财务管理制度汇编


财务管理制度汇编(试行)

编制: 日期:

审核: 日期:

批准: 日期:

日期

修订状态 已修订

修订内容

修订人

审核人

批准人

主责中心/部门 文件执行日期 2010 年 月 日

对应单位 备注 对应权限人 废止文件

百悦集团 财务管理制度汇编(试行)

二 O 一一年 月 日

1





一、集团财务管理思想、管理原则和定位.............. 3 二、资金管理权限及付款流程的规定 ................. 4 三、费用报销制度 ................................. 9 四、预算管理制度 ................................ 19 五、货币资金管理准则 ............................ 25 六、资金调拨作业标准及流程 ...................... 31 七、备用金管理作业标准及流程 .................... 32 八、子公司财务管理程序 .......................... 34 九、发票收据管理作业标准及流程 .................. 39 十、财务档案管理作业标准及流程 .................. 43 十一、会计电算化管理细则 ........................ 48

2

百悦集团子公司 财务管理制度汇编(试行)
为了规范财务管理行为,明确财务管理职责,加强财务管理和经济核算, 有效控制成本费用支出, 保障集团未来持续发展,特依据国家有关的企业会计准 则和财务制度,结合本集团的具体情况,制订集团各项财务管理制度。本制度适 用于本集团的房地产类公司。 同时集团还将根据项目进展和业务发展需要不断完 善本制度,并就本制度未涵盖的单项业务出台相应的规定或管理办法。 各区域公司可在本制度基础上, 根据各公司的业务特点修订相应的财务管 理制度,报集团审批并备案。

一、集团财务管理思想、管理原则和定位
1 、财务思想 1.1 坚持稳健的财务政策, 实行集团合理授权下的财务一体化管理, 保持适 度的负债比例和良好的资产结构,确保经营安全。 1.2 财务工作结果是集团经营成果和经营风险的最终体现, 因此我们应坚持 财务管理与经营管理工作密切结合,贯穿经营管理工作全过程。以资金管理为中 心、成本控制为基础、利润管理为导向,全面辅助集团经营决策,确保资产的保 值增值及股东利益最大化。 1.3 坚持财务面向未来, 适度开展多种形式的资本运作, 搭建优良的资金运 行平台,支持集团产业发展,确保战略目标实现。

2 、财务管理原则 2.1 实行集团财务垂直管理模式,统筹资金调配,对子公司资金统一管理。各 子公司设置独立的财务体系,实行独立核算,业务、人员由集团财务中心和各子 公司双重管理、双向考核。各子公司在集团统一的财务政策指导下,统一资金运 作、 统一投资、 统一财务管理和集中财务信息。 集团财务中心协助基层财务机构,
3

在公司的经营管理中更好地发挥参谋、服务、协调、控制、监督职能,确保 为各子公司的经营活动提供专业支持。 2.2 逐步在集团内部推行全面预算管理,以资金管理为导向,实行目标成本 控制和责任成本,运用价值和风险分析工具,充分挖掘内部潜力,不断挖掘新的 利润增长点。 2.3 坚持审慎的财务原则,在控制合理负债比例和良好的资产结构前提下, 确保财务资源与业务拓展相匹配,支持集团在相关领域的拓展,确保经营安全。 3、财务管理定位:会计核算、资金调控、财务监控、税务管理、财务价值 管理。

二、资金管理权限及付款流程的规定

1、目的 本管理文件旨在规范集团资金管理业务授权和付款结算的业务流程,以使 集团内部各级管理人员在其职权范围内明确有关职责, 根据既定的权限及有关职 责执行各项资金管理和收付款业务。 2、适用范围和依据 2.1 本规定适用于本集团资金管理和付款结算的业务活动。 2.2 本制度依据《组织权责手册》相关规定制定。 3、管理权限 3.1 银行账户管理权限

3.1.1 银行账户的管理由集团总部财务中心统一规划、 集中控制、 分类管理。 3.1.2 集团总部财务中心具体负责集团银行账户的开立、 撤销及下属子公司 银行账户的开立、撤销的规划、审批、检查工作。下属子公司财务部门根据集团 财务中心的安排, 对本公司银行账户的使用情况按不同类别进行日常管理,并接 受集团总部财务中心的统一调度、检查和考核。 3.1.3 集团本部和下属子公司银行账户开立、 撤销的审批权人为集团财务负 责人。 3.2 对外融资管理权限

4

3.2.1 每年末各子公司应及时上报下年度资金预算(包含融资计划),集团 财务中心负责统筹、平衡并形成集团公司年度贷借总额及《筹资计划报告》,上 报总裁办公会审核、董事会批准。年中新上项目融资计划依前述程序专项报批。 3.2.2 集团总部统一安排对外融资工作,由集团财务中心指导、审批融资方 案并跟踪管理。 3.2.3 集团及下属子公司贷款合同及相应抵押合同、 决议等均需经集团财务 负责人、法务负责人、董事长审批,上述文件签署权人为各公司的法定代表人或 委托代理人。 3.3 担保抵押管理权限

3.3.1 所有对外担保业务由集团统一安排,经股东会批准后实施。下属子公 司无权自行对外提供担保。 3.3.2 集团为控股子公司对外出具担保,可出具借款金额的全额担保;集团 为参股子公司对外出具担保, 原则上出具借款金额的担保比例不超过集团的参股 比例;原则上不对系统外的公司提供担保。 3.3.3 集团财务中心是担保业务的办理机构。 3.3.4 集团对子公司按上述原则出具担保, 应由集团财务中心严格审查被担 保单位的偿债能力和信用等级,由集团财务负责人、董事长审批。对系统外的公 司提供担保需经股东大会批准。 3.3.5 《担保合同》或《抵押合同》一经签发,不得擅自修改变更。保证期 间, 申请人和受益人因主合同发生变更需要修改 《担保合同》 或 《抵押合同》 的, 应经股东会批准后实施。 3.4 内部资金融通管理权限

3.4.1 集团统一安排内部资金调剂, 由集团财务中心负责制订相应的作业准 则。 3.4.2 内部资金的融通及调动审批权人为集团财务负责人、董事长。 3.5 付款结算管理权限

3.5.1 对外付款结算按业务类、非业务类付款结算进行资金付款权限控制。 3.5.2 业务类付款、非业务类付款管理权限按《组织权责手册》授权审批流 程执行。

5

3.5.3 集团副总裁以上、集团直管公司和区域公司总经理(或负责人)的日 常费用(不含例行的工资性支出及限额内的交通、通讯费报销)均需报集团董事 长审批。 3.5.4 备用金管理权限:定额备用金或专项现金借款单笔 2 万元以内的、非 现金性质的部门临时业务借款单笔款项 5 万元以内的, 由集团直管公司总经理审 批; 定额备用金或专项现金借款单笔借款超过 2 万元、非现金性质部门临时业务 借款单笔款项超过 5 万元的, 上报集团按 《组织权责手册》 规定的相应流程审批。

4、付款流程 4.1 非业务类付款(即日常经营管理费用报销)流程: 4.1.1 经办人填写费用报销单,金额超过 1 万元的填写《大额付款审批表》 (应附包括但不限于合同、发票等附件); 4.1.2 部门经理、 部门主管副总审批 (审查费用的真实性、 必要性和合理性) ; 4.1.3 财务人员审核 (审核票据的合法性、报销金额的准确性及是否符合制 度规定);同时,根据月度财务预算审核付款申请,如付款申请不属于月度预算 列支范围,或金额超过预算,在单据上注明“预算外”或“超预算”等字样,并 作说明;如付款申请在预算范围内,签字确认。 4.1.4 财务部门负责人审查签批; 4.1.5 有权审批人审批(按《组织权责手册》权限规定执行)。 经手人须由本人按程序报销,不得以他人名义报销费用,不得有意将费用拆 分报销。 4.2 业务类付款流程 4.2.1 业务部门签订的经济合同,应经财务部门会签,以便对经济合同涉及 收付款条件、提供发票收据、违约罚则等财务相关条款给予专业意见。经济合同 签订后应及时将合同复印件、 副本编号交财务部门备案。经济合同发生变更或经 济业务发生变动时,应随时将变更的书面文件提交财务部门备案。 4.2.2 业务类支出的审批程序 4.2.2.1 申报人填写《合同付款审批表》及工作进度报告,注明付款条件完成情 况,报所在部门经理、部门主管副总、以及业务相关部门经理、相关部门主管副

6

总签署(如有); 4.2.2.2 应向财务提供以下有关资料:对外签订的合同及付款进度表、原始 凭证( 对不真实、不合法的原始凭证,或记载不明确、不完整的原始凭证,财 务部门不予受理) 以及有关付款审批的证明材料,以便财务部门复核合同的付款 进度。同时,财务部门根据月度财务预算审核付款申请,如付款申请不属于月度 预算列支范围, 或金额超过预算, 在单据上注明 “预算外” 或 “超预算” 等字样, 并作说明;如付款申请在预算范围内,签字确认; 4.2.2.3 财务负责人审查签批; 4.2.2.4 有权审批人审批(按《组织权责手册》权限规定执行)。 4.2.2.5 财务部门确认付款签批程序完备性后,办理转帐或汇款。业务部门 办理付款前需提前督促对方单位开具发票,一般情况下应在收到发票后再付款。 特殊情况下, 支票申报人也应在付款后一周内及时协调收款单位开具发票、收据 交财务部门进行帐务处理。对于不及时办理发票、收据缴销的部门,由此给公司 造成损失的由该部门负责人承担赔偿责任。 4.2.2.6 业务部门应自行做好合同管理,登记合同付款台账,每月至少与财 务部门核对一次付款进度,并留下核对记录备查。 4.3 对原始凭证的要求 4.3.1 自收款单位取得的原始凭证应为加盖税务局监制章的正式税务发票、 收据及其他票据(车船票、邮局专用票据等)。购买商品、接受服务以及从事其 他经营活动支付款项, 应当向收款方取得正式发票或专用票据。取得的发票要与 发生的经济业务、 发票名称及使用范围相适应,并加盖收款方财务印章或发票专 用章; 4.3.2 机打发票或手写发票应为客户名称、填制日期、商品名称、金额大小 写、 收款单位财务专用章齐全有效; 金额大小写一致。 客户名称应为各公司全称。 4.3.3 定额发票应在有效期内,并已加盖收款单位财务专用章。 4.3.4 收款单位交来的收据也必须开具各公司全称,事项记载要完整,大小 写金额一致。 4.3.5 自制原始凭证(支出证明单、差旅费报销单、借款单等)要按规定填 写业务内容、日期、金额等。

7

4.3.6 如在报销过程中发现有虚报、提供假发票、乱设名目等行为,一经查 实, 本次申请报销的费用一律不予报销,并且公司应按所报销金额 3—10 倍处罚 当事人。

附件: 大额/合同付款审批表

大额\合同付款审批表
经办部门: 收款单位: 付款项目 合同价款 及支付情况 本次请款 区 情况说明 业务部门 负责人意见 公 相关业 务部门 司 意见 财务部门意见 分管副总经理意见 总经理 意见 集 团 公 司 集团各中心负责人意见 集团分管领导意见 集团董事长(含授权代 表)意见
8

经办人及电话:

合同编号: 时间:

合同总金额:大写 累计已支付金额:大写 本次申请支付金额:大写:

? ? ?



