《大学计算机基础》常用Office办公软件-Word(2012)


大学计算机基础

教学课件

北京航空航天大学
1

常用Office办公软件
x.1 字处理软件 Word

x.2 电子表格软件 Excel
x.3 演示文稿制作软件 PowerPoint

4学时

2

x.1 字处理软件 Word
? x.1.1 文档的基本编辑 ? x.1.2 文档的排版 ? x.1.3 表格制作

? x.1.4 图文混合排版
? x.1.5 高效排版

? x.1.6 修订功能
3

本节重点
图文混合排版 ? 高效排版 ? 样式、分节、模板的使用 ? 页眉和页脚 ? 目录和图表目录
?

4

Word简介
Word是一个优秀的文字处理软件,本节以 Word 2010为蓝本,介绍文档的基本编辑、文 档的排版、表格制作、图文混合排版、高效排版 以及修订等主要功能。 ? Word 2010以“功能区”的形式组织命令按钮, 单击命令按钮旁边或下面的“小三角”可以弹出 更多的相关命令,单击功能区右下角的“小箭头” 可以在弹出的对话框中设置更多的选项。
?

5

Word 2010的界面
快速访问工具栏 标题栏

选项卡

功能区
单击弹出更多此按钮的相关选项

编辑窗口

单击弹出此功能区的对话框

显示比例 状态栏 6 视图按钮

x.1.1 文档的基本编辑
案例一
录入以下文本:

7

编辑要求
?

1、在文本的最前面插入一行标题“第一章 VB集成开发环境”,再接着 插入一行标题“1.1 Visual Basic简介”。 2、将文中的““Visual”指……一点即可。”另起一段;

?

?

3、将“而“Basic”指的是……应用程序。”和““Visual”指……一点 即可。”两段互换位置;
4、然后将正文的第一段(““Visual”指……一点即可。”)复制到文 档的最后。 5、并将所有的字母更改为蓝色的字母并使之成为斜体。(样例如下页) 6、利用拼写检查功能检查所输入的英文单词有否拼写错误,如果存在 拼写错误,请将其改正。

?

? ?

?

7、将文档以原名(a1.doc)保存到用户盘;分别以“页面、大纲、普 通、打印浏览”等不同的显示方式显示文档,观察各自显示的特点。
8

编辑后结果

9

此案例涉及到以下几个方面的知识
1. 文本的输入 2. 文档的编辑
(1)选定文本 (2)复制、移动和删除 (3)查找与替换 (4)拼写检查 (5)显示方式 (6)保存文档

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文本的输入
? ? ? ? ?

各行在【右缩进】的控制下让其自动换行,一个段落结束才 可按Enter键。 对齐文本时不要用空格键,用缩进方式对齐。 中文输入切换按Ctrl+空格键,单击输入法来选择用户所使 用的输入法。 若输入有错,按 Delete 删除插入点右边的错字,按 BackSpace 删除插入点左边的错字。 若漏了内容,将插入点定位在插入状态(状态栏的“改写” 为暗淡),直接输入内容。

11

文档的编辑 (1)选定文本内容 (2)编辑文档
?

?
? ? ?

复制、移动和删除 查找与替换 拼写检查 显示方式 保存文档

12

选定文本内容
?

先选定后操作,选中的文本反相显示
一行: 多行: 一段: 整个文档: 部分: 单击 拖拽或(上或下) 双击 Ctrl + 单击或文中连续三击 左拖(向前或向后)或单击所选内容的开始, 然后Shift+单击所选内容的结束。 全选: 【编辑】|【全选】或 Ctrl + A 矩形块(列):左上角 Alt + 拖拽至右下角

文本选定区
13

编辑文档
1) 删除文本
(Del、剪切)

2) 移动文本
(剪切、粘贴或鼠标拖动)

3) 复制文本
(复制、粘贴或鼠标拖动)

4)撤消和重复

查找、替换、拼写检查
查找、替换 查找

替换

对于“特殊字符”格式的设置。
例:案例中将所有的字母更改为蓝色的字母并使之成为斜体。
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剪贴板
? ?

