第四讲 office办公软件


Microsoft Office简介 Office简介
Word Excel PowerPoint Outlook Express Access FrontPage
-1西南石油大学计算机科学学院

Word
?编辑文本 编辑文本 ?创建表格 创建表格 ?插入图片 插入图片 ?文档排版 文档排版

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Word的窗口界面 Word的窗口界面
菜单栏 常用工具栏

标题栏 标尺 格式工具栏

编辑区

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状态栏

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Word的特点 Word的特点
即点即输 剪贴板
--可保留最近12次复制或剪切的内容 可保留最近12 --可保留最近 次复制或剪切的内容

自动拼写和语法错误检查 在“页面视图”下的编辑为“所见即所 页面视图”下的编辑为“ 得”方式
-4西南石油大学计算机科学学院

自动更正
Word 能在输入文字内容的同时,自动更正以下错误。 能在输入文字内容的同时,自动更正以下错误 以下错误。

自 动 更 正 词 条 库

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创建文档
文本录入 普通字符输入——键盘 普通字符输入——键盘 特殊符号输入
? 菜单:“插入”->“符号” 菜单: 插入” 符号” ? 软键盘

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文档的创建
首先是键入文字,进行编辑和错误修改; 首先是键入文字,进行编辑和错误修改; 是键入文字 其次是设置文本格式:设置字体、大小、下划线、 其次是设置文本格式:设置字体、大小、下划线、 是设置文本格式 粗体、斜体等 粗体、 然后是设计版面格式,如段落的缩进、分栏、 然后是设计版面格式,如段落的缩进、分栏、 是设计版面格式 插入图片、美术字、加页眉页角、 插入图片、美术字、加页眉页角、插入各种 外部对象,用于美化版面。 外部对象,用于美化版面。

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文档的保存
保存文件可以有几种选择方式: 保存文件可以有几种选择方式:
退出Word应用程序(不推荐) 应用程序(不推荐) 退出 应用程序 关闭文档窗口 只保存文件,不关闭窗口 只保存文件, 另存文件 保存新文件时, 保存新文件时, 须指明: 须指明:文件名 保存位置 类型
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参阅教材139页 参阅教材 页4.4.2节内容 节内容 西南石油大学计算机科学学院

文字的输入
Windows 提供了多种中文输入法,支持微软拼音输入 提供了多种中文输入法, 区位、全拼、双拼、智能ABC、郑码输入法。 法、区位、全拼、双拼、智能 、郑码输入法。 智能ABC输入 输入 智能 中英文切换 输入方式切换 半角/全角切换 半角 全角切换 中英文标点切换
-9选择中文输入法

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文字的输入
使 用 软 键 盘
“标 标
用鼠标右键单击
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使用软键盘 用鼠标右键单击此键, 软键盘。 使用软键盘。用鼠标右键单击此键,可以弹出 13种软键盘的菜单。 种软键盘的菜单。 种软键盘的菜单

软键盘

文字的录入与编辑

汉字、中英文标点符号、 汉字、中英文标点符号、特殊符号的输入 处理:段落结束标志、 非打印字符 处理:段落结束标志、 人工 标点符号、 断行符 空格符 、标点符号、拼写和 语法错误等 插入光标,输入行、 插入光标,输入行、段落 插入和改写状态 文字的选取 文字的删除、 文字的删除、复制和移动
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从网络上复制素材文字
复制素材文字
摘取所需文字素材 执行“编辑 复制 复制” 执行“编辑|复制”命令

粘贴素材文字(不保留格式) 粘贴素材文字(不保留格式)
执行“编辑” 选择性粘贴 选择性粘贴” 执行“编辑”/“选择性粘贴” 命令 选择“无格式文本” 选择“无格式文本” 其他处理(替换一些特殊字符) 其他处理(替换一些特殊字符) 比如: 比如:行结束标志 替换为段落结束标志

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从网络上获得插图素材
鼠标指针指向素材图片
单击鼠标右键 执行“图片另存为” 执行“图片另存为”命令

指定保存位置

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文本编辑
文本的选择 复制/ 复制/移动文本 设置文本格式 设置段落格式

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字符修饰
格式刷:可应用已有字体或段落格式,双击可多次应用 :可应用已有字体或段落格式, 格式刷TrueType 字体 打印机字体
“格式”工具栏 格式” 格式 字体、字号、字形、颜色、特殊效果、 设置字符格式 字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距