备注: 1、 金额超过 1 万元的款项支付申请事项需使用大额/合同付款审批表 2、 按表格设计,自上而下履行审批程序,款项支付需其他部门验证、审核 的由经办部门自行添加部门名称,由相关部门负责人签字确认; 3、 审批表附件要求: (1) 合同预付款, 需由经办部门提供正式合同复印件及满足预付款支 付条件的其他资料; (合同复印件在履行完成当次审批程序后返还经办部门) (履 约保函签订需履行书面审批程序\合同生效条件) (2) 进度款,需由经办部门提供正式合同复印件、资金预算、工程部 关于工程进度情况说明, 经预算合约部审核的工程实际履行情况以及有关付款审 批的证明材料等; (3) 工程结算款,需由经办部门提供正式合同复印件、资金预算、工 程主管部门提供的工程验收资料(需经预算部造价工程师确认工作量)、 预算合约 部出具且经总经理确认后的工程结算书以及有关付款审批的证明材料等。 (4) 质保金,需由经办部门提供质保期满无质量问题的相关资料。

4、审批单上不允许有涂改、删划的痕迹。 5、审批权限按《组织权责手册》授权执行。

三、费用报销制度

1、目的 为规范费用管理审批程序及费用报销标准,强化成本管理意识,合理控制成 本,特制定本制度。

2、原则 以保证最高的工作效率、兼顾成本为原则。

3、适用范围 本制度(包括办公用品采购及报销制度、出差审批及报销制度、业务招待费

9

报销制度、交通补贴、通讯补贴管理办法)适用于集团总部及下属子公司在职员 工的报销管理。 如需对本制度给出的报销参考标准做出调整,由各公司提供调整 方案,报集团人事行政中心、财务中心、总裁办公会审批后执行。

4、办公用品采购及报销制度 4.1 办公用品采购及报销程序 4.1.1 办公用品的采购和管理由人事行政部门负责。办公用品中的实物资产 由人事行政部门指定专人建立个人领用登记台帐。 4.1.2 需集中、大批量采购办公家具和固定资产应当由成本管理部门/采购 部门根据需求状况按照相关采购管理制度进行采购。 4.1.3 人事行政部门采购日常办公用品(除集中、大批量采购办公家具和 固定资产) 应当由人事行政部门根据需求状况按月编制采购费用预算,按预算管 理办法报有权审批人审批后执行。 4.1.4 人事行政部门安排采购人员购回办公用品后,应当指定专人验收,并 做台帐入库登记。 大额零星办公用品领用应由需求部门事先申请,便于人事行政 部门及时列入预算范围。 4.2 日常办公用品采购及报销程序如下: 各部门需求申请、预算、费用控制标准 有权审批人审批 人事行政部门根据月均水 平、各部门申请编制预算、 采购计划

执行采购并入库

保管、领用登记

持发票、 入库单到财 务部门审核

(行政、财 务)分管领导 审批

有权审批人 审批

财务部门报 销付款

4.3 其他规定: 4.3.1 报刊杂志的订阅, 由各部门提出申请,报人事行政部门审核后统一办 理。各部门可根据业务需要经分管总经理批准后,购买有关业务书籍、资料。所
10

购书籍须经人事行政部门登记入册后,方可报销。 4.3.2 员工所需名片,由个人申请,部门领导审定,人事行政部门统一安排 印制,按程序报销。 4.3.3 各项行政费用,如办公费、通讯费、电费、水费、燃气费、保洁费、 员工午餐、植物租赁等费用,由人事行政部门指定专人按月编制预算,经预算审 批程序批准后实施。 4.3.4 由个人领用的办公用品如发生丢失或损坏,一律由个人赔偿。员工离 开公司时,须退还办公用品(易耗品除外),否则,人事行政部门不予办理有关 离职手续。 5、出差审批及报销制度 5.1 术语、释义 5.1.1 出差:员工因公事出差超出公司所在省/直辖市辖区范围的公务出行, 以及员工因公事去往所在省/直辖市辖区范围内无驻地公司的城市公务出行。 5.1.2 按制度报销:是指员工按公司岗位级别及出差规定的标准,持有效票 据在限额内据实进行报销。 5.1.3 超标准报销:因进行特殊商务活动,对超标准部分经审批后采取实报 实销方式报销差旅费的,持有效票据进行报销。 5.2 出差审批规定 5.2.1 公司员工因公出差,应至少提前一天填写《出差审批单》,明确出差 事由、地点、时间、用款额度以及费用报销方式(即按制度或超标准报销),根 据公司相关规定经有权批准人(按 5.3 的规定执行,下同)批准后方可出差。若 遇到特殊情况需立即出发, 无法在出差前提交出差申请审批单的,应该事先口头 请示有权批准人批准, 在出差回来后三个工作日内补报出差审批单,并说明补报 原因。 5.2.2 将审批后的《出差审批单》递交至公司人事行政部门、财务部门各一 份。行政人事管理部门凭《出差审批单》记录员工考勤并根据要求代订往返车、 船、飞机票,财务部门凭《出差审批单》及《借款单》暂支款项,凭《差旅费报 销单》报销出差费用。在行政人事管理部门不能提供公务车的情况下,员工可据 实报销出发地至目的地的市内交通费用(此费用不在出差补助范围内)。到公司

11

有签约宾馆地区出差者,由当地公司行政人事管理部门根据《出差审批单》统一 安排入住签约宾馆, 若遇签约宾馆入住满员,则在本制度规定的住宿费用标准内 统一安排住宿。 5.2.3 未按上述程序办理出差手续的,出差时间按旷工论处,并不予报销任 何费用。 5.2.4 超出出差报销标准而需特批费用的必须由各环节有权审批人审批。 5.3 出差审批权限 5.3.1 集团分管副总裁及城市区域公司总经理(负责人)由集团总裁审批。 5.3.2 集团各中心或直属部门负责人由分管副总裁审批(无分管副总裁由总 裁直接审批)。 5.3.3 各城市区域公司副总经理由城市区域公司总经理审批(总经理出差由 委托人代签); 5.3.4 集团直属部门及各城市区域公司部门负责人(含)以下员工或两个部 门以上人员出差由分管领导审批。 5.4 差旅费用报销限额标准 5.4.1 差旅费用开支范围包括:交通费(指乘坐飞机、火车、轮船等交通工 具发生的费用及出发地至目的地无公务车辆接送产生的市内交通费)、住宿费和 出差补助(包括市内交通及餐饮补贴等杂项支出)等。市内交通费指:出差期间 (指从离开本公司之日起至回到公司为止)在出差目的地城市乘坐公共汽车、出 租车、地铁等短距离合理交通费,一律在本制度规定标准内报销;凡自带公司车 辆的均不予报销市内交通费。 5.4.2 根据出差城市不同消费水平划分如下: 直辖市:上海、天津、北京、重庆; 省会城市:石家庄、太原、沈阳、长春、哈尔滨、南京、杭州、合肥、福州、 南昌、 济南、郑州、武汉、长沙、广州、海口、成都、贵阳、昆明、西安、兰 州、西宁、拉萨、 南宁、呼和浩特、银川、乌鲁木齐; 沿海城市:大连、秦皇岛、青岛、烟台、威海、连云港、南通、宁波、温州、 福州、广州、湛江、北海、深圳、珠海、汕头、厦门、三亚; 其他地区:除上述直辖市、省会城市、沿海城市外的其他地区。

12

5.4.3 长期驻外人员的差旅费标准 5.4.3.1 员工连续出差满一个月即 30 天(含),视同公司派驻外地工作, 应当在当地租房, 租房标准按职务级别而定。对市内交通及餐饮补贴等杂项出差 补助费用采用不区分职务级别的统一驻外津贴报销标准。 若驻地公司提供公务用 车及用餐条件的, 则不享受此驻外津贴报销标准。出差补助实行在核定标准内凭 有效票据实报实销。 5.4.3.2 长期驻外人员差旅费标准如下: 驻外津贴 限额标准
(单位:元/月./人)

交通工具 报销标准 岗位级别 飞机 火车 轮船 其他

住房补贴限额标准
(单位:元/月./人)

直辖市、 省会及沿 海城市

其他地 区

直辖市、 省会及沿 海城市 交通费实 报实销 交通费实 报实销 80(其中 交通补贴 和餐饮补 贴各 50%) 其他地区

集团副总裁及区域公司

头等舱
总经理以上 集团总监裁及区域公司

软席

头等舱

实报实销

4500

3000

经济舱
副总经理以上 各中心负责人、区域公

软席

一等舱

实报实销

4000

2500 100 (其中 交通补贴 和餐饮补

经济舱
司总监以上 部门经理

软席 硬卧 硬卧

二等舱 三等舱 四等舱

实报实销 实报实销 实报实销

2500 1500 1000

1500 1000 700

经济舱 经济舱

贴各 50%)

一般员工

5.4.3.3 凡是驻外人员享受车辆交通补贴的,不得报销任何市内交通费;据 实在限额内报销市内交通费的, 则不享受车辆交通补贴;凡是出差所在地城市有 交通车辆的城市,不得享受交通补贴;凡是出差所在地提供住房的城市,不得享 受住房补贴。 5.4.4 短期出差人员差旅费标准 5.4.4.1 短期出差人员即除长期驻外人员界定以外的其他所有出差人员。

13

5.4.4.2 员工因公短期出差, 其出差补助实行在核定标准内凭有效票据实报 实销。其核定标准中包括员工至出差地的交通费、住宿费用、市内交通费用和餐 饮补贴。规定标准如: 驻外津贴 限额标准
(单位:元/月./人)

交通工具 报销标准 岗位级别 飞机 火车 轮船 其他

住房补贴限额标准
(单位:元/月./人)

直辖市、 省会及沿 海城市

其他地 区

直辖市、 省会及沿 海城市 交通费实 报实销 交通费实 报实销 80(其中 交通补贴 和餐饮补 贴各 50%) 其他地区

集团副总裁及区域公司

头等舱
总经理以上 集团总监裁及区域公司

软席

头等舱

实报实销

1000

700

经济舱
副总经理以上 各中心负责人、区域公

软席

一等舱

实报实销

700

500 100 (其中 交通补贴 和餐饮补

经济舱
司总监以上 部门经理

软席 硬卧 软席

二等舱 三等舱 四等舱

实报实销 实报实销 实报实销

500 400 300

300 300 260

经济舱 经济舱

贴各 50%)

一般员工

5.4.4.3 出差天数的确定:以车、船、飞机票所载时间为依据、每日中午 12 点为限,按半天为单位计算实际出差天数。 5.4.4.4 出差补助的享受标准 5.4.4.4.1 出差人员的出差补助在限额内按出差自然日历天数 (出发时间至 返程时间)计算,凭出差当地合法票据总额控制、据实报销。实际差旅费(扣除 往返交通费)超过规定的限额标准部分自理,不予报销。已享受出差补助的,其 餐费、市内交通费不可进行报销。 5.4.4.4.2 工作人员参加会议、讲座、培训或业务活动,会议和活动期间的 伙食、住宿由主办单位统一安排,费用从会务费支付的,不得报销出差补助;如 果未统一安排食宿, 必须提供会议通知单等证明,方可在财务部门按标准报销出 差补助。