Word 2010中剪贴板很有用! 可以存放最多24次复制或剪切的内 容,单击【开始】选项卡的功能区 最左侧【剪贴板】按钮,打开剪贴 板窗口。 ? 当需要将某次复制的内容粘贴 到某文档中时,只需单击剪贴 板上的该内容即可。 ? 若要将剪贴板中的全部内容一 次性粘贴到某文档中的一个地 方,则可以单击剪贴板上方的 【全部粘贴】按钮。
15

当将一篇文档中的文字粘贴到另一位置时, 如何保证其样式不变?



?

此功能同样适用于PowerPoint!
16

拼写和语法
在【审阅】选项卡的【校对】功能区单击【拼写和 语法】按钮可以对文字的拼写和语法进行检查。另外, 也可以单击【字数统计】按钮统计文章字数。

17

显示方式—视图

所谓视图,是指文档在屏幕
上的文档窗体中的显示方式。

使用户可以从不同的侧面观
察和编辑文档。

18

文档的显示(1/5)
1. 草稿
?快速输入文本、

图形及表格。
?能看到分节、分

页等符号,但不 能看到页眉、页 脚、分栏效果等, 不能对图文进行 编排。
19

文档的显示(2/5)
2. 页面视图

? 与打印效果相同,

显示整个页面的 分布状况,并能 调整布局。
? 能看到页眉、页

脚、分栏等,能 对图文进行编排。
20

文档的显示(3/5)
3. 大纲视图
? 显示文档的结构

(如章、节等),也

可方便地进行章、
节调整。
? 主要用于长文档,

还可以看到各段
采用的样式。
21

文档的显示(4/5)
4. 阅读版式

22

文档的导航
?左边显示的

是根据文档 排版格式决 定的文档层 次结构。
?当单击文档

结构某一大 纲主题,可 使光标立即 跳转到文档 的相应部分。
23

x.1.2 文档的排版
案例二
按下述要求完成对一篇文章的排版。排版后的效果如下图所示。 1、将文中标题设为宋体、三号字、加粗、红色;居中、文字加边框和底 纹。 2、将所有段落首行缩进两个中文字符。 3、第一自然段设为楷体、五号字、加单下划线;段前、段后各空一行。 4、第二然段分为两栏(要分割线)并首字下沉。 5、第三自然段前两行设为隶书、五号字并加双下划线。最后一行分散对 齐。 6、最后三行加项目符号,如案例所示。 7、设置页眉为“现代化的办公室”、页脚为形如“第几页共几页”的页 码。 8、页边距设为:上、下、左、右均为3厘米。 9、页面边框设为艺术型边框如图所示。
24

标题设为宋体、三号字、 加粗、红色;居中、文字 加边框和底纹 页边距设为:上、下、左、 右均为3厘米。页面边框设为 艺术型边框如图所示。 所有段落首行缩进两个中 文字符,第一自然段设为 楷体、五号字、加单下划 线;段前、段后各空一行 第二然段分为两栏(要分 割线)并首字下沉 第三自然段前两行设为隶 书、五号字并加双下划线。 最后一行分散对齐 最后三行加项目符号 设置页眉为“现代化的办 公室”、页脚为形如“第 几页共几页”的页码

排版实例

25

此案例涉及到以下几个方面的知识

1. 字符排版 2. 段落排版 3. 页面排版

26

字符排版
?

字符排版即对文字进行格式化,如给文字设置 字体、字形、字号,添加下划线,以及设置颜 色、字符间距、文字效果等操作。以及为文字 加拼音、加圈等。 ? 方法:先输入文本,再进行格式排版,或先 设置格式,再输入文本。 ? 可通过: 单击【开始】选项卡的【字体】 功能区的相关按钮进行设置。

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字体格式设置

字符底纹 中文字特效 更多效果
28

段落排版
?

段落是以回车符“ ”作为一段的结束标记,如有时 需要换行但又不需另起一段,可键入人工换行符 “ ”,叫做分行符,用“Shift+Enter”组合键可达 到此目的。这就是我们在前面强调录入时如果不是一个 自然段就不要按回车键的原因。 所谓段落排版就是设置整个段落的外观,包括段落的对 齐方式、段落的缩进和段间距、行间距等以及边框和底 纹、项目符号、编号、中文版式等设置。

?

29

段落格式设置

段落的底纹 与边框 中文版式包括: 纵横混排、字符合并、 双行合一、字符缩放等
30

项目符号和编号
?

为了便于阅读,使文章更有层次感,可以通过Word的自 动编号功能,在选中的段落前添加项目符号或编号。
?

