Office2003 Word


Office2003 word 使用技巧V1.0
唐 波
深圳赤湾港航股份有限公司港务本部人事部 2009年07月

第一章
Word文档的操作技巧

使用快捷键启动word
每次用常规方法启动Word都 比较麻烦,可以为Word程序定 义快捷键,以便快速启动。其 具体操作步骤如下:
? 在Word程序图标上单击鼠标右

键,在弹出的快捷菜单中选择 “属性”命令,打开相应Word 版本的属性对话框。 本框中,在键盘上按下所需的 键,如【A】键,系统自动设为 【Crel+Alt+A】组合键,单击 【确定】按钮。

? 将插入点定位到“快捷键”文

一次性保存所有文档
将所有打开的Word文档一次性全部保存的方法有两种:
? 方法一:按住【Shift】键不放,用鼠标单机“文件”菜单,

则打开的菜单中“保存”命令将变为“全部保存”命令,选 择改命令,Word将自动对打开过的所有文档进行保存。
? 方法二:按住【Shift】键的同事单击“常用”工具栏上的

“保存”按钮,改按钮将变为另一个形状,同时保存所有打 开的文档。

自动保存文档
Word具有自动保存功能,以避免 在编辑文档的过程中遇到断电或死 机等意外情况而造成工作内容丢失。 设置自动保存的操作步骤如下:
? 选择“工具/选项”命令,打开

“选项”对话框。

? 单击“保存”选项卡,选中“自动

保存时间间隔”复选框,在“分钟” 数值框中设置要让Word自动保存文 件的时间间隔,设置完成后单击 【确定】按钮。
注意:若电脑的内存过小,则时间间隔 不能设得太小,否则将影响文档的编辑进 度,一般设为5-15分钟。

设置文档的安全性
在Word中提供了为文档创建密 码的保护功能,防止其他用户打 开或修改该某些重要的文档,以 提高文档的安全性和保密性。为 文档创建密码的操作步骤如下:
? 打开文档,选择”工具/选项“命

令,打开”选项“对话框。

? 单击”安全性“选项卡,在”打

开文件时的密码“或”修改文件 时的密码“文本框中输入密码, 单击【确定】按钮。 输入一遍打开/修改文件时的密码 “文本框中再次输入该密码,单 击【确定】按钮。

? 在”确认密码“对话框的”请再

在其他word版本中打开其他版本 创建的文档
? 默认的情况下,低版本的Word程序无法打开使用高版本Word

程序创建的文档,但用户可按照如下方法使Word2003创建的 文档能在其他低版本的Word中打开。
? 在Word2003中打开文档,选择“文件/另存为”命令,打开

“另存为”对话框。
? 在“保存类型”下拉列表框中选择“Word97-2003 & 6.0/95

– RTF(*.doc)”选项,单击“保存”按钮

快速最大化和还原word窗口
快速最大化和还原Word窗口可以使我们进行其他操作, 以提高工作效率,主要有两种方法:
? 方法一:双击Word窗口的标题栏即可使窗口在最大化和还原

状态之间切换。
? 方法二:在文档编辑区的水平滚动条和垂直滚动条交叉处的

方框内双击即可使窗口在最大化和还原状态之间变化。

将文本内容转换为图片
将文本转换为图片的操作步骤如下:
? 选择要转换为图片的文本内容,按【Ctrl+X】组合键将其剪

切到剪贴板中。 框。

? 选择“编辑/选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话
? 选中“粘贴”单选项,在“形式”列表框中选择“图片

(windows图元文件)”或“图片(增强型图元文件)”选 项。 档中。

? 单击【确定】按钮将选择的文本内容转换成图片并粘贴到文

注意:如果选择的文本内容超过1页,转换成的图片将换自 动缩小并显示在1页中。

将两个word文档并排比较
当需要比较两份文档的内容或有两份相似文档需要对比 制作时,可以使用Word的并排比较功能,将打开的两个文档 同步滚动且并排比较。其具体操作步骤如下:
? 打开要比较的文档,在任意一个文档中选择“窗口/并排比