14

5.4.4.4.3 出差人员在出差期间发生业务招待费, 报销时需按业务招待费 管理规定要求, 另附招待事项说明和有权审批人书面确认,并不再报销当日餐饮 补贴; 5.4.4.4.4 出差人员到集团旗下驻地公司所在城市办理公务的, 若驻地公司 提供食宿、交通或餐饮的,一律不予报销出差补助。 5.4.4.4.5 集团经理级(含)以下及直管公司总监级(含)以下员工住宿费 用原则上同性两人按一套房计算,住宿标准按照孰高原则执行;不同岗位级别员 工出差应按各自享受标准作为本次出差报销的控制标准,不执行低就高原则。 5.4.4.4.6 出差期间,因游览、探亲等非工作需要而开支的一切费用,包括 绕道车票, 均由个人自理, 并且不得享受期间出差补助。 员工出差购买绕道车票, 且无特殊原因和专项报告的,财务部门审核时只按直达车票报销,差额自负。 5.4.4.4.7 出差期间, 员工自行解决住宿的,公司给予其享受住宿限额标准 40%的补贴,员工凭出差当地合法、有效住宿费发票报销。 5.4.4.4.8 凡是出差所在地有提供午餐或公务车的城市, 只享受未提供部分 相对应的出差补助; 驾驶或搭乘公司车辆出差时,也只享受出差补助限额标准的 50%。 5.4.4.4.9 工作人员出差不得超标准乘坐交通工具或住宿, 因特殊情况发生 超标准的费用需要书面报告, 经有权审批人审批后, 方可在财务部门报销。 车船、 飞机票的目的地与出差地必须相符, 出发地至目的地交通工具选择应本着节约原 则进行。 5.4.4.4.10 一次出差任务经由多地完成的,有关票据须一一对应,出差补 助亦按照不同区域标准据实报销。 5.4.5 出差休假 5.4.5.1 长期驻外人员执行驻地公司的作息时间。 每六个月可享受 7 天的带 薪探亲假期, 并报销派出工作地或其他探亲地至派遣驻地往来交通费。若因工作 未能享受此假期,可按总部至派遣驻地往来飞机票款的 50%予以补偿。对个 别特殊情况可另行审批。 5.4.5.2 短期出差人员在出差过程中,如遇公休日,应以公务为重,继续执 行出差任务。但是,如遇出差单位公休日,无法开展工作时,可安排休息。为避

15

免这种情况出现,出差前,应事先与相关单位联系。出差回来后,可在不影响工 作的前提下采取调休方式,一对一补足休息日。

5.5 差旅费报销程序 5.5.1 业务经办人员按规定粘贴需报销发票,填写《差旅费报销单》。 5.5.5.1 《差旅费报销单》需按时间顺序填写,不得将出差期内某一项费用 合计填写,并在“备注”栏中注明单据的张数。 5.5.5.2 出差人员应严格按申请出差的内容进行报销,不得虚报、重报、多 报或将无关单据列入差费报销,如有违反报销规定者,予以 3-10 倍扣罚。 5.5.2 业务经办部门负责人审核签字,对支出事项的必要性、真实性、合理 性负责。 5.5.3 财务部门相关审核人员对票据的有效性、合法性、合规性和准确性进 行审核。 5.5.4 有权审批人审批(按《组织权责手册》授权执行)。 5.5.5 财务部门结算。 5.6 其他要求 员工出差返回公司后,必须两周内到财务部门办理报销手续。

6、业务招待费报销制度 6.1 业务招待费指因经营管理业务需要而招待业务往来单位所发生的餐费、 茶费、 烟费、礼品等接待费用,不得用于与公司经营无关的活动。 6.2 业务招待费实行 “对口接待, 预算管理, 注意节约, 适时监控” 的管理原则。 6.3 各中心及子公司应于年度财务预算中列明业务招待计划和预算并分解到各 月(不可预见业务招待按预算外支出规定单独报批)。 6.4 单次招待费用 1 万元以内,月累计≦5 万的,由集团分管副总裁和各城 市区域公司总经理负责人审批和严格控制业务招待费的发生额度, 单次招待费用 1 万元以上,月累计>5 万元的,上报集团按《组织权责手册》规定的相应流程 审批和控制。 6.5 各部门确需招待公司客人,需事先书面经有权审批人同意(包括招待事由、

16

接待人员、招待标准)后方可办理招待事务。特殊情况也须事先及时与有权审批 人请示,并及时补办手续。 6.6 各中心和城市区域公司为开拓业务或对外公关而购置礼品、礼券的,必 须详细报告用途和数量, 按本制度 6.3 和 6.4 的规定审批,由人事行政中和各公 司行政管理部门心统一采购、 登记和保管。特殊情况下可由有权审批人指定专人 办理。 7、交通补贴、通讯补贴管理办法 7.1 交通补贴 7.1.1 公司根据员工职级、 是否有自驾车、车辆是否用于办公用途等因素制 定补贴标准, 该补贴分为行车和交通补贴。行车补贴主要对员工自驾车辆外出办 理公务所发生的油费、路桥费、停车费、日常维护修理等的补助。交通补贴是公 司对员工上下班交通出行的补助,公司不再提供交通班车。 7.1.2 对愿意自驾车外出办理公务的员工,按职务级别享受行车补贴,由员 工提交票据或凭证每月以费用形式报销(报销所需的票据或凭证包括加油费、路 桥费、 停车费、 洗车费、 出租车费等票据, 但不包括车辆保险费、 修理费等票据) 。 具体报销额度参考标准如下:
一类地区 集团副总裁及区域公司总经理以上 集团总监及区域公司副总经理以上 集团及区域公司经理级(含副经理) 主管及普通员工级 3000 元/月 2000 元/月 1500 元/月 800 元/月 二类地区 2500 元/月 1500 元/月 800 元/月 600 元/月 三类地区 1500 元/月 1000 元/月 600 元/月 500 元/月

一类地区主要指:北京、上海、广州、深圳 二类地区主要指:天津、成都、重庆、石家庄、济南、南京、武汉、西安 三类地区主要指:大连、青岛、沈阳、长沙、哈尔滨、海口 其他城市分类由集团届时确定。

享受行车补贴的员工不再报销外出办理公务发生的其他交通费用。 行政部不 得对享受行车补贴的员工提供公务用车(出差的除外)。如享受行车补贴的员工 违规要求或行政部违规提供公务用车者,一经查出,对双方当事人给予 100 元/

17

次的处罚。 7.1.3 员工没有车或不愿意自驾车外出办理公务的,不论级别,一律按月以 费用报销形式发放交通补贴 300 元/月(一类地区)、200 元/月(二类地区)、 100 元/月(三类地区)(公司配班车的则不发放此补贴)。确需外出办理公务 的, 公司可提供行政用车或据实报销市内交通费用(派车单或出租车发票需注明 起始地、时间)。 7.1.4 公司提供专车的员工不再享受上述补贴,专车相关费用实报实销。 7.1.5 对享受行车补贴的员工,须将车辆行驶证、驾驶证复印件留存行政部 备案。 7.1.6 员工自驾车仅限本人驾驶。员工驾驶自驾车办理公务时,应遵守交通 规则并确保行车安全,违章或发生交通事故全部由本人负责。 7.1.7 对于因拓展业务需要,月度用车消耗超出上述标准的,可单独报集团 人事行政中心、财务中心特批调整额度。

7.2 通讯补贴 7.2.1 公司根据员工岗位性质、职务的情况,每月依据限额按比例给予通讯 话费报销。具体如下: 报销标准 岗位级别 集团副总裁及区域公司总经量以上 集团总监及区域公司副总经理以上 集团公司部门经理 区域公司部门经理 主管及普通员工 报销比例 70% 70% 70% 60% 50% 报销上限 600 500 300 200 100

7.2.2 每月以列示本人通话费用的发票(如为定额发票,则需附本人当月话 费清单)为依据报销。预存话费及充值卡发票等不能作为报销依据。 7.2.3 如因工作需要需长驻外地或频繁出差的员工,可特批调整额度。 以 上补贴报销由各中心、部门汇总粘贴,于每月 10 日前报销。

18

四、预算管理制度

1、目的 为实现集团全面预算管理,提高集团经营计划性、科学性,特制定本制度。

2 、适用范围 集团及子公司的各种资金收付都应纳入预算管理。

3、组织规定 遵循统一部署,各有关资金收付部门分级管理,归口申报,财务部门归纳、 汇总编制的预算管理机制。 各项目公司的预算编制应以项目预算为基础,以年度预算、月度预算为补 充。 4、项目预算的编制 各项目公司在项目具体实施前应由总经理牵头成立项目预算专项小组, 根据 工程概预算、项目进度计划,组织各相关部门人员共同研究项目状况,分工编制 预算,具体是:营销部门负责收入预算和营销策划广告费用,工程、材料、成本 控制等部门科学估算土地、前期、基础、建安、配套等成本项目和开发总成本, 人力成本、 培训费等人力资源费用由人事行政部门负责编制预算,财务部门负责 税费及其他财务费用的预算,并最终汇总、分析后报预算专项小组讨论。 经讨论形成的项目预算上报集团,经董事会批准后下达执行。 5、年度预算的编制 在项目预算的基础上,每年 11 月底各公司根据年度经营计划编制年度财务 预算。 5.1 营销部提出年度销售收入计划及销售费用计划。 5.2 其他业务部门根据合同约定等提交项目支出预算,包括工程、材料付款、咨 询、设计等支出。 5.3 人力资源费用、 行政管理费用计划由人事行政部门汇总核定后,向财务部门

19

提供。 5.4 上述相关部门提出的预算由财务部门统一制表, 综合汇总报各公司总经理办 公会讨论,作出增收节支方案,拟定年度财务预算案,上报集团汇总审核,并经 董事会审批下达各公司执行。 5.5 年度预算编制的时间:各公司年度预算编制期限为上年度 12 月 25 日前,

集团公司下达各公司财务预算期限为当年度 1 月 25 日前。

6、月度预算的编制 6.1 财务部门根据年度财务预算和各部门工作计划、业务活动的具体情况,按资 金的可能和需要进行调整和平衡,分解、编制月度资金预算,报集团批准后下达 执行。 6.2 财务部门负责检查监督预算的执行, 从可能使公司财务预算完成情况产生重 大影响的事项中,列出重点监控点,随时跟踪,掌握进度,及时向预算执行单位 了解预算执行情况, 向领导提供财务预算的执行进度、执行差异及其对财务预算 目标的影响等信息。 6.3 各公司每月 25 日前上报次月的资金收支计划,编制费用预算表、现金 流预算表(详见附表),同时根据各公司项目开发性质的不同,编制项目支出预 算明细表(格式根据各公司业务性质自制)作为现金流预算表的附表。报送集团 财务部门汇总后, 经总裁办公会审核、董事长批准后最晚于当月最后一个工作日 下达各公司执行。