字体
常用修饰工具: 常用修饰工具 高效方法:查找 替换命令 高效方法:查找/替换命令

几种不同字体、尺寸的例子: 几种不同字体、尺寸的例子:

宋体三号字,楷体四号字,黑体16点字,隶书24点字 隶书24点字
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字符修饰
使用“字体” 执行“格式|字体 菜单命令) 字体” 使用“字体”对话框进行修饰(执行“格式 字体”菜单命令)
字符间距 字符缩放 上标下标 添加边框和底纹

H2O

中文版式

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段落修饰
段落标记
对齐方式、行间距、段落边框、缩排定位、符号、 对齐方式、行间距、段落边框、缩排定位、符号、数字列表 标尺 缩进标记(Indent) 缩进标记(Indent)

对齐方式举例
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缩进、 缩进、符号列表举例
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文本及段落格式
设置文本格式--格式工具栏 设置文本格式--格式工具栏 -- 格式刷:可应用已有字体或段落格式, 格式刷:可应用已有字体或段落格式,双击可多次应用 设置段落格式
“格式”|“段落” 格式”|“段落 段落”

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创建表格
方法一:格式工具栏中“插入表格” 方法一:格式工具栏中“插入表格”工具

光标定位表格最后一单元格, Tab键快速增加行 光标定位表格最后一单元格,按Tab键快速增加行
插入” 表格” 方法二: 表格”|“插入 |“表格 方法二: “表格”|“插入”|“表格”

方法三: 绘制表格工具 方法三:

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表格的编辑
拆分/ 拆分/合并单元格 编辑表格内容
插入文本 插入图片

表格外观的修饰
边框、底纹 边框、
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表格的编辑
“自由表格”工具栏的使用 自由表格” 自由表格 文字对齐(垂直方向、水平方向) 文字对齐(垂直方向、水平方向) 数字对齐(以小数点居中对齐) 数字对齐(以小数点居中对齐) 单元格合并 自动套用格式

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插入对象
插入图片 插入文本框 插入艺术字 编辑公式

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插入对象
插入图片
从图片剪辑库中插入剪贴画或图片; 从图片剪辑库中插入剪贴画或图片; 通过扫描仪获取出版物上的图像或一些私人相片; 通过扫描仪获取出版物上的图像或一些私人相片; 来自于数字相机; 来自于数字相机; 通过因特网下载所需图片; 通过因特网下载所需图片; 利用“绘图” 利用“绘图”工具栏加工素材图片 Word可识别的图形图像文件类型 可识别的图形图像文件类型

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插入对象
编辑图片
常规操作:复制、移动、删除,缩放、 常规操作:复制、移动、删除,缩放、裁剪以及旋转等 对于部分图片还可进行组合与打散(取消组合) 对于部分图片还可进行组合与打散(取消组合)的操作 多张图片放置在一起时,可通过调整叠放次序得到最佳效果 多张图片放置在一起时, 利用“图片” 利用“图片”工具栏还可对图片效果进行更多处理

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插入对象
绘制图形
绘制自选图形 在图形中添加文字 设置图形内部填充色和边框线颜色 设置阴影和三维效果 旋转和翻转图形 组合和取消组合图形对象 No.1
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插入对象
插入公式
应用程序间共享数据,实现在 应用程序间共享数据,实现在Word文档中使用其他应 文档中使用其他应 用软件制作的数据,比如“公式编辑器” 用软件制作的数据,比如“公式编辑器”。 执行“插入|对象”命令 执行“插入|对象”
公式编辑器

公式编辑区


r

Fdx =

∫∫

R

?F dxdy ?y

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插入对象
插入图表
应用程序间共享数据,实现在 应用程序间共享数据,实现在Word文档中使用其他应 文档中使用其他应 用软件制作的数据,比如“公式编辑器” 用软件制作的数据,比如“公式编辑器”。
原始表格 数据标记 图例 数据系列

可在数据表上直接修改、添加或删除数据,结果可直接反 映到图表上

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插入对象
制作艺术字
② ①

③ ④…
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文档排版
图文混排 分栏排版 生成样式 生成目录和索引

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图文混排
嵌入式图片 浮动式图片(非嵌入式图)

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分栏排版
选择须分栏文本 选择菜单“格式” 分栏” 选择菜单“格式”|“分栏”