在【开始】选项卡的【段落】功能区单击 编号按钮 “ ”或项目符号按钮“ ”,在选中的各段前添加 简单的编号或项目符号。 单击上述按钮旁边的小三角可以在弹出的编号库和项目 符号库中选择其他的符号。

?

31

首字下沉
?

“首字”下沉,即某段的第一个字下沉,并且比该段的其它 文字都大,以引起人们注意。
有两种下沉的方式:下沉式和悬挂式。另外,还可以对字体、 下沉行数和距正文距离进行设置。 ? 在【插入】选项卡的【文本】功能区单击【首字下沉】按钮直 接选择首字下沉或悬挂方式,或选择【首字下沉选项】在弹出 的对话框中详细设置 。
?

提示: 对于案例中的第二段同时进行 首字下沉和分栏的操作,若先进行首 字下沉,然后再进行分栏,则不要将 下沉的首字选中,否则分栏命令不可 操作;一般先进行分栏后再首字下沉 较为方便。
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页面排版
?

页面排版即在打印之前,以页为单位,对文档 做进一步整体性的版面调整。 页面设置主要包括纸张大小的设置、页边距的 设置、页的方向的设置,怎样强行分页、分节、 分栏等,以及插入页码、脚注、尾注和打印文 档等内容。

?

33

页面排版例子

34

页面排版—页面设置(1/2)
?

页面设置包括页边距、纸张、版式等。

插入分页、分节符

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页面排版—页面设置(2/2)
?

其中【页边距】标签主要用于调整页边距、纸张的方向及装订 线的位置。

?
? ?

【纸张】标签中有系统提供的多种打印纸类型供用户选择。当 然用户也可以自定义打印纸的大小。
【版式】标签设置页眉、页脚离页边界的距离、奇偶页及首页 的页眉页脚内容是否相同等。 【文档网络】则设置每行、每页打印的字数、行数,文字打印 的方向等。

提示:【页面设置】对话框中的每个标签中都有【应 用于】列表框,如所设的参数对每页都有效,则选择 【整篇文档】。 注意:不要把页边距与段落的缩排相混淆。段 落的缩排是指从文本区开始算起缩进的距离。
36

页面排版—页面背景与边框
?

可以为页面设置背景颜色,也可以插入图片作为页 面的背景,一般背景图片设置水印。

水印可以是图片或文字

37

页面排版—分栏
?

在编辑报纸、杂志时,为了修饰文档版面,使版面更加生 动和具有可读性,经常对文档做一些复杂的分栏排版。

分栏

注意:往往分栏后,有时看不到分栏效果,有可能是以下原因之一:
① 当前处于“草稿”,草稿视图是看不到分栏效果的。 ② 如果当前是在“页面视图”下,还是看不到分栏效果,或分栏布 局不均匀,这是因为在分栏时,Word根据纸张的高度,从左到右布局, 如果要分栏的内容较少时,就会出现以上情况。解决的方法是在要在 分栏的文档结束处插入一回车符,增加一新空段落。 38

页面排版—分页
? 一般情况下,录入满一页后,系统会自动转入下一页, 但也有一页没满而需要另起一页的情况,例如,当进行 下一章文字的录入时,就需要强行分页。可以通过单击 【页面布局】选项卡的【页面设置】功能区中的【分隔 符】按钮插入分页符来强行分页。
注意:分页符是非打印 字符,用【Delete】键 即可删除。

单击此处选择分页符和分节符
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页面排版—分节
? 【节】是一个独立的编辑单位,对每一节可以进行不同 的页面设置。它不同于文章中的章、节的定义。你可以 根据需要在文中任何位置插入分节符,如果在文章中没 有插入过任何分节符,系统将文章整体看作一节。可以 通过单击【页面布局】选项卡的【页面设置】功能区中 的【分隔符】按钮插入分节符来对文档进行分节。 ? 利用分节的功能,可以在同一篇文章中根据需要设置不 同的页眉、页脚;及不同的页面设置等。例如:在一篇 论文中,正文部分以前的前言、摘要、目录部分的页码 形式为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……,正文部分的页码形式为1、2、 3……,则首先必须在正文部分前插入一个分节符,然后 分别在这两节中插入不同形式的页码。
40

