防火、防水、防潮、防虫、防鼠、防盗等工 作,发现对档案有害因素时,要及时采取措施和上报; 1.6 正确处理好使用和保密的关系,增强保密观念,严格执行借阅、查阅、建 档制度; 1.7 负责档案、资料调借工作,做到提供准确、及时主动,用后及时清退; 1.8 负责公司外来文件、传真、电子邮件等的日常管理与整理归档;管理好各 部门暂不能入库的文件档案。 1.9 负责统一办理报刊、杂志的征订及报刊、杂志、信件的收发、整理归档等 管理工作; 1.10 负责公司的文印工作; 1.11 负责公司印章、部门印章及各种证照等的管理;负责相关合同的管理。 2.1 根据办公用品的消耗情况,编制办公用品的采购计划,并负责实施; 2. 办 公 用 品 采购管理 2.2 负责对部门、个人领用的办公用品进行登记、造册和费用核算、控制,对 超额费用向其部门主管通报; 2.3 负责工作服申请、采购与发放,并建立工作服台帐;
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1.印章使用 的审核权; 2.对各部门 档案移交和 档案管理工 作的监督指 导权; 3.监督节约 使用办公用 品的权力。

1.控制办公 用品的成本 2. 负 责 档 案、文书管 理工作。

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3.其它事项 工作衡量标准 工作难点 工作禁忌

3.1 负责公司行政接待费和办公物资费用的控制与管理; 3.2 完成经理、副经理交办的其他工作。 1.档案的完整性 2.办公耗材的成本管理;3.印证的安全管理 1.高水平服务;2.耗材管控;3.文件资料撰写质量 执行力差,服务意识不强。

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续表:文员
基本素质模型 任职条件 性 年 别 龄 女 20—55 中专文化程度,行政管理、工商管理等专业; 1 年以上同职位经历或 5 年以上相关岗位工作经历。 身体健康,精力充沛 办公桌、椅 1 套,电脑、电话各 1 台及其它日常必备的办公 用品 根据需要使用公司车辆 相应岗位 通讯工具 应 信 培 酬 息 训 无 详见《管理人员应酬一览表》 详见《信息共享一览表》 详见《培训计划》 大部分的时间在室内工作,不受气候影响,无生命及其他危险 向 上 岗 位 文员 职业发展方向 责任心强、忠诚度高、原则性强、执行力 必要条件 女 20—35 大专以上文化程度,行政管理、工商管理等专业; 2 年以上同职位经历或 5 年以上相关岗位工作经历。 理想条件

任 职 资 格

学历及专业 工作经验 其他要求 办公设备 交通工具

资 源 配 置

可替换岗位

同层次各相关岗位

工作条件与环境

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