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样式
样式是一组针对字符或段落的修饰信息。 样式是一组针对字符或段落的修饰信息。 是一组针对字符或段落的修饰信息 它可以保存在文档中、也可以保存在模板里。 它可以保存在文档中、也可以保存在模板里。 只包含字符格式的样式叫“字符格式” 只包含字符格式的样式叫“字符格式”。 包含了段落格式的样式 段落格式” 叫“段落格式”。 段落格式

字符格式

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样式和目录
创建(修改) 创建(修改)样式
菜单:“格式|样式” 菜单: 格式|样式”

应用样式
选择格式工具栏中的样式 使用格式刷

创建目录
对需作为目录项的标题,应用合适的标题 对需作为目录项的标题, 样式 选择菜单: 插入” 引用” 索引和目录” 选择菜单:“插入”|“引用”|“索引和目录”
-33西南石油大学计算机科学学院

创建和管理文档——模板 创建和管理文档——模板
模板是一种特殊类型文档, 模板是一种特殊类型文档,它使用户能够很容易地完成 是一种特殊类型文档 文件的创建工作。 文件的创建工作。
Normal 模板是适用于任何类型文档的模板。当启动 Word 或单 模板是适用于任何类型文档的模板 是适用于任何类型文档的模板。 新建” 模板新建一篇空文档。 击“新建”命令 时,Word 会基于 Normal 模板新建一篇空文档。

页面设置信息
纸张大小、页边距设置、页眉 页脚的设置 纸张大小、页边距设置、页眉/页脚的设置

默认的排版信息
默认样式(字体、段落排版等修饰信息) 默认样式(字体、段落排版等修饰信息)

.dot

常用的自动功能
常用的自动图文集词条、 常用的自动图文集词条、宏、工具栏和 自定义菜单设置和快捷键。 自定义菜单设置和快捷键。
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.wiz
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文档排版
文本竖排 分栏排版 文本竖排: 文本竖排:添加竖排文本框 生成目录 分栏排版:选定需分栏文本, 格式” 分栏” 分栏排版:选定需分栏文本,“格式”|“分栏” 设置页眉 页眉:Word页眉默认为统一页眉 生成目录: 页眉:Word 生成目录:页眉默认为统一页眉 对需作为目录中的标题分别应用对应标题样式 生成不同页眉: 生成不同页眉:
光标定位在需要插入目录位置 在不同页眉处插入“分节符” 在不同页眉处插入“分节符” 选择“插入” 索引和目录” 选择“插入”|“索引和目录”,工具栏 不同节页眉,取消“页眉页脚”选择“目录” 不同节页眉,取消“页眉页脚”选择“目录” 链接到前一个” “链接到前一个”

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页面设置和打印
页面设置 选择纸型 插入分隔符(分页/分节) 插入分隔符(分页/分节) 插入页眉/ 插入页眉/页脚 插入页码

Word文档扩展名: Word文档扩展名:doc ,docx(Word2007) 文档扩展名 打印
在打印预览状态下直接选择“打印” 在打印预览状态下直接选择“打印” “文件”|“打印” 文件” 打印”
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指定默认文件夹
使用工具菜单选项命令指定默认文件夹。 工具菜单选项命令指定默认文件夹 使用工具菜单选项命令指定默认文件夹。

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制作邮件合并文档
使用“工具|信函与邮件|邮件合并” 使用“工具|信函与邮件|邮件合并”命令
姓名 张力民 王东升 马 莉 作品 C 语言编程 计算机网络 出版社 清华出版社 教育出版社 通信地址 北京大学 上海869信箱 昆明研发中心 邮政编码 联系电话 100003 210008 600001 12345678 87654321 7654321

Flash动画制作 人民出版社

数据源

尊敬的<<姓名>>先生/女士: <<出版社>>推荐您的著作《<<作品>> 》参加全国精品教材 主文档 评选,请于近日回复具体的申报材料。 合并后的文档 教育部教材编写司 2001年7月 尊敬的张力民 尊敬的王东升 张力民先生/女士: 张力民 王东升先生/女士: 王东升 马 清华出版社推荐您的著作《C 语言编程》参加全国精品教材》参加全国精品教材 清华出版社 《 尊敬的马 《 人民出版社推荐您的著作《Flash动画制作 人民出版社 语言编程》 莉先生/女士: 动画制作》 动画制作 教育出版社推荐您的著作《计算机网络》参加全国精品教材 教育出版社 评选,请于近日回复具体的申报材料。 评选,请于近日回复具体的申报材料。 《计算机网络》 评选,请于近日回复具体的申报材料。 教育部教材编写司 教育部教材编写司 教育部教材编写司 2001年7月 2001年7月 2001年7月