插入页眉和页脚
在【插入】选项卡中选择【页眉和页脚】功能区的 插入页眉、页脚按钮。

页眉

注意:当选中页眉或页脚时,会增加页眉和页脚工具选项卡。
41

插入页码
选择【插入】选项卡的【页眉和页脚】功能区单击 【页码】按钮选择一种页码格式,也可以选择【设置页 码格式】在弹出的对话框中设置编号格式、页码编号等。

42

插入脚注和尾注
脚注和尾注是对文本内容的说明、补充和解释。 ? 脚注位于页面底端,对文档内容进行注释说明;而尾注 位于文档的结尾处,用于对文档引用的文献进行注释。 ? 脚注和尾注由两个互相链接的部分组成:注释引用标记 和与其对应的注释文本。 ? 在【引用】选项卡的【脚注】功能区,单击【插入脚注】 和【插入尾注】按钮插入脚注和尾注。
?

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页面排版—打印
?

在【文件】选项卡选择【打印】按钮,设置打印方式 并预览打印页面。

预览 打印 效果

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x.1.3 表格制作
案例三
?

按下述要求完成表格的制作。 ? 1、建立表格,输入内容。第一行行高1厘米、最小值,5 号字、加粗,水平、垂直居中。其余各行行高0.8厘米、 最小值,文字垂直靠下对齐、水平靠右对齐,但“学号” 一列水平居中对齐。

表格1

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案例三(续)
? ?

2、分别将表格的右边插入一列,列标题为“总成绩”; 下边插入一行,内容如图所示。并计算出“总成绩”。 3、将表格外框线设为3磅粗线,内框线1磅,并按案例中 所示,部分设为双线。最后一行、最后一列添加25%的 灰色底纹。

表格2

46

案例三(续)
?

建立结构自由的表格。

表格3
47

此案例涉及到以下几个方面的知识

1、创建表格 2、表格编辑 3、格式化表格 4、表格数据的统计

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创建表格
?

在【插入】选项卡的【表格】功能区单击【表格】按 钮选择插入表格的方式。包括插入表格、绘制表格、 文本转成表格等。

?

选中表格后,会自动显示【表格工具】选项卡,包括 设计和布局两部分。

49

表格设计

设置表格样式

设置边框和底纹

表格边框和底纹的 详细设置对话框
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表格布局

增加行和列

合并、拆分单元格

单元格对齐方式

51

表格数据的统计
表格行列号表示: 列号 A,B,C... ,行号 1,2,3... 单元格 地址: 列行号 如B4 、F7 表格区域:左上角列行号 : 右下列行号 如 A4:C9 定位在存放计算 结果的单元格 选择【表格工具】选项卡的 【数据】功能区的【公式按 钮】 选择函数或输入 公式及输入计算 的区域

注意:当不同单元格进行同一种功能的统 计时必须重复编辑公式或调用函数,效率很低, 而最大的问题是当被统计的单元格内容改变时 统计结果不能自动重新计算。高效和动态的表 格数据管理可以使用电子表格软件EXCEL。

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x.1.4 图文混合排版
案例四
?
?

要求设置出案例所示的图文混合排版效果。

? ? ?

1、标题设为艺术字,其格式以案例所示。 2、插入剪贴画“个人电脑”设为嵌入式,其它为浮动式, 分别为紧密型、浮于文字上方和衬于文字下方,衬于文字下 方的图形设为“冲蚀”作为背景效果。 3、插入文本框并作“阴影”处理,同时添加文字。 4、插入自选图形和数学公式。 5、插入自选图形的两个云形标注和基本形状中的“笑脸” 并加以组合。

53

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此案例涉及到以下几个方面的知识
1. 插入图片 2. 图片的编辑和格式化 3. 图文混排

55

插入图片、形状、艺术字等对象

插入图片、剪贴画、绘制形状图形、图表、文本框、艺 术字等的方法是选择【插入】选项卡中的插图和文本功 能区的相关按钮。 ? 选中图片、文本框、艺术字等对象时,会弹出相应的工 具栏选项卡供设置格式。 ? 使用文本框可制作特殊的标题:文中标题、栏间标题、 边标题、局部竖排文本效果等。
?
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图片的编辑和格式化
插入文中的图片,和文字一样可进行复制、移动和删除 等操作,也可进行尺寸大小的调整、裁剪、旋转等操作; ? 对于部分图片还可以进行组合、取消组合等处理;
?