较”命令,打开“并排比较”对话框。
? 在“并排比较”列表框中选择需要与当前文档并排比较的文

档,单击【确定】按钮即可将这两个文档并列排放在屏幕上。

恢复格式拯救被损坏的文档
利用恢复格式的方法修复损坏文档的操作步骤如下:
? 打开被损坏的文档,选择“文件/另存为”命令,打开“另

存为”对话框。
? 选择文件保存路径,输入文件名,在“保存类型”下拉列表

框中选择“RTF格式”选项,单击【保存】按钮,关闭“另 存为”对话框。
? 打开刚才保存为RTF格式的文件,选择“文件/另存为”命令,

打开“另存为”对话框。
? 选择保存路径并重命名文件名,在“保存类型”下拉列表框

中选择“Word文档”选项。
? 单击【保存】按钮,关闭“另存为”对话框,然后关闭RTF

文档,再打开刚才保存的Word文档。

使用修复功能修复被损坏的文档
使用修复功能修复被损坏的文档的方法为:
? 选择“文件/打开”命令,打开“打开”对话框,选择要修

复的受损文档,单击【打开】按钮旁边的下拉按钮,选择 “打开并修复”命令即可。

找回因意外而丢失的工作内容
在编辑文档时,有时会因电脑死机或突然断电等意外情况 使文档内容丢失,此时可利用其修改时间来找回,具体操作 步骤如下:
?

打开“打开”对话框,在“查找范围”下拉列表框中依次打开 c:\Documents and Settings\登录用户名\Application Data\Microsoft\Word\文件夹(如果操作系统安装在其他磁盘分区,则盘 符改为相应盘符)。 在“文件类型”下拉列表框中选择“所有文件”选项。 单击“视图”按钮右侧的按钮,在弹出的下拉菜单中选择“详细信息”命 令,再单击文件列表框中的【修改日期】按钮,将所有文件按时间排列。

? ?

?

选择修改时间最近的文件,单击【打开】按钮打开文档后,将该文件进行 保存。
注意:使用该方法前需设置Word的自动恢复功能或保留文件备份功能, 即在”选项“对话框的”保存“选项卡中选中”启动保存时间间隔“复选 框并设置间隔时间,选择”保留备份“复选框可设置保留文件备份功能。

第二章
Word文档编辑技巧

即点即输
编辑文档时,在文字后面需要空出一部分再输入文字, 很多用户都是通过按【Enter】键与空格键的方式来留出空 白位置的。其实在Word文档中只需在要输入文本的空白位置 处双击,系统就会自动在前面加入段落标记与空格,并且将 插入点定位在双击鼠标出,直接在此输入内容即可。

快速输入一些特殊符号
?
? ?

?
? ? ? ? ? ?

点击“输入/特殊符号”,在这里可以输入大部分我们所需要用到的 一些特殊符号。 快速输入注册符?,按【Ctrl+Alt+R】组合键。 快速输入版权符?,按【Ctrl+Alt+C】组合键。 快速输入商标符?,按【Ctrl+Alt+T】组合键。 快速输入倒转的问号?,按【Ctrl+Alt+Shift+?】组合键。 快速输入倒转的感叹号? ,按【Ctrl+Alt+Shift+!】组合键。 快速输入乘号×,按【Alt】键不放,在小键盘上依次按数字0215, 释放按键后即可输入乘号。 快速输入除号÷,按【Alt】键不放,在小键盘上依次按数字0247, 释放按键后即可输入除号。 快速输入平方符号? ,按【Alt】键不放,在小键盘上依次按数字 0178,释放按键后即可输入平方符号。 快速输入立方符号? ,按【Alt】键不放,在小键盘上依次按数字 0179,释放按键后即可输入立方符号。

快速输入大写中文数字
快速输入大写中文数字的操作步骤如下:
? 选择输入的阿拉伯数字,如“123456”,选择“插入/数字”

命令,打开“数字”对话框。
? 选择“数字类型”下拉列表框中的“壹、贰、叁……”或

“一、二、三……”选项,单击【确定】按钮,则选择的阿 拉伯数字将转换为大写数字。
注意:这种转换方法不支持带小数的数值(对于带小数的数字仅转换整 数部分)。

快速换页
当编辑到需要换页的位置时,如果使用直接按【Enter】 键的方法换页,不仅效率不高,而且在需要对前面的内容进 行增减等修改时,还会影响到后面的排版。此时按 【Ctrl+Enter】组合键便自动跳到下一页,继续输入文档内 容即可。