7、预算编制要求 7.1 业务部门应严格遵照合同条款、工作进度等业务支出依据编制预算,

人事行政部门制定人力、行政费用预算时要本着审慎切实、全面周详的原则,认 真询价,多方比较。 7.2 每年、月末,各预算编制单位需对所上报预算执行情况做出评估,于次年

1 月 31 日前、次月 15 日前编制出上年、上月预算实际执行情况对照表。对于预 算执行中发生的新情况、 新问题及出现偏差较大的项目需在预算执行情况对照表 中作专项说明,预算编制申报、执行单位应查找原因,提出改进经营管理的措施

20

和建议, 评估结果由财务部门汇总后上报集团。年度决算尚需报集团总裁办公会 讨论后上报董事会审议。 7.3 凡已列入年度、月度预算的业务类支出和日常费用开支,由部门申报,财

务部门复核,经有权审批人审批后,予以办理。凡未列入年度、月度财务预算或 已列入但超出年度、月度财务预算的开支,按组织权责手册的相关规定执行。 7.4 预算编制质量要求:为保证预算的可行性、实用性,各部门应本着务

实、严谨的态度编制计划,以免占用公司资金,影响公司经营效果。对经查实虚 报费用预算的各公司总经理及部门责任人在绩效考核中给予减分处理。 7.5 每年 6 月中旬,财务部门应组织各公司对其财务预算执行情况进行评

审。对于必须调整的财务预算项目,应由预算申报和执行部门提出书面报告,阐 述财务预算执行的具体情况、 客观因素变化情况及其对财务预算执行造成的影响 程度,提出财务预算的调整幅度。 财务部门应当对预算执行单位的财务预算调 整报告进行汇总、分析,集中调整下半年度财务预算方案,报经集团总裁办公会 及董事会逐级审议批准,然后下达执行。 附表:1、(月度)费用预算表

百悦集团费用预算表
编制单位: 单位:(元) 预算时间:2011 年 月

序 号
1 2 3 4 5 6 7 8

9 10

费 用 类 别

①汽油费 ②汽车保险费

上月预算执行情况 预算数 实际完 成数 差异数 差异原因

费用 类别

费用明细

本月计 划 预算数

管 理 费 用

行政 办公 费用

办公费 房屋租赁、水电燃气、物管费 保洁费用 电话及网络通讯费用 差旅费 业务招待费费 会务费 公务车费用

21

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58

人事 管理 费用

③维修保养费 ④其他费用 工商、税务注册\年检费 验资费用 审计评估费 律师费、诉讼费 顾问、咨询费 税务代理费 印花税等(管理费用核算税金 项目) 低值易耗品 其他 小 计 工资性费用 ①人员工资 ②医保/社保/住房公积金 ③交通补贴 ④通讯补贴 ⑤节日及生日礼品费用 招聘费用 员工教育及培训费用 员工拓展训练及活动费 员工工装费 其他费用 小 计

管理费用合计 资产购置费 用
设备购置 办公家具 车辆购置 其他费用

资产购置费合计 财务费用
利息支出 银行手续费

财务费用合计
策划设计费 会务费 办公租赁费 广告宣传费 产权税费 人工费用 运输费 仓储费 差旅费 通讯费

营销费用

59 60

业务招待费 其他

22

61 62 63 64

营销费用合计 各公司承担 费用 的董事/监事 借款 专项费用 专项费用合计 总计

注:请勿任意添加行,以便汇总核算。各公司可根据情况另行编制费用类别明细 以便集团公司逐项核定。

附表 2: 2011 年现金流预算报表

金额 编制单位: 单位: 万元
行 号 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 月度 期初现金余额 房产项目销售小计 项目 1 项目 2 自有物业租金小计 项目 1 项目 2 其它回款小计 房产项目现金流入合计 其它收入 土地分利 转移支付回款 代垫款项 工程项目管理费 地产项目现金流入合计 酒业销售回款 物业营运回款 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 合 计

经营现金流入总计

23

22 59 23 60 24 61 25 62 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58

拆迁项目支出 其他支出合计 项目 当月信贷净增加 1 项目 新增贷款 2 市政道路工程支出 归还贷款 项目 1 项目 2 配套项目工程支出 项目 1 项目 2 功能项目工程支出 项目 1 项目 2 安居工程支出 功能配套项目支出 地产项目现金流出合计 房产在建项目工程支出小 计 项目 1 项目 2 房产完工项目工程支出小 计 项目 1 项目 2 房产拟储备项目支出小计 项目 1 项目 2 房产工程现金流出合计 项目 1 项目 2 土地款合计 报建费、契税 工资性支出 管理费用 销售费用 税金及附加 利息及贷款费用 生产性材料采购支出 代垫款项 其它支出总计

24

63

月末余额

合 计

五、货币资金管理准则

1、目的 为了加强公司货币资金管理,建立、健全资金结算内部控制制度,保障其安 全完整、提高周转速度、效益,特制定本准则。

2、适用范围 本准则适用百悦置业公司及所有成员公司。本准则遵从《会计法》、《内部 会计控制规范》、《现金管理条例》、《支付结算办法》等法律法规。

3、术语与定义 3.1 本准则所称货币资金是指公司生产经营资金在循环周转过程中,停留在货币 形态的资金,包括: 3.1.1 3.1.2 3.1.3 现金; 银行存款; 其他货币资金:外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用证

保证金存款、信用卡存款、存出投资款等。

4、货币资金日常管理 4.1 公司的一切货币资金收支业务均由财务部门管理,非特别授权或委托, 其他部门不得办理货币资金收支结算。 4.2 货币资金收支业务,必须设置现金日记账、银行存款日记账,并逐笔、 序时登记。 4.3 按月编制《银行存款余额调节表》。财务部门应指定专人于次月十五日 内核对完成上月银行往来账, 分笔列示未达账目,并由稽核岗位人员或非出纳岗
25

位复核、核销。未达账目原则上不得超过 30 日以上(含 30 日),特殊情况未核 销的,必须以书面形式向财务负责人说明形成原因、处理措施。 4.4 库存现金实行限额管理。 库存限额标准由各公司财务部门根据业务需要 申请, 每年末报经集团财务负责人批准核定下一年度的库存现金限额;如经营情 况变化需调整库存现金限额的, 须上报集团财务负责人批准后调整。超过限额的 库存现金应及时存入银行,不得任意“坐支”、“白条”冲抵库存现金;不得帐 外保管现金。 4.5 库存现金、外币、有价证券等必须做到日清月结,财务负责人应指定专 人定期、不定期监盘,编制《现金盘点表》、《有价证券盘点表》。 4.6 印鉴分离保管, 按照不相容岗位分离的原则,财务印鉴应分由不同人员 管理, 公司财务专用章由集团指定专人保管,公司法定代表人名章由各公司财务 经理保管,严禁由同一人保管全部银行预留印鉴章,印鉴使用须遵守《财务印鉴 及支票管理规定》 。 银行开户、 销户登记资料、 预留银行印鉴卡以及内部的开户、 销户审批资料应指定专人(原则上为出纳)保管,并根据会计档案制度的相关规 定纳入会计档案统一管理。 4.7 空白支票须设立备查簿,登记购买、领用、注销事项。银行票据作废应 加盖“作废”戳记,与存根一起作为重开支票附件保存于会计凭证后,并在支票 登记簿上注明保存凭证号。 支票遗失由支票领用人按有关规定办理挂失手续。财 务部门不定期检查已用、未用支票。 4.8 银行存款账户的开立、销户由集团财务中心统筹、协调安排;出纳应及 时清理不使用的、长期闲置的银行存款账户,报集团财务中心批准后予以销户, 并通知账户使用单位。账户使用应遵守: 4.8.1 4.8.2 严禁将本单位账户借给个人或外单位进行资金划转。 开、销户资料、预留银行印鉴卡等作为重要文件,任何人借用必须

报经集团总裁批准。 5、货币资金内控规定 5.1 货币资金业务实行钱、帐分管,出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收 入、费用、债权债务账目登记。 5.2 收款业务由会计开票(特殊情况下可指定、委托其他专人负责),出纳

26

收款,严禁出纳一人开票、收款。 5.3 一切现金支付结算,必须取得合法、有效的票据或凭证。 5.4 转账收、 付结算业务必须按开户行有关规定由出纳办理,银行结算凭证 应在交易完成三日内及时取得; 银行对账单由出纳按月及时取得,会计核对编制 调节表。 5.5 支付结算执行授权审批制度, 授权审批人因事外出不能审批的支付款项, 须由本人出具授权委托书,并将其签字确认的委托书(含 OA 电子文档)交财务 部门备查。 5.6 签发票据所用印章必须由两个不相容财务岗位分别保管,严禁一人保管 签发票据所使用的全部印章。

6、货币资金收付规定 6.1 货币资金收款由业务经办部门初审并与相关会计人员核对无误后,开具 结算票据或收款通知书(须由公司统一格式并顺序编号),出纳或收银凭结算票 据办理收款业务同时会计人员出具收款收据,所有发票、收据均由会计管理。 6.2 出纳或收银收款(售房款及定金、物管费、租金、产品货款等)后需及 时形成收款日报表并核对一致后在下班前将大额现金存入公司指定账户 (零星现 金可直接交财务部出纳),并将发票(收据)、收款日报表、现金缴款单或进账 单上缴公司财务部门, 分别由会计、 出纳进行核对并办理交接并在 “收款日报表” 上审核签字(会计需审核结算票据的连续性)。审核完成后需办理交接手续,同 时返还一份给项目 “票据监管员” (或财务人员) 作为上交回款依据、 备查留存。 6.3 收取的 POS 款项,应逐笔与相关银行进行对帐,保证款项正确无误、及 时到帐。出现差异的,应及时查明原因,并跟踪处理。 6.4 节假日或正常工作日以外收取的现金,必须每日存入专用储蓄存折,银 行上班一日内, 即由出纳员转存公司指定账户。专用储蓄存折由财务部门报经公 司分管领导统一批准开立, 密码与存折必须分离管理,账户密码由财务部门指定 专人保管,不得随意销户、更换,现场使用人员只存不取。专用储蓄账户利息必 须如实上交公司, 每次更换存折或销户前应将使用过的存折复印后交回财务部门 核销。

27

6.5

项目销售现场不得保存现金,由于特殊原因而未存入公司指定账户的

销售款, 由财务部门安排妥善保管, 并于次日上午 12: 00 前缴存公司指定账户。 6.6 除零星款项、农副产品购买支付外,其他经营支付均应通过转账结算

的形式。 下列款项由银行以特种支票形式划出资金,出纳员应及时与银行核对支 付款项内容及金额。 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.6.4 6.6.5 6.6.6 还贷本金及贷款利息; 本公司委托银行直接支付的手机费、电话费等; 供电局、自来水公司直接委托银行收取的电费、水费等; 购买现金支票、银行转帐支票的工本费、手续费; 开具资金存款证明手续费; 询证函手续费。