57

插入公式
?

在【插入】选项卡的【符号】功能区单击【公式】按钮, 选择一种内置的公式或者选择【插入新公式】,会弹出 【公式工具】选项卡。选择合适的按钮编辑公式。

58

插入自选图形
?

在【插入】选项卡的【插图】功能区选择【形状】按钮。
需要组合多个图形时, 可以先新建绘图画布, 再把多个图形放到绘图画布里。 绘图画布提供图形与文档其余部分之间的边界。 默认情况下,绘图画布没有边界或背景, 但是可以像对任何图形对象一样 对绘图画布应用格式。

例:绘图画布效果

哈哈,要下 雨了!

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图文混排(1/2)
? ?

图片和文字存在着3种层次关系。浮于文字上方、衬于文字下方、 于文字位于同一层。只有当图文位于同一层时正文才做出让路。 单击【绘图工具】选项卡的【排列】功能区的【位置】按钮, 选择一种文字环绕方式,或者选择【其他布局选项】在弹出的 对话框中选择更多的文字环绕方式。或者单击【页面布局】选 项卡的【排列】功能区的【位置】或【自动换行】按钮设置文 字环绕方式。

其中对“衬于文字下方”的图片一般设置成“冲蚀”颜色,以突出图片的 背景效果。与文字位于同一层的有“嵌入型”、“紧密型”、“四周型”等。 如果希望图片作为文章中的一个特殊符号或标记,可把图片设置为“嵌入型”。

60

图文混排(2/2)
“嵌入式”图片直接放置在文本的插入点处,占据了文本的 位置。选中该图片时,其四周出现8个黑色实心小方块,如 果把图片缩小,可以作为文本的一个特殊符号或标记。如果 要移动它,其操作同于文本的移动。 ? 而“浮动式”图片可以插入图形层,可放在文本或其它对象 的前面或后面。选中其图片时,四周出现8个空心小方块, 此时,图片独立于文本,可用鼠标在文本中随意拖动图片。
?

61

x.1.5 高效排版
案例五
? ?

对某一文章进行如下设置:

?

1、定义标题样式,将“目录”及“第一章 绪论”定义 为标题1,1.1到1.5定义成标题2; 标题1定义为二号字、黑体、加粗、红色、居中、段前 及段后各空0.4行或4磅,单倍行距;标题2定义为四号 字、楷体_GB2312、加粗、蓝色、左对齐,段前空0.2 行或3磅,单倍行距;另定义正文样式:五号字、宋体、 首行缩进2个字符。 2、在“目录”行下作一个2级目录。

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高效排版案例原始稿

63

高效排版案例样稿
用标题1、 标题2及正 文样式设置 并插入目录 后的样例:

64

此案例中涉及到以下几个知识

1、样式 2、创建和更新目录 3、生成图表目录 4、模板

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样式
所谓样式,是指一组已命名的字符

格式和段落格式。应用样式格式化文档
可以大大地提高文档质量和工作效率。
在Word中提供了近百种内部样式,用户也可以修 改已有样式或建立新的样式以满足自己的需要。

66

样式—应用样式
选中文本后,在【开始】选项卡的【样式】功能区单击某种样 式名称选择一种样式。

单击滚动条 可以选择更多样式
67

样式—创建样式
?

快速新建样式:选中已经设置好格式的文本或段落,单击【开始】选 项卡的【样式】功能区滚动条打开样式选项,选择【将所选内容保存 为新快速样式】。
单击此处建立新样式

?

单击【开始】选项卡的【样式】功能区的小三角打开样式对话框 新建或管理样式。
? 样式用得最多的是字符样式 和段落样式,字符样式包括 字符的字体、字型等字符的 格式;段落样式包括段落的 对齐方式、段间距、行间距 等。 段落样式要设置大纲级别, 大纲级别包括有正文文字、 1~9级大纲级别。(1~9级大 纲级别一般用于标题的样式) 68

单击 此处 建立 新样 式

?