快速选择
? 按住【Ctrl】键的同时单击鼠标左键即可选择插入点所处位

置的整句文本。

? 将光标置于文档左侧的空白处,当光标变为空心光标形状时

单击鼠标左键即可选择一行文本。

? 将光标置于文档左侧的空白处,当光标变成空心光标形状时

按住鼠标左键不放上下拖动即可选择任意行数的文本内容。 容选中。

? 将光标置于文档任意一处,按【Ctrl+A】即可将所有文档内

? 选择不连续文本的方法:拖动鼠标选择任意文本,然后按住

【Ctrl】键不放,继续拖动鼠标选择其他要选择的文本内容。

快速复制网页中的文字
使用网页中的内容是编辑文档时经常要用到的操作,但由 于网页文件过大,往往在执行粘贴操作后需要相当长的时间 才能完成,甚至有可能造成死机。当只需要网页中的文字资 料时,可以使用选择性粘贴功能来操作,具体操作步骤如下:
? 拖动鼠标选择网页中需要复制的文本内容,如果中间有图形

等其他元素,也一起选择,按【Ctrl+C】组合键。
? 切换到Word窗口中,将插入点定位到文档中所需位置,按

【Alt+E+S】组合键,打开“选择性粘贴”对话框。
? 在“形式”列表框中选择“无格式文本”选项,单击【确定】

按钮完成操作。 补充:复制快捷键【Ctrl+C】,剪切快捷键【Ctrl+X】,粘 贴快捷键【Ctrl+V】。

查找、替换文本
用户可以使用查找功能在文档中查找任意字符,如中文、 英文、数字和标点符号等,查找其是否出现在文本中以及在 文本中出现的闻之,并判断是否要进行替换。查找文本的操 作步骤如下:
? 选择“编辑/查找”命令,打开“查找和替换”对话框。
? 在“查找内容”文本框中输入查找内容。 ? 单击【查找下一处】按钮或按【Enter】键,Word自动在文

档中从插入点位置开始查找到第一个目标内容并以黑底白字 显示。再次单击该按钮将继续查找。
文档的查找,单击【确定】按钮关闭提示对话框。

? 当查找完成以后,将打开一个提示对话框,提示Word已完成

查找、替换文本
? 单击【取消】按钮或标题栏右侧的“关闭”按钮,关闭“查

找和替换”对话框。

替换的操作方法:
? 选择“编辑/替换”命令,打开“查找和替换”对话框的

“替换”选项卡。

? 在“查找内容”文本框中输入查找内容;在“替换为”文本

框中输入替换后的文本。

? 单击【替换】或【全部替换】按钮进行替换。 ? 当替换完成以后,将打开一个提示对话框,提示Word已完成

对文档的查找,单击【确定】按钮关闭提示对话框。 找和替换”对话框。

? 单击【取消】按钮或标题栏右侧的“关闭”按钮,关闭“查

统计文档字数
在Word中添加“字数统计”工具栏,在编辑文档时可以 随时方便、快速的统计文档字数。其方法为:选择“试图/ 工具栏/字数统计”命令,在工作界面中将出现“字数统计” 工具栏,单击“字数统计列表”下拉列表框右侧的下拉菜单, 在打开的下拉列表中显示了文档的字符统计信息。当需再次 统计时,单击“重新计数”按钮即可更新计数。

如何修改“改写”功能
在平时的文档操作过程当中我们会碰到一个问题,就是 在修改文档中某个词语或字的时候,当输入完正确的词语或 字的时候光标后面的字符就自动删除了,这个功能对于修改 文档时很麻烦,用户也不知道是开启哪个功能。其实这是开 启了Word里改写这个功能,要关闭的方法很简单,按一下键 盘上的【Insert】键就可以关闭,再按一下就又会开启。

第三章
Word表格与文字处理

绘制斜线表头
制作各种汇总报表时,需要在表头中绘制斜线,利用 Word特有的斜线表头功能,可以轻松完成这项工作。其具体 操作步骤如下:
? 单击要添加斜线表头的表格,选择“表格/绘制斜线表头”

命令,打开“插入斜线表头”对话框。
? 在“表头样式”下拉列表框中选择样式,在其下的“预览”

栏中将看到设置后的效果。在“字体大小”下拉列表框中选 择字号,在“行标题”与“列标题”文本框中输入相应内容, 完成后单击【确定】按钮。
? Word将在所选表格的第一行第一列的单元格中插入斜线表头,