上述 6.6.4-6.6.6 项费用可由财务部门直接根据银行相关单据入账,无需 另行履行费用报销流程。 6.7 支付外单位款项必须按合同、协议约定开户行、账号结算;收款单位委 托支付至合同约定外账户的, 应由其派人携带合同约定单位发票、付款委托书原 件(应载明经办人姓名、委托事项、委托时间、收款金额等)、受托人身份证前 来办理,本公司相关业务部门人员应予以协同,并确认委托人、受托人身份的真 实性;支票签领(或现金签领)必须由外单位的经办人负责签字。委托书(单位 委托的)、身份证复印件(个人委托的)、受托人身份证复印件需加盖委托单位 公章作为付款原始凭证附件。 对公(即往来法人客户)支付原则上应采用转账结算方式,特殊原因须要支 付现金或开具现金支票的,应经各公司财务负责人批准后方可办理;对私(即往 来个人)除支付员工工资、津贴、电话费、小车费、差旅费、稿费、节日费、个 人劳务报酬、各种劳保、福利费性支出以及 1000 元以下的零星开支可以直接用 现金开支外,其他各种款项的支付必须使用现金支票。 公司内部人员领取现金 时,财务人员应要求其本人签收。外单位人员领取现金时,需由经办业务人员协 同确认领款人的身份及相关审批资料,领取金额超过 1 万元的,提供领款人身份 证复印件,并签收盖指模。 不允许签发空白支票、远期支票。 6.8 各部门、 项目公司因工作需要备用金的,提出书面申请报有权审批人同

28

意后,凭批准文件办理借款。 6.9 所有收、 付款业务的原始凭单必须加盖相应的 “附件” 、 “现金收讫” 、 “现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”印章。 6.10 项目现场销售退款,客户提出申请,由营销中心经办人办理请款及审 批手续,再由出纳支付。 6.11 内部人员负责办理付款业务,无论票面金额的大小,均必须在票据背 面注明“不得背书转让”字样。

7、货币资金安全管理 7.1 建立、 完善货币资金安全防范措施, 资金保管现场应具备必要的保险柜、 红外线、防护网具、摄像头等器具,必要时安排专人守护。 7.2 出纳存、取大额款项须派专车接送,并由保安人员全程陪同。 7.3 为保障销售现场货币资金安全要求,开盘前,财务部门应从方便客户交 款和资金安全角度检查办公场所、验钞机、POS 机等设施设备,及时规避安全隐 患,确保收款工作正常运行。 7.4 销售现场实行收支两条线,不得以任何形式坐支现金,项目现场需要报 销的一切费用、 退还客户的各种款项必须按程序报批后集中到公司财务部门统一 办理。其中:各项保证金的退由业务部门提出申请,并与财务部门核对账目,确 保各种欠费全部结清和手续了结,在取得相关票据(原收据“客户联”或对方开 具的有效收据)后,由领款人签字后办理退款。

8、网上银行交易规定 8.1 网上银行业务由财务中心统一批准开通。因业务需要开展网上银行业务 的由各公司财务部门提出申请,经批准后予以实施。 8.2 系统密匙(USB KEY)、电子证书、IC 卡是办理网上银行业务的工具, 视同财务印鉴章管理,未经财务部门领导同意,不得擅自转交他人保管、使用。 电子证书遗失、被盗、密码遗失、遗忘或被他人知悉,须立即通过网上银行系统 “注销”功能予以注销并领取新证与密码。 网上银行系统开通协议、网上银行 客户服务申请表及其附表应由财务档案管理人员负责登记、保管,未经批准不得

29

私自携带外出。 8.3 严禁在非办公地点使用任何网上银行业务;使用网上银行支付功能的设 备必须安装正版杀毒软件与更新病毒库。 网上银行操作人员不得向无关人员泄露 交易信息。 8.4 网上银行交易严格执行授权管理,至少设置录入员、复核员、业务主管 三个岗位,各岗位人员应独立设置、保管操作密码,不得相互兼职,严禁一人兼 任多个岗位,严禁业务主管、系统维护安装人员参与任何支付操作。对于系统初 次赋予的密码必须更换,每隔两个月更换一次密码。 系统岗位职责表

系统岗位
录入员

操作人
出纳人员 财务负责人或 指定人员

职责
负责网上银行支付内容录入、 查询 负责复审请款手续、支付内容, 提交系统执行支付,并打印交易记 录 负责系统人员权限设定、日志查询

权限
查询、录入、修正 审核、查询、打印、执 行授权内转账

复核员

业务主管

非上述人员

系统操作人员维护、审核

8.5

通过网上银行系统结算时,录入员必须依据经审批的付款审批单录入结算

信息,复核员复核后,方可向银行发出交易指令,交易完成应及时查询,打印交 易单据, 确保交易正确成功。 复核员每日结账时, 必须核对网上银行交易款项, 防止重付、错付。银行回单取得由出纳(录入员)登记《银行回单签收表》,并 向会计人员移交单据。 8.6 错误处理。由于操作、系统故障及银行方面原因造成的支付错误,在确 认当日以书面形式通知银行并报财务负责人,说明错误的可能原因、账号、金额 等情况,跟踪银行处理结果,并根据银行回复做出相应调整。

9 、奖罚条款 对违反本准则的,视情节轻重对直接责任人和部门负责人处以 50-500 元经 济处罚; 由于责任人的过错给公司造成财产损失的,由责任人承担相应的经济赔 偿,或追究当事人的法律责任。
30

六、资金调拨作业标准及流程

1、目的 为确保资金的有效调配使用, 规范公司及其控股公司之间的资金调拨管理工 作,明确资金调拨工作的职责分工,特制定本作业标准及流程。

2、适用范围 本作业标准及流程适用于集团内部账户间、集团与控股公司之间、控股公司 相互之间的资金调拨管理。

3、 术语和定义 资金调拨管理是百悦集团作为控股公司在提高资金运用效率的同时确保资 金的安全,防止资金出现短缺风险的行为。

4、 职责 4.1 集团财务中心负责规划资金调拨并组织实施。 4.2 各公司财务部负责具体实施资金调拨并进行账务处理。

5、 工作程序 5.1 出纳根据《内部资金调度通知单》及《内部转账单》实施资金调拨。 5.2 会计根据《内部资金调度通知单》及《内部转账单》及银行转账单进行 会计账务处理。 5.3 在百悦集团不同子公司之间调拨资金的, 在核算上均以百悦集团为委托单位。 百悦集团根据 《内部转账单》 其中一联, 以委托人名义对往来双方进行挂账处理, 其余两联由子公司分别据以入账,各子公司原则上均对集团挂账不相互 挂账。 6、 附件 1、《内部资金调度通知单》(一式两联) 2、《内部转账单》(一式三联)
31

附件 1 内部资金调度通知单
年 月 日

资金调度事由: 资金调出 单位: 开户银行 账号

期限 资金调入 单位: 开户银行 账号

亿





















调度金额

大写:



执行调度时间: 业务需求部门: 集团财务 负责人:





日 执行部门: 财务中心

经办人:

部门负责人:

经办人:

部门负责人:

附件 2 公司 内 部

内 容 摘 要
仟 佰 拾 万













佰 拾 元 角 分

总计金额(大写) 委托单位: 会计: 付款单位: 出纳: 会计: 收款单位: 出纳: 会计:

七、备用金管理作业标准及流程

1、目的
32

为便于公司业务开展, 加强借款及费用报销管理, 根据国家 《企业会计制度》 、 《企业会计准则》 、 《内部会计控制规范》 等相关制度, 结合公司日常运作要求, 特制定本作业标准及流程。

2、适用范围 本作业标准及流程适用于集团及各子公司各部门因业务需求向财务部门办 理借款的相关事项的管理。

3、术语和定义 3.1 备用金:是指定额备用金及部门临时性业务借款。 3.2 定额备用金:是指公司根据各部门的业务需要核定借用的日常工作周转 金。 3.3 部门临时性借款:是指无定额备用金的部门发生临时性业务支出或有定 额备用金的部门发生超过本单位备用金使用范围的业务支出,需要办理的借款。 应尽量减少使用现金借款,提倡以支票或汇款方式借款。

4、工作程序 4.1 定额备用金管理 4.1.1 4.1.1.1 定额备用金申请 因部门日常工作需要, 在每年 1 月份各部门应根据本年工作情况,

申请本年度的定额备用金。 4.1.1.2 需求部门经办人须填写《备用金请款单》,在用途一栏注明“定

额备用金”,经部门负责人审核后,按公司规定报有权审批人审批核准。 4.1.1.3 因业务需要年度中需增加的定额备用金的部门,应在“备用金请

款单”用途栏中注明原批准额度。 4.1.2 定额备用金使用:定额备用金应严格按照《中华人民共和国现金管

理暂行条例》的规定的开支范围使用,发生支出时及时报销补足。 4.1.3 定额备用金销账:公司所有部门定额备用金必须在当年 12 月 31 日

前结清,次年再重新核算定额备用金额度,办理借款手续。

33

4.2 4.2.1

部门临时性借款管理 部门临时性借款申请:需要借备用金的部门,应由指定的备用金管

理人员或业务经办人填写《备用金请款单》,经部门负责人审核后,按公司 规定报有权审批人审核核准。 4.2.2 部门临时性借款支付:财务部门根据审批后的《备用金请款单》办

理款项支付,同时对借款经办人进行挂帐处理。 4.2.3 部门临时性借款销账:借款经办人在财务部门借款后,原则上应于

一月内结清报销手续。 4.2.3.1 经办人员在借款当月取得报销凭据且该凭据与原 《备用金请款单》

的内容、金额均一致时,经办人员凭报销凭据至财务部门销账。 4.2.3.2 经办人员取得的报销凭据超期或报销凭据与原《备用金请款单》

的内容、 金额不一致时, 应将取得的报销凭据作为附件, 重新填制 “费用报销单” (“费用报销单”必须注明“冲 XX 人借款“及“借款金额”)。用于销账的“费 用报销单”根据公司规定报有权审批人审批,然后交财务部门销账。 4.3 4.3.1 备用金的日常监督 财务部门对借用备用金一律按借款经办人挂帐处理,并按应收款项

予以管理。若发生人员变动,特别是因公司内部进行的岗位、部门调整引起的人 员变动,在工作移交时,将按应收款催收责任办理交接,并在财务部门办理相关 财务手续。 4.3.2 财务部门应于每月 25 日对挂帐借款进行清理, 对超期借款发催款通

知。因特殊原因一月内不能办理还款、报销手续的,借款人应在催款单上注明原 因,经部门负责人签字批准后,次月 10 日前将原件交人事部门、复印件交财务 部门备案。 如无特殊原因不按时销帐的,在办清销帐手续前暂缓发放经办人当月 工资。 八、子公司财务管理程序