样式—修改或删除样式

在【样式】工作区中 选中一个样式名时, 它的右边会出现 下拉按钮。 单击此按钮可以选择 修改样式或删除样式。

69

目录
目录是文档中标题的列表,可以将 其插入到指定的位置。您可以通过目录 了解在一篇文档中论述了哪些主题,并 快速定位到某个主题。即目录的作用是 方便读者准确的找到所要找的标题的位 置。 您可以为要打印出来的文档以及要 在 Word 中查看的文档编制目录。显示 文档时,目录中将包括标题及相应的页 号。按住【 Ctrl】键,光标变成一只 手,标题将显示为超级链接,这时您可 以直接跳转到某个标题。
70

创建目录
创建目录的前提是文中各级段落标题使用了“具有大纲 级别的样式”,如“标题1”样式。在【引用】选项卡的 【目录功能区】单击目录按钮选择手动或自动插入目录,或 选择【插入目录】按钮详细设置目录格式 。
在此设置制 表符前导符、 显示级别等, 确定后即在 光标定位处 插入所要求 的格式的目 录。

71

更新目录
?在【引用】选项卡的【目录】功能区单击【更新目录】按

钮选择“只更新页码”或“更新整个目录”。

72

题注
?

题注是当我们向文档中插入表格、图、公式等对象时, 在它的上方或下方加入“图1.1”或“图1.2”等说明性的 文字。题注是生成图表目录或交叉引用的前提。Word 2010提供了强大的题注功能。 建立图表目录时,自动搜索文档中的题注。 题注可以手动添加,也可以针对某种对象自动添加。题 注的编号是自动变化的,每插入一个题注,后续的题注 编号自动更新。 删除图表和题注后,只要右键单击其它的题注标号在快 捷菜单中选择【更新域】命令,题注标号就可以自动更 新了。
73

? ?

?

添加题注的方法
?

?

手动添加题注:在【引用】选项卡的【题注】功能区单击 【插入题注】按钮,在弹出的“题注”对话框中选择对象的 标签或选择【新建标签】,然后选择其它选项。 自动添加题注:在“题注”对话框中单击【自动插入题注】 按钮,可以选择对哪些对象自动插入题注。 注意:自动添加题注时对“自选图形”不起作用。所以一般 采用手动添加题注的方法。

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手动添加题注实例
?

例:

1. 在“标签”栏中查找自己需要的标签 (即“图”),若没有,则单击对话框 中的【新建标签】按钮,在“新建标签” 对话框中键入新的标签名称(例如“图 1.”),单击【确定】按钮,返回“题注” 对话框,这时“题注”栏显示“图1.1”。

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手动添加题注实例(续)
3)单击【确定】按钮,则同时在Word文档中出现 “图1.1”,只需在其后面键入图标题的名称如“星 与旗帜”即可。
4)每插入一幅图,就需要在【引用】选项卡的 【题注】功能区单击【插入题注】按钮,在弹出 “题注”对话框,只要在“标签”下拉列表中选择 刚才新建的标签“图1.”,则题注的编号会自动更 新为2、3……,在“题注”栏中可以观察到题注自 动更新为图1.2、……,这样就可以轻松地将所有 的图标题设置好。
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图表目录
有的长文章中包含有大量的图形、表格和公式等对象,为了让读者方 便地找到某个对象,可以为这些对象编制图表目录。如下图。

插入方法:对各对象添加题注后,在【引用】选项卡的【题注】功能区单 击【插入表目录】按钮插入图表目录。
选择题注标签区分 不同的目录。比如:题注标签 为“图1.”,则插入图的目录, 题注标签为“表格1.”, 则插入表目录。
77

交叉引用
?

?

在正文中插入如“图1.1”或如“表格1.1”所示等文字来引用图表。图 表的交叉引用可以使得图或表发生变化时,引用处自动更新。这样就避 免了手动逐一修改,图序号编排容易出错,以及文中引用与实际图序号 不一致的情况。 当图或表标题的序号发生变化时,只要选中全文,单击右键,选择【更 新域】命令 ,则文档中引用图序号的位置其序号也会随之更新。
引用处

题注

引用内容选择

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交叉引用举例
如把“图1.2 云彩”和相应的图删 掉,“如图1.2 所示”也删掉,然后 选中所有内容右击,在弹出的下拉菜 单中选择“更新域”命令,则如下图:
文中引用 的图序号 一定要使 用“交叉 引用”命 令来实现!

79

模板
?

样式为不同的段落设置相同的格式。模板则决定了文档的基 本结构和文档设置,即文档的框架。如要编排多篇具有相同 格式的文档,为了提高效率,可使用模板。

80

模板
?