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Excel

——功能强大的数据处理系统 ——功能强大的数据处理系统 和报表制作工具软件

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快速的数据录入

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强大公式计算能力

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数据高级管理-数据高级管理--数据筛选

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数据高级管理— 数据高级管理—分类汇总

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数据图表

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主要内容
理解几个概念
工作簿、工作表、单元格 工作簿、工作表、 单元格地址:相对、绝对、 单元格地址:相对、绝对、混合地址

工作表基本操作
单元格选择、复制、移动等; 单元格选择、复制、移动等; 单元格数据输入方法

公式与函数的使用 数据库管理及数据分析 数据图表的建立和修改
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Excel 2000界面 2000界面
标题栏 菜单栏 工具栏 编辑框 名字框

单元格 行号

列号

工作表编辑区

工作表标签
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工作簿与工作表
工作表:用户存放数据的表, 工作表:用户存放数据的表,是工作簿的主要
组成成分。默认以Sheet1、Sheet2、……命名 组成成分。默认以Sheet1、Sheet2、……命名 行:1,2,……65536 列:A,B,…Z,AA,AB,……IV B,…Z,AA,AB,

工作簿:存储和处理数据的一个文件, 工作簿:存储和处理数据的一个文件,一 个
工作簿可由1~255张工作表组成。默认以Book1 工作簿可由1~255张工作表组成。默认以Book1 张工作表组成 、Book2……命名。扩展名为xls Book2……命名 扩展名为xls 命名。

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单元格
单元格 连续单元格 不连续单元格
单元格1 单元格2 ……单元格 单元格1,单元格2,……单元格n 单元格n 1. 列行 2. RnCn 起始地址:终止地址 起始地址:

两区域公共单元格 区域1 区域2 区域1 区域2
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单元格地址
相对地址 绝对地址 混合地址 B14 $B$14 $B14 或 B$14

地址转换:F4 地址转换:

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工作表的基本操作
使用工作表
选择工作表 复制/ 复制/移动工作表 添加工作表 删除工作表

冻结窗口
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工作表的基本操作
输入换行: 输入换行 输入数据 :Alt+Enter 分数:0空格分数 分数:

文本型:中文、英文、 文本型:中文、英文、标点符号
快速数据录入

数值型:整数、小数、 数值型:整数、小数、分数 快速数据录入 :拖动复制 无序列数据: --无序列数据 --无序列数据

将数值型数据以文本型数据输入: 将数值型数据以文本型数据输入:‘0801010101

日期/ 日期 使用“填充柄” (1)/时间型 使用“填充柄”
--有序列数据:拖动产生序列,按下Ctrl拖动复制 --有序列数据 拖动产生序列,按下Ctrl拖动复制 有序列数据: --数值数据:给定两个数据,拖动填充柄产生序列 --数值数据 给定两个数据, 数值数据:

(2)填充序列
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公式与函数
运算符优先级
算术运算符( 算术运算符(高→低) ? ()、函数、^乘幂、* /、+ ()、函数 函数、 乘幂、 关系运算符(相同) 关系运算符(相同) ? =、>、>=、<、<=、<> >=、 <=、

公式的输入

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公式的组成
=(SUM(C8:F8)=(SUM(C8:F8)-FreeCharge)*0.03
公式标志 运算对象 “ =”

公式复制

常量数值 相对地址: 相对地址:随目标地址行列变化而对应变化 单元格地址 绝对地址: 绝对地址:不随复制目标地址变化而变化 函数结果值 标志名称 运算符
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函数的组成
IF(C4<60,0,3) SUM(C8:F8)

函数名(参数1,参数2, 函数名(参数1,参数2, …) 1,参数
函数名代表该函数具有的功能 不同类型的函数要求给定不同类型的参 数
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数据库管理与数据分析
1、记录单的组成
字段名:工作表的列标题。 字段名:工作表的列标题。用文字而非数 值表示。 值表示。 记录: 记录:工作表中一行数据

2、记录单的编辑
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数据库管理与数据分析 3、数据排序
单字段排序 多字段排序

4、数据筛选
自动筛选 高级筛选
-56西南石油大学计算机科学学院

高级筛选
条件列标题 筛选条件 ?列标题:必须书写正确(文本及字体格式完全一致) 列标题:必须书写正确( ?必须至少有一行筛选条件 ?条件区域与数据区域必须至少有1行或1列的间 条件区域与数据区域必须至少有1行或1 距
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分类汇总
?分类字段需先排好序 “+”:显示明细数据按纽 “-”:隐藏明细数据按纽