1、目的 为了加强对子公司的财务管理,规范子公司的财务行为,促使子公司财务工 作规范化、标准化、制度化,根据《会计法》、《企业会计准则》以及百悦公司

34

相关财务制度,特制定本程序。

2、适用范围 本程序适用于百悦公司下属的各级子公司的财务管理。

3、术语和定义 本程序中的子公司是指由百悦集团直接、间接投资设立的,具有法人资格, 依法独立承担民事责任的公司。

4、职责 集团财务中心负责对下属各级子公司进行财务管理和监督。

5、工作程序 5.1 管理原则 5.1.1 在统一子公司财务政策的基础上,建立集中、集权的财务管控模式, 通过对制度流程输出、人事管理、资金运作、财务审批授权等管理业务手段实现 对子公司的统一财务管理和监督;子公司会计核算及财务管理制度、流程应依据 集团的制度流程建立并报集团审批、备案。 5.1.2 在统一子公司财务管理, 集中财务信息的基础上, 带领基层财务组织, 在公司经营管理中更好地发挥财务服务、管理控制、内部监督的作用。 5.2 人事管理 5.2.1 建立垂直的人事管理机制,子公司财务管理架构、职责定位、人员配 备标准由集团财务中心确定,财务负责人由集团财务中心直接委派。 5.2.2 子公司财务人员(财务负责人除外)由子公司统一进行招聘,但必须 符合集团财务中心对财务专业人员的任职要求和标准, 并报经集团财务中心负责 人批准,方可正式录用。 5.2.3 子公司财务人员工资薪酬由子公司负担,财务负责人薪资标准的确定 与调整,应上报集团财务中心。 5.2.4 子公司的财务负责人接受集团财务中心的业务管理和检查监督,同时

35

为所在单位提供工作支持、配合、协调,其工作业绩和管理绩效接受集团财务中 心负责人和所在单位负责人的考评,子公司的财务人员对其财务负责人负责,接 受其管理和领导。 5.2.5 子公司财务负责人接受集团财务中心和所在单位的双重领导、双向考 核,绩效考评子公司占 40%、集团财务中心占 60%。 5.2.6 子公司财务负责人原则上每三年轮换一次。 5.2.7 子公司财务人员的专业知识、职业素养和继续教育,由集团财务中心 统一组织安排。 5.3 核算管理 5.3.1 子公司财务软件的选用、核算帐套的开通、财务信息平台的搭建和使 用,由集团财务中心统一安排确定。 5.3.2 子公司的会计核算业务,应严格按照国家有关规定和集团财务中心制 定的相应制度执行。 5.3.3 子公司的财务内控管理业务,可根据集团财务中心下发的管理程序、 作业标准、流程以及管理办法,结合子公司的实际情况,制定具体的管理办法和 实施细则,如:差旅费、保证金、备用金等管理办法,报集团财务部门审批或备 案后执行。 5.4 资产管理 5.4.1 子公司货币资金的管理和监督,要严格按照集团财务中心相关制度执 行, 在规定的库存现金限额内使用现金,根据集团财务中心的审批意见办理银行 帐户的开户、销户手续。 5.4.4 子公司固定资产的财务管理和监督,要严格按照集团财务中心相关制 度执行: 新增办公类资产严格按照公司授权管理规定审批购买, 资产报废、 处置, 在经人事行政部门、 审计监察部鉴定后, 报经所在公司授权领导审批后实施处理, 对于超过所在公司管理权限的, 报经集团审批后处理,同时应根据集团财务中心 要求每半年与人事行政部门共同组织开展一次固定资产的清理和盘点, 及时对资 产的使用、运行情况进行反映和监督;其他房屋、建筑物等资产严格按照集团该 类资产管理规定建立相应的财务管理制度及流程。 5.4.5 子公司往来款的管理和监督,要严格按照集团相关制度执行,原则上

36

所有子公司均与百悦集团挂账, 子公司间相互不挂账,并由集团财务中心每半年 组织开展一次往来款的清理和清查,严格按照公司授权管理规定进行呆、坏帐的 报批、核销处理。 5.4.6 原则上各子公司无权自行决定长期股权、债权投资、买卖股票及其他 有价证券等对外长期、 短期投资行为,均应由集团财务中心根据公司战略发展目 标统一安排。 5.5 税务管理 5.5.1 必须严格执行各项税收管理规章制度, 并可根据自身开发经营特点制 订税收会计核算、税收管理实施细则、管理办法。 5.5.2 子公司的税收计算、申报、解缴、统计等常规业务,应严格按照国家 税收法律法规及集团财务中心制定的管理制度执行。 5.5.3 子公司的税收政策优惠争取、审批、备案、所得税汇算审核以及税务 关系的协调、维护,由子公司财务部自行开展,集团财务中心给予全方位的支持 和指导。 5.5.5 各子公司应依据月度税费的支付、缴纳计划,按月上报预算,经集团 审批后执行。 5.6 资金管理 5.6.1 子公司的资金管理纳入百悦公司统一的资金预算管理体系,由集团财 务中心统一进行管理和调度。 5.6.2 子公司的资金管理严格实行收、支两条线,收入纳入专项账户管理、 支出根据集团财务中心核定的资金月度(周)计划、付款进度,由集团财务中心 统一调拨或从指定专户资金中开支。 5.6.3 子公司每日向集团财务中心报送银行存款日报表,反映公司各个银行 帐户的收支、 节余以及大额收支情况,以便集团财务中心进行资金的统筹安排和 运作。 每周向集团财务中心报送重大收支明细,集中反映过去一周的大额收支情 况。 5.6.4 子公司因流动资金不足或有其他专项需求 (如储备土地、 归还贷款等) , 由财务部提出书面申请经总部集团财务中心批复后, 由集团财务中心统一进行资 金的调拨、划转。

37

5.6.5 子公司按月、年度预测本公司的资金流动情况,月度资金计划于每月 25 日之前向集团财务中心报送,确保公司的现金流安全、稳定。 5.6.6 子公司根据集团财务中心核定的月度资金计划,对资金计划执行过程 进行管理和控制,对预算执行情况进行总结、分析。 5.6.7 子公司应根据项目基本条件和规模拟定项目融资方案,内容包括项目 融资渠道、融资条件、项目融资银行以及项目按揭银行的选择等,报集团财务中 心审批后实施。 5.6.8 子公司应按规定时间向总部集团财务中心报备银行存款日报表、应收 帐款预警汇总表、按揭情况汇兑表、信贷资金及抵押明细表。 5.7 督导管理 5.7.1 集团财务中心及直属公司财务负责人负责安排专人对各子公司的财 务业务进行管理、 咨询和指导, 以便逐渐提高各子公司财务管理质量和团队建设 水平。 5.7.2 子公司的财务、税务管理体系的建立,由集团财务中心协助进行业务 指导和管理咨询。 5.7.3 集团财务中心建立财务核算业务监督机制,不定期对子公司会计核算、 帐务处理、税务管理、报表编制以及制度执行等进行监督和检查。 5.7.4 子公司财务工作应纳入集团财务中心专项工作计划管理,并对执行情 况接受跟踪、检查。 5.7.5 集团财务中心建立工作汇报机制,子公司发生重大的财务收支、财务 决策事项、财税审计、检查、财务规章制度的制定、变化、重要的财务专项管理 活动等应及时向集团财务中心进行汇报。 5.8 登记管理 5.8.1 子公司在设立时, 由集团财务中心负责安排办理银行验资、基本帐户 的开立、验资报告的出具。在工商手续办理完成、公司正式成立后集团财务中心 要尽快安排税务关系的建立,了解公司所在地税收政策,并办理税务登记证、发 票准购证; 5.8.2 子公司管理的项目在开发、经营结束后,子公司如不再需要继续运

行, 由各子公司财务部门自行清算,并将清算结果报集团相关部门及分管领导审

38

批后办理银行、税务注销以及会计核算帐务的终结。

九、发票收据管理作业标准及流程

1、目的 为了加强对发票和收据的统一管理,严格执行财务监督,保证企业正常经营 秩序,特制定本作业标准及流程。

2、适用范围 本作业标准及流程适用于公司的发票、收据管理。

3、术语和定义 本作业标准及流程所称发票、收据是指以集团或各子公司为 收款单位开具的发票、收据,包括以下种类: 3.1 税务局印制的各类专用发票,包括:销售不动产发票、租赁业发票、其他

服务业发票、定额停车发票、工业企业产品销售发票等。 3.2 财务中心统一印制的收据。 3.3 财政部印制的非经营性结算统一收据、非税收入统一票据。

4、职责 4.1 集团财务中心及各公司财务部是发票及收据的归口管理部门,统一负

责发票及收据的申请印制、领购、保管、发放、回收、稽核、缴销、发票使用权 限的批准、提出相关领销存台账的建议及督导管理等工作。 4.2 行政部门负责按财务部门提出的需求数量和格式, 统一印制自制收据,

印制后交财务部门保管。 4.3 发票及收据的使用部门包括各公司营销中心及各公司财务部门,负责

按规定及业务内容等准确申请、真实使用发票或收据。
使用部门 发票种类 业务内容 管理要求

39

集团财务中 心、各子公司 订本式收据、其他服 财务部 务业发票、租赁业发 票、非经营性收据

保证金、个人还款、 广告费、租金、财政 扶持款、其他收款等

按需求领购发票; 按文件规定开具、监督 使用、 保管发票; 定期检查发票收据的收、 发、存情况;开具完毕后及时交回核销; 办理发票在税务局的缴销手续。

自制非订本收据

收取楼款、定金及产 权税费等代收费用

保管;开具完毕后及时装订成册;项目结 束后及时交回财务中心核销。 提前一周提出使用需求以便购买; 严格按 文件规定开具、使用、保管、登记发票

子公司营销 中心

销售不动产发票

售房款

5、工作程序 5.1 发票及收据的购买、印制 5.1.1 财务部门应根据公司业务实际需要,按业务区属分区办理《发票准

购证》,并根据实际使用需求核定所需购买或印制的发票的种类及数量。 5.1.2 5.1.2.1 公司发票的购买、印制应按以下规定办理: 专用发票的购买由使用部门提前一周提出使用申请,财务部门凭

《发票准购证》,向主管税务机关(非经营性收据向财政局)申请领购或印制, 购回的发票经专管员清点验收后填制《发票(非经营性收据)管理登记簿》进行 登记管理。 5.1.2.2 自制收据统一由使用单位提出需用数量、种类,财务部门汇总后

统一向人事行政部门提出印制格式及需求数量等, 印制后由财务部门统一验收保 管并填制《收据管理登记簿》。自制收据原则上每年只印制一次。 5.1.2.3 公司其他业务部门禁止私自印制、购买、使用发票、收据。

5.2 发票及收据的领用 5.2.1 各使用单位需要领用专用发票或自制收据的人员(原则上为指定人

员),应填制《发票收据领用申请单》,经使用部门负责人、财务部门负责人签 字后到财务部门专管员处领取,领取时具体业务经办人须在《发票(非经营性收 据)管理登记簿》或《收据管理登记簿》上签字。 5.2.2 各使用单位根据实际需用量领取发票收据,发票领用同时必须对已

领用发票收据进行核销后(可有一定存量票据),方能再次申请领用。 5.2.3 发票收据在领用之前,原则上不得预先加盖有关财务印鉴。特殊情

况需提前加盖财务专用章或发票专用章的,应在填写领用发票申请时予以注明,
40

经批准在领取发票收据后登记加章。 5.3 发票及收据的保管 5.3.1 财务部门应指定专人负责保管专用发票和收据,并妥善存放在保险

柜、档案柜等安全办公设施内。 5.3.2 财务部门应按公司、分区属建立发票登记簿,按专用发票和自制收

据的名称、编号、购买或印制日期、数量,对发票及收据的取得、发放、核销情 况进行登记。 5.3.3 财务部门应安排专人不定期与发票专管员核对票据的领取、使用、

开具情况, 各使用人不得擅自销毁发票。集团财务中心应定期或不定期检查各公 司财务部票据管理情况。 5.3.4 如员工调动、辞职,必须将发票、收据与接交人进行清点,并以书