在其上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择相应选项科 对表头进行编辑。

选择表格
? 将鼠标移到欲选择单元格的左边框上,当光标变成实心箭头

形状时,单击鼠标左键即可选择该单元格。
? 将鼠标移到欲选择行的左侧,当光标变成空心箭头形状时单

击鼠标左键即可选择该行单元格。
? 快速选择一列单元格的方法如下:将鼠标光标移到欲选择列

的顶端,当光标变成实心向下箭头形状时单击鼠标左键即可 选择该列单元格。
? 选择整个表格的方法如下:鼠标单击表格任意位置,再单击

表格左上角出现的 个表格拉满。

标记即可。或直接点击鼠标左键将整

在表格上加空行
制作好表格后才发现忘了为表格输入标题,此时可以快 速在表格上方插入空行,方法为:
? 将插入点移到表格第一行第一列单元格内的最前,然后按

【Enter】键即可在表格上方插入一行空行。

同时调整多列的宽度
? 同时调整多列的宽度是指在调整某列宽度时让其他列以相同

的变化率进行调整,其方法为:在用鼠标拖动某个列先的同 时按住【Ctrl】键,这样位于该列线右侧的所有列的宽度都 会以相同的变化率进行相应调整,而整个表格宽度保持不变。
? 快速按表格内容调整列宽的方法为:选中要调整宽度的多列

单元格(单列可以不选择)后,将光标至于最左侧的列线上, 当光标变为形状时双击鼠标左键即可使选择列的列宽自动根 据单元格的内容长度进行调整。

在word表格中制作下拉列表
在表格中制作下拉列表的操作步骤如下:
? ? ? ?

在Word中根据需要设计好表格,将固定不变的内容输入到表格中。 将插入点定位于需要添加下拉列表的单元格中,选择“试图/工具栏/窗 体”命令,显示“窗体”工具栏,单击“下拉型窗体域”按钮。

当前单元格中将出现窗体域,并以灰色底纹显示,双击该窗体域,打开 “下拉型窗体域选项”对话框。
在“下拉项”文本框中输入需要添加第一个列表项,单击【添加】按钮 进行添加,使用同样的方法依次输入并添加其余列表项。选中“启用下 拉列表”复选框,单击【确定】按钮,完成单元格的下拉型窗体域的设 置。 按同样的方法添加其他单元格的下拉型窗体域,完成后单击“窗体”工 具栏中的“保护窗体”按钮。在任一窗体域单元格上单击鼠标左键,单 击其右侧出现的下拉按钮,即可从打开的下拉列表中选择需要输入的内 容。全部选择好后,再次单击“保护窗体”按钮,接触锁定。 提示:窗体域中的灰色底纹用于提醒用户该域的具体位置,并不会被打 印出来。

?

?

使用快捷键法实现段落首行精确 缩进
在“段落”对话框中设置缩进的好处是可以精确地控制 缩进量,但每次都需要手动输入数值。其实,运用快捷键也 可以轻松实现段落首行缩进。其方法为:
? 将插入点定位在要缩进的段落或行中,按住【Alt】键的同

时用鼠标拖动水平标尺上的段落标记,此时标尺将出现数值, 它显现出当前缩进量,单位是“字符”。以这种方式拖动时, 段落将进行微量移动。

巧设列距
打开“段落”对话框,在“缩进和间距”选项卡的“行 距”下拉列表框中可以设置文本每行的间隔距离,但这里却 没有设置列距的选项。是不是在Word中无法设置列距呢?并 不是这样的。在Word中也可以设置列间距,其具体操作步骤 如下:
? 打开“页面设置”对话框,单击“文档网络”选项卡。 ? 在“网络”栏中选中“文字对齐字符网格”单选项,在“字

符”栏中的“每一行”数值框中输入每行的字符个数。
? 单击【确定】按钮,文档中每行的字符将按设置的数值排列,

即相应地增加了列距。

使用只能标记快速恢复编号
在为文本添加编号时,有时需中断编号,而在一定的位 置又要恢复编号。此时,可在文档中使用智能标记来达到此 目的,具体操作步骤如下:
? 在已添加自动编号的段落后按【Enter】键,插入点跳到下

一行,同时自动出现编号。 ? 按【BackSpace】键删除该段的自动编号,输入一段或几段 常规文本。 ? 输入完毕按【Enter】键进行分段,插入点跳到下一行,单 击“格式”工具栏中的“编号”按钮 ,Word重新开始编 号,同时在编号前面出现“自动更正选项”智能标记 , 单击其右侧的下拉按钮,在打开的下拉菜单中选择“继续编 号”命令,则编号将接着停止的序号继续编号。

一次性转换多篇文档的格式
在Word中,额可以一次性将Word文档与其他类型的文件 (如.xls、.ppt、.wps或.html等格式的文件)进行相互转换。其具体操作 步骤如下:
? ? ?

?

?

? ?