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数据图表
建立数据图表
数 值 轴 ( 轴 ) y y 图 图表标题

编辑图表
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x

设置工作表格式
1、设置单元格格式
设置字体、字型、字号、 设置字体、字型、字号、颜色 改变行高、列宽 改变行高、 设置对齐方式 自动套用格式
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-60-

设置工作表格式
2、设置边框和底纹
设置边框 设置底纹 设置条件格式

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工作表与图表的打印
1、页面设置
纸型 页边距设置 设置页眉, 设置页眉,页脚

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工作表与图表的打印
2、打印预览

3、打印 ① 在打印预览状态下直接选择“打印” 在打印预览状态下直接选择“打印”
② “文件”→“打印” 文件” 打印”
-63西南石油大学计算机科学学院

演示文稿软件-演示文稿软件-PowerPoint
制作演示文稿 修改演示文稿 多媒体幻灯片的制作 创建交互式演示文稿 演示文稿的播放与输出

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演示文稿的概念
一个演示文稿就是一个文件( ppt) 一个演示文稿就是一个文件(.ppt)。 演示文稿就是一个文件 一个演示文稿是由若干 幻灯片”组成的。 张“幻灯片”组成的。

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对象 (Object)
“对象”是制作幻灯片的“原材料” 对象”是制作幻灯片的“原材料” 可以是文字、图形、表格、图表、 可以是文字、图形、表格、图表、 声音、影像等 声音、

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PowerPoint 工作环境

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常用视图

普通视图 幻灯片浏览视图 幻灯片放映

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制作演示文稿
根据建议内容和设计创建演示文稿 基于已有演示文稿创建新演示文稿 根据设计模板创建演示文稿 通过现有大纲创建演示文稿 从头创建演示文稿
PowerPoint

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具体内容的制作
文字的编辑 插入公式 创建图表 创建组织结构图 插入图片 制作艺术字

12 ± 24a 32 ÷ 3b ± a +θ a × 3b

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添加、 添加、移动和删除幻灯片

添加 移动 删除
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在幻灯片浏览视图、 在幻灯片浏览视图、 大纲视图进行移动 “编辑|删除幻灯片”菜单命令 编辑|删除幻灯片”
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设计外观统一的演示文稿
应用设计模板
设计模板包含配色方案、具有自定义格式的幻灯片和标题 设计模板包含配色方案、 母版以及字体样式,它们都可用来创建特殊的外观。 母版以及字体样式,它们都可用来创建特殊的外观。

编辑幻灯片母版
幻灯片母版控制幻灯片上所键入的标题和文本的格式与类 型。

修改配色方案
配色方案由八种颜色组成,用于演示文稿的主要颜色,例 配色方案由八种颜色组成,用于演示文稿的主要颜色, 如文本、背景、填充、强调文字所用的颜色。 如文本、背景、填充、强调文字所用的颜色。 使用幻灯片版式
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多媒体幻灯片的制作

加入动画效果 文字的动画 在幻灯片中加入声音与音乐 在幻灯片中加入视频信息

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幻灯片放映
设置幻灯片放映方式 设置幻灯片切换方式
幻灯片放映 F5 :从第一张幻灯片开始放映 :从当前幻灯片开始放映

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用键盘控制幻灯片的播放
控制键 ↓,→ ,PgDn,或空格 PgDn, ↑,← ,PgUp,或P键 PgUp, Home End Esc 效果 切换到下一张 切换到上一张 切换到第一张 切换到最后一张 结束放映

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用鼠标控制幻灯片的播放

向后顺序播放:鼠标单击、 向后顺序播放:鼠标单击、中键向后滚动 跳转播放: 跳转播放: 单击幻灯片隐含播放按钮 单击鼠标右键

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创建交互式演示文稿
创建动作按钮 创建超链接和交互式动作 设置超链接的对象(文本、图形、 艺术字等) 超链接的目的地(本文稿内、另一 超链接的目的地(本文稿内、另一 个文件或某个Internet的地址) 个文件或某个Internet的地址)

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打印演示文稿
首先请打开要打 印的演示文稿, 印的演示文稿, 并选择打印幻灯 并选择打印幻灯 讲义、 片、讲义、备注 页或大纲 然后指定要打印 的幻灯片及打印 份数。 份数。

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