面形式办理移交,同时通知财务部门核实备案。 5.3.5 财务部门所领用的非订本式收据应建立相关领用、使用、缴销记录

台帐《收据使用登记表》,自行登记,加强监管,财务部门不定期进行检查。 5.4 发票及收据的使用 5.4.1 发票及收据使用人在专管员处签字领取票据,发票及收据领回后启

用前,应先清点,如有缺联、少份、缺号、错号等问题,应整本退回。 5.4.2 不需整本领用发票或收据但临时需开具发票时,发票使用人需在财

务中心专管员处填写《临时开具发票(收据)批准登记表》,经财务部门负责人 签字批准后向专管员领取发票, 专管员应核实发票的开具是否与申请单内容相符, 并及时办理票据登记签收工作。 5.4.3 开具发票时要按号码顺序、规定的时限、逐联、全部联次一次性如

实开具;填写项目齐全,内容真实,字迹清楚,大小写金额相符,注明日期,且 必须加盖财务专用章或发票专用章。发票严禁拆本使用,严禁开具各联次金额不 一致的发票。印章管理人、票据开具人与收款人应岗位分离,不得兼任。 5.4.4 5.4.5 存。 5.4.6 使用电子计算机开具发票的,应由系统设置顺序编号,除其他要求 公司发票严禁买卖、转借和为他人代开; 凡作废的发票要收齐所有联次加盖作废印章,并与存根一起妥善保

41

同订本式发票外,还应将开具后的存根联按顺序及时装订成册。 5.4.7 各使用单位应按规定的发票使用范围开具发票,严禁混淆种类使用

发票, 发票应严格按照税务部门规定的规范进行填制,如有不明之处应咨询税务 主管或税务部门的意见。 5.4.8 票据管理人员应根据销售部经办人员提供的购房客户的 《购房合同》 、

付楼款的收据(或银行开具的《付清按揭款证明》)等证明文件,经复核付清全 部房款后开具发票,并同时开具《付清楼款证明》。对于用“明源销售软件”管 理的项目,需在明源软件中登记该房间开具发票和证明的情况。 5.4.9 若客户《购房收据》发生丢失现象,应由该房的全部业主书写《遗

失声明》 , 并由销售部经办人员报销售部经理和财务部经理批准, 财务部核实后, 办理相关手续。 5.4.10 发票开具完毕后, 由销售部经办人员在第一联[存根联]背后签字后,

领取第二联[客户联]及第四联[办证联]。其中第二联由其转交给客户;第四联由 销售部门办理房产证使用。 5.4.11 若为尚未供完银行按揭款的客户, 销售部因办理 《房产证》 的需要,

要求财务部协助开具发票和《付清楼款证明》的情况下,因此时尚不能取得付清 全部楼款的收据, 因此需书面报告并经销售部经理及财务部经理批准后,给予办 理。 5.4.12 在 5.4.10 的情况下开具好发票后, 由销售部经办人员在第一联[存

根联]背后签字后,领取第二联[客户联]及第四联[办证联]。其中第二联存于销 售部;第四联由销售部门办理房产证使用。 5.4.13 在 5.4.10 的情况下开具好的发票之第三联,由于客户的交房款收

据暂不能附后, 故装订时应统一将销售部 “提前开具发票及付清楼款证明之报告” 附后。票据管理员并应将存于销售部的发票设立专门的台帐登记,并定期(至少 年末一次)由销售部核对确认。待客户付清全款,销售部将收据收回后,应立即 交给财务部登记并保管。 5.5 发票的缴销 5.5.1 已开具完毕的发票,使用单位应将每本发票使用起讫时间,合计开

具金额,作废份数等使用情况在发票封面进行记录,使用人签字确认,交专管员

42

验收合格后做相关退回登记, 票据管理人员应将第三联附上相应的收据及《付清 楼款证明》存根联统一保管,并定期根据发票的编号顺序装订成册,存于档案室 妥善保存。 5.5.2 财务部专管员将已开具完毕并退回的发票, 按发票种类及区属填 《发

票核销清单》 并加盖公章后, 再由专人交税务局进行及时核销, 已便购买新发票。 财务部门须将已核销的发票存根妥善保管、 保管期限为五年, 需销毁发票存根的, 先由票据专管员清查,并分别编制销毁清册,报相关部门、领导及主管税务局查 验批准,由财务中心、审计监察中心共同监销。

十、财务档案管理作业标准及流程

1、目的 为真实、 全面反映集团及所属控股子公司的财务管理和会计核算事项,如实 记载公司经营成果, 维护公司正当权益, 根据国家有关财务档案管理制度的规定, 并结合公司档案管理及安全保密工作的要求,特制订本作业标准及流程。 2、适用范围 本作业标准及流程适用于公司及各控股子公司财务类档案的归档、借阅、销 毁等相关工作。 3、工作程序 3.1 财务档案的内容 3.1.1 会计核算形成的档案资料:包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及

财务分析报告、统计台帐、报表及分析资料等。 3.1.2 财务管理档案资料:包括各种票证、各类经济合同、公司各项业务

流程及管理制度、 办法, 纳税申报表、 其他涉税资料、 银行对帐单、 工程概算书、 工程决算书以及其他内部管理报表资料。 3.1.3 其他档案资料:包括公司有关工商登记、税务登记及记载其变更情

况的相关资料复印件,含验资报告、公司章程、董事会决议等;中介机构出具的 审计报告、 资产评估报告以及对外报送的各种数据资料等;资产权属证明资料复 印件; 工商、 税务、 财政批复的有关政策资料 (以上资料财务档案保管复印件) ;

43

各公司办理开户、网上银行业务事宜资料。 3.2 财务档案的管理要求 由财务部门指定专人负责财务档案的管理, 做到 妥善保管、存放有序、调阅方便,同时严格执行公司安全及保安制度,不得随意 存放,严防毁损、散失和泄密。 3.3 财务档案的归档 3.3.1 经济业务发生后所形成或取得的财务档案应及时交财务档案管理人 保管,由各岗位会计(或经办人)填写《财务档案归档登记簿》,档案管理人据 以点验档案资料和整理财务档案目录。 3.3.2 会计核算档案的归档程序及要求 3.3.2.1 会计核算档案的归档必须满足及时性和全面性的原则。 3.3.2.2 各岗位会计填制的会计凭证,月末由会计人员进行整理,完善有关 的签章审核手续后装订成册,分册编号并按规定填制凭证封面后进行归档。 3.3.2.3 各岗位会计在次年第五个月打印帐簿, 打印后按科目编号顺序进行 分类整理, 分册编制页码及目录, 并加具帐簿封面后装订, 装订完毕后进行归档。 用纸规格根据需要采用 132 列、80 列或专用套打纸。 3.3.2.4 根据公司核算特点和管理要求,各科目按以下级次打印明细帐簿: 3.3.2.4.1 货币资金核算帐簿按最后级次的明细科目打印明细帐簿, 其前面 级次的明细科目则分别打印总帐即可。 3.3.2.4.2 有关债权债务的核算帐簿按各债权债务单位打印明细帐, 按债权 债务类别打印分类总帐。 3.3.2.4.3 反映股权投资和股本的帐簿按被投资单位和股东分别打印明细 帐簿。 3.3.2.4.4 其他科目的核算帐簿按其最后级次的明细科目打印明细帐簿, 其 前面级次的明细科目则可只打印分类总帐即可。 3.3.2.4.5 收入、费用、成本类科目按辅助核算类别打印明细帐簿。 3.3.2.5 月度会计报表、 统计报表必须用统一规格打印纸及时打印输出,经 财务负责人审核后,加具封面并完善有关审核签章手续后交档案管理人员归档。 3.3.2.6 会计凭证、 会计帐簿封面应采用专门印制的牛皮纸封面,封面大小 必须覆盖内页,以保证美观并便于保存。

44

3.3.3 财务管理类档案采取当年资料由各岗位会计或业务负责人自行进行 日常管理,年终整理装订后交档案管理人归档管理的原则,具体办法如下: 3.3.3.1 由各财务管理部门的票据管理人每半年进行一次票据存根归档, 由 财务档案管理人负责分类、编号。 3.3.3.2 当年的纳税申报表及其他涉税资料由税务经办人保管,年末整理装 订后交财务档案管理人归档。 3.3.3.3 由各岗位会计或业务负责人自行管理当年各种内部管理报表及其 他财务管理类档案资料,年末整理装订后交财务档案管理人归档。 3.4 财务档案的管理 3.4.1 财务档案管理人员对接收的档案资料应及时进行整理、分类、编号, 并按顺序摆放整齐以利查阅。建立财务档案目录,详细记录档案的名称、分类、 记载时间、编号以及存放地点等信息。 3.4.2 财务档案管理应配备专用档案箱柜,管理人员应经常整理档案资料, 确保档案无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀等现象,对破损的财务档案应及时进 行修复。 3.4.3 财务档案管理人员必须建立《财务档案借阅登记簿》,记录借阅人、 档案名称、 借阅及归还时间等信息。财务管理部门内部会计人员查阅档案应及时 归还,若能立即查阅完毕可不办理有关借阅手续,否则必须履行相关手续。财务 档案的查阅必须由财务档案管理人员亲自取拿和归档,严禁借阅人自行调阅。 3.4.4 外单位人员因公需要查阅财务档案时, 必须持有单位介绍信及其他有 关身份证明资料,如身份证、工作证等,经公司财务分管副总裁同意后由财务档 案管理人员接待查阅, 并详细登记查阅人的工作单位、 有关证件编号、 查阅日期、 财务档案名称及查阅原由等。 公司其它部门因公需要查阅财务档案时,必须经各 公司财务负责人同意后由财务档案管理人员接待查阅, 并详细登记查阅人的部门、 查阅日期、财务档案名称及查阅原由等。 3.4.5 财务档案一般不得带出室外,如有特殊情况需带出复制的,必须填制 HJBD-XZ-A09《借用、复印档案资料申请单》,并由公司财务分管副总裁审批。 3.4.6 财务档案保管期满需要销毁时, 由财务档案管理人提出销毁申请并编 制《财务档案销毁清册》,由集团财务中心、审计监察中心会同鉴定,严格审查

45

后报请集团总裁审定。 对于其中未了结的债权债务的凭证应取出另行归档,直至 结清债权债务时为止。 3.4.7 销毁财务档案时,必须由集团财务中心、总裁办、监察审计部共同派 员监销。监销人在销毁财务档案前必须认真进行清点核对,销毁后在《财务档案 销毁清册》上签名盖章,并将监销情况报公司总裁。 3.4.8 控股子公司因其他原因终止运行的,清算工作结束后其所有财务档 案移交至集团公司财务中心,并由其代管。