? ?

在新建文档时,Word 2010提供了如报告、博客、信函 等模板以方便用户撰写文档。模板有些在本机中,更多 的在office.com网站上。模板以.dot为扩展名存放在 Template文件夹下。网络上的模板则通过网络查找。 默认情况下创建“空白文档”使用的是Normal.dot模板, 其规定正文为宋体、5号字,内容为空白。 用户也自定义模板。

一些样本模板

81

x.1.6 修订功能
案例六

请对上面一句话做如下修订: 1、第一行中的图标中的“标”改为“表”。 2、第二行最后的“图表目录”的字号设置为二号字。
?

修订功能在文档的审阅中经常用到。在文档提交审阅时, 修订标记能让作者跟踪审阅者对文档所做的修改,一个接 一个地复审,并可做出接受或拒绝所做修订的选择。

82

此案例涉及到以下几个方面的知识

1、审阅者审阅并进行修订 2、作者接受或拒绝审阅者的修订

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审阅者审阅并进行修订
?

在审阅者修改所审阅的文章之前,首先打开修订功能,然后 可以在文档中直接修改。文档作者接受审阅者的修改后,文 档的修改才真正完成。
审阅者可以选择显示方式

带修订标记的最终稿

84

修订标记设置
?

单击【审阅】选项卡的【修订】 按钮下方的小三角,选择【修 订选项】命令,在弹出的对话 框中设置。

例如,标记的设置如下: ? 插入内容: 用双下划线、颜色为蓝色。 ? 删除内容: 用删除线、颜色为青绿。 ? 格式修订: 仅颜色、颜色为鲜绿。 ? 修订行: 左侧框线、颜色为粉红色。

85

修订后的文档显示状态
?

文档修订后,可用4种不同的状态来显示文档。

86

修订后的文档显示状态(续1)
原始状态

最终状态

标记的原始状态

标记的最终状态

87

修订后的文档显示状态(续2)
?

4种不同的显示状态可看出:
原始状态:显示打开修订功能之前的文档状态。 ? 最终状态:显示经过审阅者修订之后的文档状态。 ? 显示标记的原始状态:显示打开修订功能之前的文档状态, 并附加上审阅者所做的修订的标记。例:被删除的文字加 上了删除线,而插入的文字用气球形的标记加在页边距的 空白处。 ? 显示标记的最终状态:显示经过审阅者修改之后的文档状 态,并附加上审阅者所做的修订的标记。例:插入的文字 已加入到文档正文中,但有下划线并用不同的颜色显示, 被删除的文字也已从正文中去掉,同时在页边距空白处用 气球形的标注加以说明。
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88

作者接受或拒绝审阅者的修订
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选中修改的对象后,在【审阅】选项卡的【更改】功 能区单击【接受】或【拒绝】按钮,接受或者拒绝审 阅者的修订。

单击按钮下方的小三角 会弹出更多接受或拒绝修订 的选项。

89

思考题(1/2)
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1.如想从网上获取文字素材用在Word中,复制时若直接选择 【粘贴】命令,可能出现什么问题? 2.当将一篇文档中的文字粘贴到另一文档中时,如何保证其样式 不变? 3. Word中的【保存】和【另存为】命令有什么区别?如不希望 某文件被别人打开浏览,应怎样处理? 4. Word文档中“回车符”的作用是什么?它也可以和文中普通 的文字一样被插入或删除吗?如有时需要换行但又不需另起一段, 应怎样处理? 5. Word中的【查找】与【替换】命令可以作用于文中哪些对象? 6.“节”的概念是什么?分节可以解决许多问题,试举例说明。 如何使目录和正文的页码不同? 7. Word文档中插入的图片浮动式与嵌入式的区别是什么?
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思考题(2/2)
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8.当你插入文本框、自选图形中的图形时,若不想使用Word自动弹 出的绘图画布,应怎样处理? 9.什么是“样式”?如何在Word文档中创建样式和使用样式? 10.如何快速复制一篇Word文档中多处的文字,并粘贴到另一篇 Word文档中?

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11.如何自动生成一篇文章的目录?
12.对于一部有若干章节的书,如何设置页眉,使奇数页页眉为章标 题,偶数页页眉为节标题? 13.如何手动添加题注?又如何在正文中对题注进行交叉引用?怎样 生成图表目录?

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