将要转换的文件保存到同一个文件夹中,在Word窗口中选择“文件/新建” 命令,打开“新建文档”任务窗格。 单击“本机上的模板”超链接,打开“模板”对话框,单击“其他文档” 选项卡,选择“转换向导”选项。 单击【确定】按钮,打开“转换向导”对话框。单击【下一步】按钮, 根据所需选择“将其他文件格式转换为Word文档”或“从Word文档格式 转换为其他格式的文件”单选项,在其下方的列表框中选择要转换的文 件类型。 单击【下一步】按钮,分别单击“源文件夹”和“目标文件夹”栏后面 的【浏览】按钮,打开相应的对话框,选择源文件夹与转换后要保存到 的目标文件夹。 单击【下一步】按钮,在“可用文件”列表框中选择要转换的文件,如 果全部都需要转换,可以单击【全选】按钮,将其添加到“转换文件” 列表框中。 单击【完成】按钮,Word便开始自动转换选择的文件。 转换完毕,将打开提示对话框询问是否还需转换其他文件,单击【否】 按钮关闭对话框即可。

页眉和页脚的设置
? 当文档处于“页面”试图时,在页眉或页脚编辑区双击鼠标

左键即可进入“页眉和页脚”试图,同时在窗口中显示“页 眉和页脚”工具栏;而双击页面正文区便可快速退出“页眉 与页脚”视图。 ? 缩短页眉横线长度。打开文档,为其设置页眉,双击页眉横 线,进入“页眉和页脚”视图。在页眉编辑状态下,用鼠标 将负责文档左右缩进的标尺拖放到满意的位置。 ? 去除页眉的横线。双击页眉横线,进入“页眉和页脚”视图。 将插入点置于页眉区,在“格式”工具栏的“样式”下拉列 表框中选择“正文”选项,即可去除页眉区中的横线。 ? 添加个性化页眉横线。进入“页眉和页脚”视图,去除原来 的页眉横线。选择“格式/边框和底纹”命令,打开“边框 和底纹”对话框,单击其底部的【横线】按钮,打开“横线” 对话框。在列表框中选择满意的图片,单击【确定】按钮即 可将该图片插入到页眉区中。

插入带章节号的页码
在有多级标题的文档中插入带章节号的页码的操作步骤 如下: 选择“插入/页码”命令,打开“页码”对话框。按需设置 页码的位置与对齐方式后,单击底部的【格式】按钮,打开 “页码格式”对话框。 在“数字格式”下拉列表框中选择页码要采用的数字格式。 选中“包含章节号”复选框,在“章节起始样式”下拉列表 框中选择要显示至几级标题,再在“使用分隔符”下拉列表 框中选择一种分隔符。 在“页码编排”栏中选中“起始页码”单选项,并在其后的 数值框中设置起始页码。 单击【确定】按钮即可插入带章节号的页码。

?

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?

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第四章
Word文档的打印

加快打印速度小技巧
Word默认的后台打印方式虽然可以使编辑文档与打印操 作两不误,但在电脑配置较低的情况下使用这种打印方式将 严重影响打印速度,此时可以取消后台打印以加快打印速度。 其具体操作步骤如下:
? 选择“工具/选项”命令,打开“选项”对话框。 ? 单击“打印”选项卡,在“打印选项”栏中取消选中“后台

打印”复选框,单击【确定】按钮。

利用打印选项把多页文本打印到 一张纸上
利用打印选项把多页文 本打印到一张纸上的操作 步骤如下(如打印一分4页 的文档):
? ?

选择“文件/打印”命令, 打开“打印”对话框。 在“每页的版数”下拉列 表框中选择“4版”选项, 单击【确定】按钮。

注意:在“每页的版数” 下拉列表框中还有“1版”、 “2版”、“6版”、“8版” 等,当一页纸显示的版数 越多,文字就会越小,因 此应根据实际效果来选择 打印的版数。

双面打印word文档
设置双面打印文档的常用方法有三种:
? 方法一:选择“工具/选项”命令,打开“选项”对话框,

单击“打印”选项卡,在“双面打印选项”栏中选中“纸张 正面”与“纸张背面”复选框,单击【确定】按钮完成操作。
? 方法二:预览文档后单击“打印”按钮或选择“文件/打印”

命令,打开“打印”对话框,在其中选中“手动双面打印” 复选框,单击【确定】按钮完成操作。
? 方法三:打开“打印”对话框,选中属性,打开属性对话框。

选中完成,将下面显示出的双面打印打勾即可。

注意:方法三只对有自动双面打印功能的打印机有效。

谢 谢


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