3.5 电子会计文档的管理 3.5.1 电子会计文档指存储在计算机硬盘中的各种财务管理资料和电算化 会计数据。 3.5.2 由财务管理部门指定专人负责电算化会计数据的日常管理和备份, 健 全计算机硬件设备保养维护的管理制度以及计算机病毒的防治措施, 确保会计数 据和会计软件的安全保密。 3.5.3 为保证电子会计文档的安全保密性,各单机用户必须设置上机密码; 明确电算化会计软件操作的工作内容和权限; 其他电子文档由创建人根据保密与 否采取加密等保护措施使其不被共享;重要的、对财务管理和会计核算有长远影 响的电子文档应及时打印输出,并交财务档案管理人归档保管。 3.5.4 按要求备份的电算化档案应及时交财务档案管理人员验收归档, 双份 介质档案必须分别存放。档案管理人员要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,电 算化管理人员定期进行检查、复制,防止由于磁性介质损坏而使数据档案丢失。 3.6 财务档案的保管期限 3.6.1 各种财务档案的保管期限根据其特点分为永久和定期二类。各类财务 档案的保管期限详见《财务档案保管期限表》。 3.6.2 各种财务档案的保管期限从会计年度终了后的第一天开始计算。

财务档案保管期限表
46

财务档案类别

财务档案名称 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证 总帐 明帐

保管期限 15 年 15 年 15 年

备注

包括日记总帐

日记帐 会计核算档案 其中:现金和银行存款日记帐 辅助帐簿 固定资产卡片 月度会计报表及财务分析 年度会计报表及财务分析 月度统计报表及分析资料 年度统计报表及分析资料 会计移交清册 财务档案保管清册(目录) 财务 档案销毁清册

15 年 25 年 15 年 固定资产清理报废后 5 年 5年 永久 5年 永久 15 年 25 年 25 年

各种票据存根 各种经济合同 财务管理类档案 公司各项业务流程及管理制度 纳税申报表及其他涉税资料 银行对帐单及余额调节表 银行存款日报表 销售日报表 上机日志 对外报送的各种数据、资料 其他档案 有关工商登记及税务登记资料

5年 15 年 15 年 15 年 25 年 1 个月 2年 3年 3年 永久

47

十一、会计电算化管理细则
1、目的 为加强会计信息体系管理,保证会计业务处理的系统性、及时性、依据财政 部《会计电算化管理办法》结合集团公司会计业务核算流程,特制定本细则。

2、组织管理 2.1 由集团财务中心总体负责集团各成员企业的会计电算化管理工作。 包括 制定集团财务管理电算信息系统发展规划,并组织实施;指导各单位开展财务管 理电算信息系统工作。 2.2 人员分工及职责: 在会计电算化条件下,设立系统管理员、账套主管、审核或复核员、业务操 作员(制单),并按会计核算岗位分工。 2.2.1 财务经理(账套主管)职责: 负责协调会计电算信息系统的总体运行及 电算审查工作。 (1)、负责会计电算化岗位的设定和分配,确定各岗位职责。 (2)、组织本单位会计电算化的正确实施,对数据安全负总责。 (3)、结合需求,组织电算化工作向深度、广度的应用。 (4)、负责定期审查机内数据与书面资料(凭证、帐簿、报表等)的一致 性。 (5)、监督、检查系统历史数据保存方式的安全性、合法性,防止对已存 档数据的非法修改。 2.2.2 系统管理员: 负责本集团公司和成员企业的电算信息系统的技术管理 工作。 (1)、负责电算信息系统与本单位具体经营业务与系统应用相结合。根据 软件功能及集团公司标准编码,确定本单位的系统应用模式。 (2)、负责财务软件、硬件、网络、数据库及财务软件的所有技术问题, 保障系统的正常运行。 (3)、掌握网络服务器及数据库的口令,负责服务器的硬软件资源分配,

48

监控网络的运行。 (4)、掌握系统管理员权限,按会计岗位要求分配使用权限。 (5)、管理财务数据,负责进行数据的备份、恢复。 (6)、负责软、硬件的所有管理和维护工作。 (7)、负责整个财务管理电算信息系统的安全运行,防范网络攻击和病毒 侵袭等。 2.2.3 审核复核员: 负责对输入计算机的会计数据 (记帐凭证和原始凭证等) 进行审核,包括各类科目使用的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。对不真 实、 不合法、 不完整、 不规范的凭证, 退还各有关人员更正、 补齐后, 再行审核。 2.2.4 电算操作员: 由各岗位会计担任,负责所分管的财会工作原始凭证的 审核和处理输入记帐凭证等会计数据,输出记帐凭证、会计帐簿、报表及其他辅 助资料。 做好分管的原始凭证的汇集和记帐凭证编制及预处理工作。并负责数据 正确性的校核,发现故障应及时报告系统管理员。 2.2.5 电算审查: 负责监督计算机及会计信息系统的运行,防止利用计算机 进行舞弊。 3、系统管理 3.1 业务管理权限及口令分配 3.1.1 由各公司财务负责人(或账套主管),依据其公司财务人员岗位分 工确定稽核人员、 业务操作员的业务操作权限及口令分配, 并定期更换一次口令, 同时报系统管理员处一份。 3.1.2 会计人员必须严格按操作权限和口令操作, 不得越权或擅自上机操作。 3.2 账套设立 3.2.1 由账套主管或经指定授权的人员,根据《企业会计制度》、集团公司 《内部会计核算管理制度》 等相关规定设立账套及会计科目和二、 三级明细科目。 3.2.2 帐务系统初始化: 在初次建立会计电算化系统时,需要进行系统初始 化工作, 按集团财务会计核算准则要求, 并在会计主管授权下进行设置会计科目、 帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。 3.2.3 财务中心应在每年或上年末建立新的会计年度, 结合内部管理要求运 用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目, 会计年度中间可以任意

49

追加新的会计科目,但已记帐的会计科目不得调整、修改或删除。当年会计科目 变更或删除信息、工资系统、固定资产系统参数报财务中心备案。 3.2.4 转换会计年度时, 应在新的会计年度开始后的20天内完成结转各帐 户的年初手续,并保证数据检验平衡正确,年初余额在当年记帐以后如有调整, 只能通过填制记帐凭证进行。 3.2.5 固定资产系统启用必须由财务主管或其经系统授权的人员按公司财 务规定确认账套的资产类别、使用年限、折旧计提办法并不得随意更改。 3.2.6 由财务经理或经其通过系统授权的人员按相关制度规定确定工资系 统的初始参数及计税工资范围及公式。 4、账务处理操作规程 4.1 凭证处理 4.1.1 任何登记入账的经济业务都必须填制记帐凭证, 摘要区规范填入 (如: 部门,经办人,业务内容等)。 4.1.2 记账凭证应连续编号,当整理凭证出现断号时,应在其前一张凭证上 手工注明原因并加盖稽核人员印章。 4.1.3 当天所发生的收支经济业务必须在当天形成记帐凭证。 4.1.4 会计人员应严格按照凭证输入数据,不得擅自修改凭证数据,已输入 计算机的数据,在记帐前发现差错,可按凭证进行修改,如在记帐后发现差错, 必须另作凭证,以红字冲销纠正,输入机内,任何人不能随意修改帐目。 4.1.5 记帐凭证必须经过稽核人员签字后,才能根据其登记帐薄,同一张记 帐凭证,制单和复核不能是同一人。 4.1.6 记帐凭证在记帐以前必须打印输出, 没有打印输出的记帐凭证不得登 记入帐。 4.1.7 总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订, 出纳 人员根据稽核人员审查签章后的凭证办理收入或付出款项的财务手续。 4.1.8 内部调入、 调出的设备必须通过固定资产系统录入或减少卡片并将卡 片打印输出作为处理经济业务凭证的附件。 4.1.9 通过固定资产系统计提完当月折旧后, 必须打印输出折旧分配表作为 附件并通过系统生成记账凭证, 由稽核人员在各系统中确认经济业务、 审核签字。

50

4.1.10 在确认公司人事部门的相关资料手续后,经过授权的业务操作员通 过工资核算系统核算人员的工资变动,并稽核予以确认。 4.1.11 通过该系统计提工会经费、职教费、福利费和个人所得税纳税表并 作为附件在总帐系统制单, 未通过工资系统核算的工资性支出应在总账系统中制 单。 5、账簿及报表 5.1 根据机器使用和人员分工情况以及工作需要,确定每月的记帐期限,每 月至少记帐一次,每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。 5.2 月末时,各子系统必须与总帐系统对账。确认后,按软件要求先结账各 子系统,后在总账系统结账。 5.3 系统结帐后,严格禁止进行“反结帐”、“恢复记账”操作。 5.4 必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿。 会计帐簿除总帐 外每年打印一次, 每年年末至次年 2 月底前必须将全部帐簿数据打印。凡有辅助 核算类型的科目必须按辅助核算形式打印。 5.5 年末,应由会计档案管理人员加订账簿封面、账目目录、连续加盖页码 章。 5.6 帐簿打印输出由各岗位按系统给定的权限分工打印输出各自的帐簿。 5.7 固定资产管理系统、 工资管理系统及其他管理核算系统的数据打印由经 过授权的人员分别打印输出固定资产登记簿、帐簿;工资变动表、发放签名表。 5.8 月末结帐后, 由分管报表编制的各岗位的人员分别编制公司所要求编制 的会计报表。 会计报表数据的添列必须按公式取数并设立审核公式。会计报表的 格式一经确认既应由财务主管或经授权的人员加锁锁定。 6、上机日志管理 为了更好地完成系统维护的任务,了解故障发生的原因、地点、时间,以及 如何处理和处理结果等情况,严格财务微机管理制度,现规定如下: 6.1 在进行任何涉及财务信息系统的软硬件维护工作时, 均应做好相应的登记记 录。 6.2 系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法, 处理结果都应有 所记载,对于重大运行故障,除按规定登记外还须另行填写故障报告单。

51

7、其 他 7.1 电算化工作条件下因离职、或工作需要调整人员岗位分工时,应办理如 下程序: 7.1.1 交接各自电子文档及其密码并能正确打开文档。 7.1.2 交接各自所经手业务时所持有的原始资料、数据磁盘。 7.1.3 交接各自所用设备及其开启密码。 7.1.4 在帐簿接、交目录表中签属交、接时间。 7.1.5 由系统管理人员在双方交接完毕后立即注销交出人员的使用权限。 7.1.6 以上各点均需账务主管、系统维护人员予以确认。 7.2 数据备份与恢复 7.2.1 系统管理员或授权人员必须于每周在两个不同的网点上备份所有账 套信息。 7.2.2 备份方法采用系统给定的方法-执行账套备份工作。 7.2.3 年终,各公司将备份账套制作2套磁盘拷贝,留档一套,上报集团公 司一套。由集团公司系统管理人员刻制成光盘并交档案人员存档。 7.2.4 当系统出现异常时由系统管理人员依据备份数据予以恢复, 并保证恢 复后系统数据完整、准确。 8、罚 则 发现有财务系统数据与打印输出后的账簿、报表数据有差异的单位。将对财 务负责人罚款 2000 元、 相关岗位人员给予 1000 元的重罚,给公司造成重大不良 影响的另行严厉处罚。

52


相关文档

集团全面财务预算管理制度汇编
财务制度汇编
质量管理制度汇编
病历质量管理制度汇编
管理制度汇编
医疗质量管理制度汇编2
现场质量管理制度汇编2016
初级中学管理制度汇编
物资管理制度汇编
电大管理制度汇编
电脑版